Beide finden Sie im Tab "Kinder" unter "Listen drucken", jeweils wahlweise nach Klasse oder alphabetisch nach Name sortiert. Der Laufzettel ist eine reine Wochenplan-Übersicht (Kind, Klasse, Schuljahr, Angebote je Tag, optional Zeiten und Räume) im kompakten Format mit standardmäßig 4 Zetteln pro Seite - gedacht zur schnellen internen Verteilung. Der Elternbrief enthält denselben Wochenplan, aber eingebettet in ein vollständiges Anschreiben mit Anrede und frei konfigurierbarem Text (Tab "Vorlagen" > "Anschreiben an Eltern") - er wirkt professioneller für die direkte Eltern-Kommunikation und lässt sich auch per E-Mail statt gedruckt verschicken.

Voraussetzung sind eingerichtete SMTP-Einstellungen (Administration > E-Mail-Konfiguration, siehe Kapitel 3.8) und hinterlegte Eltern-E-Mail-Adressen bei den Kindern - entweder einzeln im Bearbeiten-Dialog oder gesammelt per CSV-Import. Markieren Sie im Tab "Kinder" die gewünschten Kinder (z. B. eine ganze Klasse mit Strg+A nach Filterung), klicken Sie rechts und wählen "Elternbriefe per E-Mail versenden". Der folgende Dialog zeigt die Empfängerliste mit Status OK (E-Mail vorhanden) oder FEHLT (keine E-Mail hinterlegt) sowie optional eine Vorschau der fertigen E-Mail. Nach Bestätigung läuft der Versand mit Live-Fortschrittsbalken und Status je Kind (Wartend/Sendet/OK/Fehler), am Ende erscheint eine Erfolgszusammenfassung. Wichtig: Testen Sie den Versand vorher immer im Test-Modus (Administration > E-Mail-Konfiguration > "Test-Modus aktiviert") - dann gehen alle E-Mails ausschließlich an Ihre eigene Test-Adresse.

Dafür gibt es im Tab "Kinder" im Dropdown "Angebote zuweisen" den Punkt "Wochenplan für mehrere Kinder festlegen" - eine echte Massenbearbeitung. Markieren Sie zunächst die gewünschten Kinder (per Strg-Klick oder Strg+A nach Filterung auf eine Klasse), öffnen Sie den Dialog und legen Sie Angebote je Wochentag fest, die dann für alle markierten Kinder gleichzeitig übernommen werden. Der Dialog führt Sie durch den Prozess und zeigt bei größeren Gruppen (in der Weboberfläche) ein Fortschrittsfenster mit Zähler und Namen des jeweils bearbeiteten Kindes.

F4 ist die schnellste Methode, um dieselben Angebote auf mehrere Kinder gleichzeitig zu übertragen. Zwei Varianten: Entweder öffnen Sie ein Kind, weisen ihm die gewünschten Angebote zu und drücken im Erfassungsdialog F4 - markieren Sie danach die relevanten Angebote (werden blau), öffnet sich ein Dialog zur Auswahl der Ziel-Kinder und -Tage. Oder Sie aktivieren "Kopieren aktivieren" direkt im Ribbon der Haupttabelle, klicken die gewünschten Zellen an und dann die Ziel-Kinder. Beispiel: Soll dieselbe Fußball-AG an 10 Kinder vergeben werden, tragen Sie sie einmal ein, drücken F4, markieren die AG und wählen im Dialog die übrigen 9 Kinder - fertig in wenigen Sekunden statt minutenlangem Einzeleintragen.

Dafür gibt es im Tab "Angebote" die Ribbon-Gruppe "Meldungen" mit dem Button "Ausfall melden". Voraussetzung sind eingerichtete SMTP-Einstellungen und gepflegte Eltern-E-Mail-Adressen beim jeweiligen Kind. Im Dialog wählen Sie das ausfallende Angebot, das Datum und optional eine Zusatzinformation (z. B. "Ersatz: Hausaufgabenbetreuung Raum 12"). Die Empfängerliste zeigt alle betroffenen Kinder mit Status "OK" (E-Mail vorhanden) oder "FEHLT" (keine E-Mail hinterlegt - diese Eltern müssen Sie anders informieren). Mit "E-Mails versenden" startet der Versand mit Live-Status pro Kind. Zusätzlich können Sie die Checkbox "Zusätzlich online im Ankündigungs-Feed veröffentlichen" setzen - die Meldung erscheint dann anonymisiert (ohne Kindernamen) im RSS-Feed Ihrer Schule und verschwindet nach Ablauf des Gültigkeitsdatums automatisch wieder.

Im Bearbeiten-Dialog eines Angebots tragen Sie im Feld "Max. Teilnehmer" eine Zahl ein, z. B. 10 für eine Entspannungs-AG. Leer bleibt das Feld unbegrenzt - das ist auch der Standard, bestehende Angebote ändern sich also nicht von selbst. Ist die Grenze gesetzt, sehen Eltern in der Online-Anmeldung die aktuelle Belegung ("3 / 10 Plätze belegt"). Ist die Gruppe voll, wird das Angebot ausgegraut und mit "Gruppe voll" markiert - eine Neuwahl ist dann nicht mehr möglich, wer aber schon drin ist, behält seinen Platz. In der Angebots-Tabelle selbst sehen Sie "Akt" (aktuelle lokale Belegung) und "Max" nebeneinander: Orange bedeutet genau voll, rot und fett bedeutet überbelegt. Wichtig: "Akt" zählt ausschließlich die lokalen Zuweisungen im Programm, nicht die online noch freien Plätze - und eine geänderte Teilnehmerzahl wird erst nach erneuter Online-Veröffentlichung wirksam.

Ein neues Angebot erstellen Sie im Tab "Angebote" über den Button "Neues Angebot" (oder mit Strg+N). Im Erfassungsdialog sind vier Felder Pflicht: Kürzel (max. 10 Zeichen, z. B. "FU"), Name ("Fußball AG"), Wochentag und Typ. Beim Typ wählen Sie zwischen den vier vorgesehenen Kategorien Betreuung, Mittagessen, Lernzeit und AG - jede hat eine typische Uhrzeit, die Sie aber frei anpassen können. Alles Weitere ist optional: Lehrkraft (Dropdown), Raum (Freitext), genaue Zeit, maximale Teilnehmerzahl, das Häkchen "Ganztag", Zusatzinformationen und das Häkchen "Öffentlich" für die Online-Anmeldung. Über "Zugelassene Klassen" legen Sie fest, wer das Angebot überhaupt wählen darf. Tipp: Findet dasselbe Angebot an mehreren Tagen statt, müssen Sie es nicht jedes Mal neu eintippen - dafür gibt es die Kopierfunktion ("Angebot kopieren"), die das markierte Angebot direkt für den nächsten Tag dupliziert.

Öffnen Sie das betreffende Kind per Doppelklick zum Bearbeiten. In der linken Spalte, direkt unter dem Feld 'E-Mail (Eltern)', finden Sie den Bereich 'Abholberechtigte' mit einem '+ Hinzufügen'-Button. Im sich öffnenden Dialog tragen Sie Name (Pflichtfeld), optional das Verhältnis zum Kind (z.B. 'Oma', 'Tagesmutter'), eine Telefonnummer sowie eine freie Notiz ein - etwa 'Holt montags und mittwochs ab' oder 'Nur nach telefonischer Ankündigung durch die Eltern'. Nach 'Übernehmen' erscheint die Person als blauer Chip; ein Klick darauf öffnet sie erneut zum Bearbeiten, das × entfernt sie wieder. Wichtig: Gespeichert wird das Ganze erst zusammen mit dem Kind, vergessen Sie also am Ende nicht den Button 'Speichern'. Die Betreuung sieht diese Angaben auf der Anwesenheitsseite des Kollegiums-Dashboards, inklusive antippbarem Anruf-Link zur Telefonnummer. Auf gedruckten Listen wie dem Laufzettel erscheinen die Abholberechtigten bewusst nicht, damit die Angaben nicht als Zettel verloren gehen können - die Daten bleiben grundsätzlich in Ihrer lokalen Schul-Datenbank und werden nie an die Eltern-App oder ins Internet übertragen.

Genau für solche Unstimmigkeiten gibt es im Dropdown 'Filter' die Option 'Kinder nach Angebotstyp-Kombination filtern (hat X, aber nicht Y)'. Im Dialog wählen Sie oben den Angebotstyp, den das Kind haben muss (z.B. 'Mittagessen'), und unten den Typ, den es NICHT haben darf (z.B. 'Betreuung') - die Bezeichnungen entsprechen dabei den bei Ihnen konfigurierten Namen der vier Angebotstypen. Der Filter wertet die gesamte Woche aus: Angezeigt werden alle Kinder, die den oberen Typ irgendwann in der Woche haben und den unteren Typ an keinem einzigen Tag. Wollen Sie die Prüfrichtung umdrehen, tauschen Sie einfach die beiden Felder. Das ist besonders praktisch, um vergessene Buchungen aufzuspüren - etwa Kinder, die zwar zum Mittagessen angemeldet sind, aber aus Versehen keine Nachmittagsbetreuung zugewiesen bekommen haben.

Dafür gibt es im Tab 'Kinder' den Button 'Bereinigen'. Er öffnet einen Dialog mit allen Kindern, die aktuell keinem einzigen Angebot zugeordnet sind - das kommt typischerweise nach einem Schuljahreswechsel vor (z.B. ehemalige Viertklässler, die zur weiterführenden Schule gewechselt sind) oder nach einem Import mit versehentlich doppelt angelegten Kindern. Sie können die Liste über das Suchfeld nach Name oder Klasse filtern und einzeln oder über 'Alle markieren' / 'Keine markieren' auswählen, welche Kinder gelöscht werden sollen. Der eigentliche Löschvorgang zeigt für jede Zeile den Fortschritt an (wartend, wird gelöscht, gelöscht, Fehler) und am Ende eine Zusammenfassung. Wichtig: Das Löschen ist endgültig. Erstellen Sie vorher ein Backup über 'Sicherung' > 'Daten Sichern', gerade wenn Sie sich bei einzelnen Karteileichen nicht ganz sicher sind. Zeigt der Dialog eine leere Liste, ist das übrigens ein gutes Zeichen - dann ist Ihre Datenbank bereits sauber.

Dafür gibt es die Funktion 'Angebote zuweisen' > 'Ersetzen per Klasse' bzw. 'Ersetzen per Name' im Tab 'Kinder'. Fällt z.B. die Fußball-AG dauerhaft weg und die betroffenen Kinder einer Klasse sollen stattdessen zur Sport-AG, wählen Sie 'Ersetzen per Klasse', geben die betroffene Klasse, das alte und das neue Angebot sowie optional einen bestimmten Wochentag an. Eine Vorschau zeigt vorab, bei wie vielen Kindern die Änderung greifen würde ('Wird bei 18 Kindern ersetzt'), bevor Sie sie tatsächlich anstoßen. Betrifft die Änderung nur einzelne, nicht klassenweise zusammengehörige Kinder (z.B. drei bestimmte Kinder aus verschiedenen Klassen), markieren Sie diese stattdessen per Strg-Klick in der Tabelle und wählen 'Ersetzen per Name' - der Ablauf ist ansonsten identisch. Beide Varianten ersetzen ausschließlich das eine angegebene Angebot und lassen alle anderen Zuweisungen der betroffenen Kinder unangetastet.

Wenn eine komplette Klasse denselben Wochenplan bekommen soll, ist 'Auf Klasse anwenden' meist schneller als F4, weil dabei gleich der gesamte Wochenplan eines Musterkindes übertragen wird, statt Tag für Tag einzeln zu kopieren. Erfassen Sie zunächst ein 'Muster-Kind' mit dem gewünschten kompletten Wochenplan, markieren Sie es in der Tabelle und klicken Sie im Tab 'Kinder' auf 'Auf Klasse anwenden'. Im folgenden Dialog sehen Sie alle Kinder derselben Klasse - wählen Sie die Ziel-Kinder aus (oder 'Alle auswählen'), legen Sie fest, welche Wochentage übertragen werden sollen, und entscheiden Sie zwischen 'Hinzufügen' (ergänzt bestehende Angebote) und 'Ersetzen' (überschreibt sie). Für eine 24-köpfige Klasse mit identischem Plan dauert das in der Praxis rund 10 Sekunden statt der 30 Minuten, die eine Einzelerfassung jedes Kindes kosten würde.

F4 ist die schnellste Methode, um Angebote von einem Kind auf viele andere zu übertragen. Aktivieren Sie den Kopiermodus entweder über den Button 'Kopieren aktivieren' in der Tabelle im Tab 'Kinder', oder drücken Sie direkt im Erfassungsdialog eines Kindes die Taste F4. In der Tabellenansicht funktioniert es so: Klicken Sie auf eine Zelle mit bereits zugewiesenen Angeboten (z.B. der Montag eines Kindes) - sie wird blau markiert und dient als Quelle. Klicken Sie danach nacheinander auf beliebig viele andere Kinder in der Tabelle - jedes davon erhält sofort dieselben Angebote für diesen Tag kopiert, sichtbar direkt in der Tabelle. Beispiel: Sollen alle 25 Kinder einer Klasse montags Betreuung bekommen, erfassen Sie das erste Kind vollständig, aktivieren F4, klicken auf dessen Montags-Zelle und dann der Reihe nach auf alle übrigen Kinder - das dauert in der Praxis rund 20 Sekunden für eine ganze Klasse. Zum Beenden klicken Sie erneut auf 'Kopieren aktivieren' oder drücken Esc.

Wenn Ihr Schulverwaltungssystem in der unterstützten Liste steht (DaNiS, Magellan, SibankPLUS, LuSD, WinSchool, ASV-BW oder School SH), nutzen Sie am besten den passenden systemspezifischen Import über Tab 'Datenmanagement' > 'Landesspezifische Drittsysteme' - der kennt die jeweiligen Spaltennamen und Formate bereits. Für alle anderen Fälle - egal ob unbekanntes System, eigene Excel-Liste oder krumme Spaltenbezeichnungen - empfehlen wir den flexiblen CSV-Import. Der große Unterschied zum klassischen Excel-Import: Ihre Spalten müssen nicht exakt 'Nachname', 'Vorname' etc. heißen. Das System erkennt Varianten wie 'Rufname' oder 'Schülername' automatisch, toleriert sogar Tippfehler, und Sie ordnen die restlichen Spalten in einer Vorschau bequem per Dropdown zu, bevor irgendetwas importiert wird. In der Praxis spart der flexible Import gegenüber manuellem Anpassen der Quelldatei oft 20-30 Minuten pro Import.

Elternbrief-Texte pflegen Sie zentral an einer einzigen Stelle im Tab 'Vorlagen', im Bereich 'Anschreiben an Eltern' - unabhängig davon, ob der Brief später gedruckt oder als E-Mail verschickt wird, beide nutzen denselben Text. Sie füllen dort drei Felder aus: die Überschrift (wird bei E-Mails automatisch zum Betreff), den eigentlichen Haupttext und einen abschließenden Grußtext. Mit Platzhaltern wie [Vorname], [Nachname] und [Klasse] personalisieren Sie den Brief automatisch pro Kind - aus '[Vorname] [Nachname]' wird beim Versand z.B. 'Max Mustermann'. Die Liste der Ganztagsangebote des jeweiligen Kindes wird automatisch zwischen Haupttext und Grußformel eingefügt, dafür müssen Sie nichts eintragen. Mit doppelten Sternchen schreiben Sie fett, mit einfachen Sternchen kursiv - das funktioniert sowohl im gedruckten Brief als auch in der E-Mail-Version. Änderungen werden automatisch gespeichert.

Die SMTP-Einstellungen finden Sie unter Administration, im Bereich 'E-Mail-Konfiguration (SMTP)' weiter unten auf der Seite. Sie benötigen ein E-Mail-Konto (Schul-Adresse, Gmail, Outlook, Web.de oder GMX) und dessen Zugangsdaten. Bei Gmail unbedingt ein separates App-Passwort erzeugen (über myaccount.google.com/apppasswords) statt des normalen Kontopassworts. Der wichtigste Schritt kommt danach: Aktivieren Sie zuerst den Test-Modus und tragen Sie dort Ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Solange der Test-Modus aktiv ist, gehen wirklich alle E-Mails ausschließlich an diese Test-Adresse - im Betreff erscheint zusätzlich '[TEST-MODUS]', und im Text steht, an welche Eltern-Adresse die Mail eigentlich gegangen wäre. Erst wenn zwei, drei Testläufe sauber funktionieren, deaktivieren Sie den Test-Modus. Nutzen Sie anschließend den Button 'Verbindung testen' weiter unten im gleichen Bereich, um die Konfiguration final zu prüfen.

Im selben Bereich, in dem Sie die Bezeichnungen der vier Angebots-Typen anpassen (Administration > 'Angebots-Zeiten'), legen Sie auch für jeden Typ eine Startzeit (Format HH:MM) und eine Dauer in Minuten fest. Beispielhaft: Betreuung ab 12:15 Uhr, 45 Minuten; Mittagessen ab 13:00 Uhr, 45 Minuten; Lernzeit ab 13:45 Uhr, 45 Minuten; AG-Angebot ab 14:30 Uhr, 60 Minuten. Unterhalb der Eingabefelder sehen Sie direkt eine Vorschau der resultierenden Zeitspannen. Der Vorteil: Beim Anlegen neuer Angebote werden diese Zeiten automatisch vorgeschlagen, was zeitliche Überschneidungen reduziert und für eine einheitliche Planung sorgt. Bei einzelnen Angeboten können Sie die vorgeschlagene Zeit jederzeit individuell überschreiben, falls z.B. eine AG ausnahmsweise länger dauert.

Die vier Angebots-Typen des Ganztagsplaners (Standard: Betreuung, Mittagessen, Lernzeit, AG-Angebot) lassen sich schulweit umbenennen, ohne dass dabei Daten verloren gehen. Gehen Sie dazu auf den Tab 'Administration' und dort ganz oben in den Bereich 'Angebots-Zeiten'. Dort finden Sie vier editierbare Textfelder - klicken Sie in eines hinein, tragen Sie Ihre eigene Bezeichnung ein (z.B. 'Förderung' statt 'Betreuung' oder 'Hausaufgaben' statt 'Lernzeit') und bestätigen Sie mit Tab oder einem Klick woanders hin. Die Änderung wird sofort gespeichert. Die neue Bezeichnung erscheint danach umgehend überall im Programm: in Dropdowns, bei bestehenden Angeboten, in Berichten und Filtern - ganz ohne Neustart. Wichtig: Es ändert sich nur die Anzeige, nicht die zugrunde liegenden Daten, und die Bezeichnung bleibt auch nach einem Backup/Restore erhalten.

Kürzel werden an vielen Stellen im Programm zur schnellen Erfassung genutzt (z.B. beim Zuweisen von Angeboten direkt über die Tastatur), deshalb lohnt sich ein wenig Sorgfalt bei der Vergabe. Für Angebote empfehlen wir kurze, eindeutige Kürzel wie 'FU' für Fußball statt 'FUSSBALL-ARBEITSGEMEINSCHAFT'. Gibt es mehrere ähnliche Angebote, ergänzen Sie den Wochentag, z.B. 'BA-MO' für die Bastel-AG am Montag. Für Lehrkräfte bietet sich der Nachnamen an, z.B. 'MUE' für Müller; bei Namensgleichheit einfach durchnummerieren ('MUE1', 'MUE2'). Verzichten Sie aus Datenschutzgründen auf Vornamen als Kürzel. Bei Klassen empfehlen wir ein einheitliches Format wie '1a', '1b', '2a' statt 'Klasse 1a' oder 'Erste A' - das erleichtert nicht nur die Übersicht, sondern sorgt auch für eine sinnvolle automatische Sortierung in allen Listen und Berichten.

Damit später nichts durcheinandergerät, empfehlen wir folgende Reihenfolge: Schulname und Schuljahr im Willkommens-Assistenten festlegen Alle Klassen anlegen Alle Lehrkräfte mit kurzen, eindeutigen Kürzeln anlegen (z.B. 'MUE' für Müller) Schülerdaten importieren (DaNiS, Magellan, flexibler CSV-Import o.ä.) oder manuell erfassen Angebote für die Woche anlegen, ebenfalls mit sprechenden Kürzeln (z.B. 'FU' für Fußball) Angebote den Kindern zuweisen - hier lohnt sich die F4-Kopierfunktion, sobald mehrere Kinder dieselben Angebote haben Laufzettel drucken Bei Bedarf Angebote online veröffentlichen und Elternbriefe mit QR-Code drucken Zum Schluss: erstes Backup erstellen Der Grund für diese Reihenfolge: Klassen und Lehrkräfte müssen existieren, bevor Sie Schüler bzw. Angebote anlegen können, da beides in Dropdown-Listen referenziert wird. Rechnen Sie für die komplette Ersteinrichtung ohne Musterdaten mit 30-45 Minuten.