Klicken Sie im Dashboard auf "Anwesenheit" und tragen Sie oben unter "Ihr Name (Pflichtfeld)" Ihren Namen ein - er wird auf diesem Gerät gemerkt und beim nächsten Mal automatisch vorausgefüllt. Über einen Klick auf eine Klasse grenzen Sie die Liste ein, über "Kind suchen" finden Sie ein einzelnes Kind gezielt. In der Zeile eines Kindes klicken Sie auf "Anwesend", "Abwesend" oder "Abgeholt". Bei "Abwesend" erscheint zusätzlich ein Feld "Grund" mit anklickbaren Chips wie "krank" oder freier Texteingabe, bei "Abgeholt" wird automatisch die aktuelle Uhrzeit eingetragen, die sich bei Bedarf korrigieren lässt. Für mehrere Kinder auf einmal setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Zeilen und nutzen "Auswahl: Anwesend" (oder Abwesend/Abgeholt) statt jedes Kind einzeln anzuklicken. Erfolgreich gespeichert erkennen Sie an den aktualisierten Kennzahlen-Kacheln oben und dem farbigen Badge beim Kind.

Die Startseite des Dashboards zeigt vier Kacheln mit den wichtigsten Kennzahlen des Tages - Tagesangebote, "Noch nicht gewählt", Mittag und Angebote. Jede Kachel führt per Klick direkt zum passenden Abschnitt weiter unten: Tagesangebote: heute wählbare Angebote mit Belegung, über Filter-Pills z. B. auf "Mit freien Plätzen" eingrenzbar Noch nicht gewählt: Kinder, bei denen für heute noch etwas fehlt (Tageswahl, Mittag oder Angebote) Mittag: die Mittagsgruppen für Küche und Mensa Angebote: die heutigen Ganztagsangebote mit Lehrkraft, Raum und Teilnehmerzahl Die Übersicht eignet sich damit gut für einen schnellen Morgen-Check, bevor der Betreuungsalltag losgeht.

Ein paar Kürzel lohnen sich besonders im Alltag: F4: Angebot kopieren im Erfassungsdialog - die mit Abstand wichtigste Funktion für schnelle Massenerfassung Strg+S: Speichern in Dialogen, Strg+F: Suchen in Tabellen, Esc: Dialog schließen Strg+Klick: Mehrfachauswahl in Tabellen, Umschalt+Klick: Bereich auswählen, Strg+A: alles auswählen Strg+1 bis Strg+9: direkt zwischen den Haupttabs wechseln (1 = Kinder, 2 = Lehrkräfte usw.) Gerade die Kombination aus F4 und Mehrfachauswahl per Umschalt+Klick beschleunigt die Erfassung bei größeren Schülerzahlen erheblich gegenüber dem reinen Klicken mit der Maus.

Dafür gibt es einen eigenen Filter: Tab "Kinder" > Dropdown "Filter" > "Kinder nach Angebotstyp-Kombination filtern (hat X, aber nicht Y)". Wählen Sie oben "Mittagessen" und unten "Betreuung" - Sie erhalten alle Kinder mit Mittagessen, aber ohne Betreuung. Für die umgekehrte Frage (Betreuung, aber kein Mittagessen) tauschen Sie einfach die beiden Felder. Ausgewertet wird dabei immer die gesamte Woche, nicht nur ein einzelner Tag - ein Kind, das an mindestens einem Wochentag die erste, aber an keinem Tag die zweite Angebotsart hat, erscheint in der Trefferliste.

Ein bewährter Rhythmus orientiert sich am Schuljahresstart: Im August Klassen anlegen, Lehrkräfte aktualisieren und Angebote planen. In der ersten Septemberwoche den Schüler-Import durchführen, in der zweiten die Angebote im System anlegen und bei den frei wählbaren AGs das Häkchen "Öffentlich" setzen. In der dritten Woche online veröffentlichen und Elternbriefe drucken, in der vierten und fünften Woche die Anmeldungen verfolgen und bei Bedarf erinnern. In der sechsten Woche die Anmeldungen importieren und Laufzettel drucken. Von Oktober bis Juni laufen dann nur noch laufende Anpassungen - der große Erfassungsaufwand konzentriert sich also bewusst auf die ersten sechs Schulwochen.

Wenn Sie zum Ausprobieren mit der Musterschule gestartet sind und jetzt mit echten Daten weitermachen möchten, gibt es dafür "Datenmanagement" > "Alle Daten löschen" mit den Optionen "Alle Schüler löschen", "Alle Angebote löschen" oder "Alles löschen" für einen kompletten Neustart. Diese Aktion lässt sich nicht rückgängig machen und verlangt deshalb eine mehrfache Bestätigung. In der Weboberfläche finden Sie unter "Datenmanagement" in der Gruppe "Demo & Bereinigung" die Funktion "Daten zurücksetzen": Sie löscht Kinder, Klassen, Lehrkräfte, Angebote, Wochenpläne, Tagesangebote, Anwesenheiten und Abholberechtigungen - Benutzerkonten und Einstellungen bleiben dabei ausdrücklich erhalten. Zur Sicherheit muss erst der Schalter "Ja, ich möchte wirklich alle Daten löschen" aktiviert werden, bevor der rote Lösch-Button überhaupt anklickbar ist. Wer vorher sichern möchte, nutzt auf derselben Seite "Aktuellen Datenbestand sichern" als Excel-Export.

Unter "Datenmanagement" > "Backup wiederherstellen" wählen Sie die gewünschte .gtp-Datei aus. Das Programm zeigt vorab eine Vorschau (Erstellungsdatum, Anzahl Schüler, Lehrkräfte, Klassen, Angebote), damit Sie sicher sind, das richtige Backup gewählt zu haben. Wichtig: Die Wiederherstellung überschreibt Ihren aktuellen Datenbestand vollständig. Erstellen Sie deshalb vorher sicherheitshalber ein Backup des jetzigen Stands, falls Sie die Wiederherstellung später rückgängig machen möchten - das Programm weist ausdrücklich darauf hin und verlangt eine Bestätigung ("Ich habe die Warnung verstanden"), bevor der Button aktiv wird. Nach Abschluss ist ein Neustart der Anwendung nötig, den das Programm direkt anbietet.

Ein manuelles Backup erstellen Sie unter "Datenmanagement" > "Backup erstellen": Namen vergeben (z. B. "Wochenbackup_KW45"), optional eine Beschreibung, Speicherort wählen und bestätigen. Gesichert werden alle Schüler mit Zuweisungen, Klassen, Lehrkräfte, Angebote, Einstellungen sowie Online-Codes und -Status in einer kompakten .gtp-Datei. Damit Sie sich nicht selbst merken müssen, wann ein Backup fällig ist, empfiehlt sich zusätzlich das automatische Backup (Administration > Einstellungen > Backup): täglich beim Programmstart, die letzten 7 Backups aufbewahren, und zwar auf einem anderen Laufwerk als dem der Datenbank - eine externe Festplatte, ein Netzlaufwerk oder verschlüsselter Cloud-Speicher. Vor größeren Aktionen wie dem Schuljahreswechsel lohnt sich zusätzlich ein manuelles, dauerhaft aufbewahrtes Archiv-Backup.

Digitale Einwilligungen ersetzen den klassischen Papierzettel für Themen wie Fotoerlaubnis oder Ausflugs-Einverständnis. Öffnen Sie dazu Tab "Kinder" > Rechtsklick auf ein beliebiges Kind > "Einwilligungen" - der Dialog gilt für die gesamte Schule, unabhängig davon, bei welchem Kind Sie ihn öffnen. Im Tab "Themen" legen Sie über "Neues Thema" Titel und vollständigen Einwilligungstext an, setzen "Aktiv" und veröffentlichen mit "Auf Server veröffentlichen" - erst danach sehen Eltern das Thema online. Diese antworten mit ihrem bekannten Zugangs-Code auf der Seite "Einwilligungen" und können pro Thema zustimmen oder eine bereits erteilte Zustimmung jederzeit widerrufen, wie es die DSGVO verlangt. Den aktuellen Stand sehen Sie im Tab "Status" je Kind und Thema (zugestimmt / abgelehnt-widerrufen / noch offen), exportierbar als CSV z. B. für den Datenschutzbeauftragten. Ändern Sie den Text eines bereits veröffentlichten Themas inhaltlich, sehen Eltern, die dem alten Text zugestimmt hatten, automatisch den Hinweis "Erneute Zustimmung nötig".

Am saubersten lässt sich Überbuchung von vornherein vermeiden: Hinterlegen Sie beim Angebot eine maximale Teilnehmerzahl - volle Gruppen werden dann online automatisch als "Gruppe voll" gesperrt, sodass sich gar nicht erst zu viele Kinder anmelden können. Ist es doch passiert oder wurde die Begrenzung nachträglich eingeführt, gibt es drei gängige Strategien: First-Come-First-Serve (meist am fairsten): Im Import-Dialog nach Anmeldezeitpunkt sortieren, die zuerst Angemeldeten importieren, bei den übrigen das Häkchen vor dem Import entfernen und die betroffenen Eltern über Alternativen informieren Alle importieren, danach sortieren: Zunächst alle importieren, anschließend bei den überzähligen Kindern manuell ein anderes Angebot eintragen und neue Laufzettel drucken Zweite Gruppe aufmachen: Ein weiteres Angebot mit anderem Zeitfenster anlegen und die Kinder manuell aufteilen In der Praxis ist First-Come-First-Serve meist der einfachste und am leichtesten zu kommunizierende Weg.

Dafür gibt es zwei Sichtweisen, je nachdem, was Sie wissen möchten: Pro Angebot (Tab "Angebote" > "Online ansehen"): Eine Tabelle zeigt je Angebot Kapazität und Anmeldungen mit Farbcodierung - grün bei freien Plätzen, gelb bei fast vollen, rot bei Überbuchung. Praktisch, um Überbuchungen früh zu erkennen oder zu entscheiden, ob sich eine zweite Gruppe lohnt. Pro Kind (Tab "Kinder" > "Online-Anmeldung" > "Wahl-Status anzeigen"): Eine Tabelle zeigt je Kind Status ("Angemeldet" oder "Noch offen"), Zeitpunkt und gewählte Angebote. Über die Filter "Nur offene" lässt sich gezielt eine Erinnerungsliste für die noch fehlenden Anmeldungen erstellen, z. B. für die Weitergabe an Klassenlehrkräfte.

Die Texte pflegen Sie zentral unter Administration > Einstellungen > Bereich "Online-Anmeldung" - sie gelten sowohl für den PDF-Druck als auch für den E-Mail-Versand: Überschrift (wird beim E-Mail-Versand automatisch zum Betreff) Einleitungstext, z. B. "Sehr geehrte Eltern," Haupttext mit den Platzhaltern [Vorname], [Nachname] und [Klasse], die automatisch durch die Kinddaten ersetzt werden Schlusstext, z. B. die Grußformel Code, Anmelde-URL und - falls konfiguriert - die Frist ergänzt das System automatisch, Sie müssen sie nicht in den Text einbauen. Änderungen wirken sich sowohl auf künftige Drucke als auch auf künftige E-Mail-Versände aus.

Manche Angebote passen nur zu bestimmten Jahrgängen, z. B. eine Computer-AG erst ab Klasse 3. Ohne jede Zuweisung können grundsätzlich alle Klassen alle Angebote wählen. Für die automatische Variante gibt es im Tab "Angebote" den Button "Alle Klassen zuweisen" - er weist jedem öffentlichen Angebot pauschal alle verfügbaren Klassen zu, praktisch wenn wirklich alle Angebote für alle Jahrgänge offen sind. Für gezielte Einschränkungen öffnen Sie per Doppelklick das jeweilige Angebot, gehen zum Bereich "Zugelassene Klassen" und setzen dort nur bei den erlaubten Klassen ein Häkchen. Eltern der übrigen Klassen sehen dieses Angebot dann online gar nicht erst.

Der Ablauf verteilt sich über zwei Tabs - "Angebote" (Veröffentlichen, Status) und "Kinder" (QR-Codes, Import, Codes verwalten) - und lässt sich grob in vier Phasen gliedern: Vorbereitung: Im Tab "Angebote" bei den frei wählbaren AGs das Häkchen "Öffentlich" setzen (nicht bei fest zugeteilter Betreuung/Mittagessen), optional per "Alle Klassen zuweisen" oder manuell die Klassenzuordnung festlegen, dann über "Online veröffentlichen" die gewünschten Klassen hochladen Eltern informieren: Im Tab "Kinder" über "Listen drucken" die Online-Anmeldung mit QR-Codes drucken oder direkt per E-Mail versenden Verfolgen: Über "Online ansehen" (Tab Angebote) oder "Wahl-Status anzeigen" (Tab Kinder) den Anmeldestand prüfen und bei Bedarf Erinnerungen verschicken Import: Über "Anmeldungen importieren" die Elternwahlen mit Vorschau und Konfliktprüfung in die Datenbank übernehmen Wichtig zum Merken: Pflicht-Angebote wie Betreuung und Mittagessen weisen Sie vorher klassenweise fest zu - Eltern wählen online nur die optionalen Zusatzangebote.

Die Dokumentenverwaltung finden Sie unter Reiter "Schüler" > Dropdown "Online Anmeldung" > "Dokumente" (direkt neben "Einwilligungen"). Klicken Sie auf "Hinzufügen" und wählen Sie die Datei - erlaubt sind PDF, PNG, JPG, DOCX und XLSX bis 10 MB Vergeben Sie einen für Eltern verständlichen Titel, z. B. "Elternbrief Klassenfahrt Mai" Legen Sie den Bereich fest: Schule, Klasse, Angebot oder Kind - das bestimmt, wer das Dokument später sieht Setzen Sie bei sensiblen Unterlagen (z. B. Attesten) den Haken "Nur intern" - solche Dokumente lassen sich gar nicht erst veröffentlichen und verlassen die Schule nie Speichern Zum Verteilen wählen Sie das Dokument in der Liste aus und klicken auf "Online veröffentlichen". Das Programm ermittelt automatisch die berechtigten Familien und zeigt vorab, wie viele der betroffenen Kinder überhaupt einen Online-Anmeldecode haben. Über "Veröffentlichung zurückziehen" nehmen Sie ein Dokument jederzeit wieder vom Server.

Die Seite "Statistik" (sichtbar für Admin und Verwaltung) wertet das nächtlich befüllte Anwesenheits-Archiv aus. Oben stehen die Kennzahlen: Anwesenheitsquote gesamt, Anzahl erfasster Einträge, Anzahl erfasster Tage Der Zeitraum lässt sich per Schnellwahl (4 Wochen / 3 Monate / 6 Monate / 12 Monate) oder frei über "Von"/"Bis" wählen, Standard sind die letzten 4 Wochen Die Tabelle "Pro Klasse" zeigt je Klasse Tage, Einträge und die Verteilung Anwesend/Abgeholt/Abwesend Die Tabelle "Pro Angebot/Gruppe" liefert dieselbe Auswertung je Angebot - ein Kind kann an einem Tag mehreren Angeboten zugeordnet sein und zählt dann überall mit Wichtig für die Interpretation: Die Anwesenheitsquote zählt "Anwesend" und "Abgeholt" als anwesend, denn ein mittags abgeholtes Kind war ja da. Über den Button "CSV exportieren" lässt sich die komplette Auswertung für Excel herunterladen, z. B. für Berichte an den Schulträger. Direkt nach einem Update ist das Archiv noch leer und füllt sich erst ab dem nächsten nächtlichen Reset.

Benutzerkonten für das Kollegiums-Dashboard legen Sie nicht im Ganztagsplaner selbst an, sondern in der separaten App GTP Dashboard Konfiguration auf dem Rechner, auf dem das Dashboard läuft. Öffnen Sie dort Schritt 4 "Dashboard-Benutzer & Anmeldung" Tragen Sie Anzeigename, Login-Name, ein Passwort mit mindestens 10 Zeichen und eine Rolle (Admin, Verwaltung oder Betreuung) ein Klicken Sie auf "Benutzer speichern" Legen Sie zuerst mindestens einen Admin-Benutzer an - erst danach lässt sich die Anmeldepflicht überhaupt aktivieren, damit Sie sich nicht versehentlich selbst aussperren. Ohne aktive Anmeldepflicht arbeitet ohnehin jeder automatisch mit den Rechten der Rolle "Verwaltung", das Dashboard bleibt also nutzbar, auch wenn Sie noch keine Konten angelegt haben.

Der schnellste Weg im Reiter "Anwesenheiten": Filtern Sie über die Suchleiste auf Ihre Klasse (z. B. "1a"), tragen Sie zuerst gezielt die fehlenden Kinder als "Abwesend" ein (mit optionalem Grund), und klicken Sie danach auf "Alle angezeigten anwesend". Dieser Button markiert alle aktuell angezeigten Kinder ohne bestehenden Status als anwesend - bereits erfasste Kinder (abwesend/abgeholt) bleiben dabei unverändert, Sie können also nichts versehentlich überschreiben. In der Weboberfläche läuft dabei ein kurzes Fortschrittsfenster mit, das Kind für Kind zeigt, wer gerade markiert wird.

"Wahlen zurücksetzen" (Reiter "Tagesangebote") löscht ausschließlich die heutigen Anmeldungen der Kinder auf dem Server - die Tagesangebote selbst bleiben online, die Kinder können direkt im Anschluss neu wählen. Typische Anlässe: Ein Kind hat sich vertippt und bittet um eine zweite Chance, ein Angebot fällt kurzfristig aus und alle sollen neu wählen, oder Sie hatten mit Testdaten gewählt und wollen vor dem echten Start aufräumen. Wichtig: Es werden immer alle heutigen Wahlen gelöscht, nicht die eines einzelnen Kindes - vor dem Löschen erscheint deshalb eine Sicherheitsabfrage. Drucken Sie die Teilnehmerlisten ("Tageswahl ansehen") am besten vorher, damit der bisherige Stand dokumentiert ist.

Im Tab "Kinder" unter "Listen drucken" finden Sie "Online-Anmeldung drucken" - wahlweise nach Klasse oder nach Name sortiert. Es entsteht ein Brief pro Kind mit Anschreiben, individuellem QR-Code, dem persönlichen Freischaltcode (20 Zeichen) sowie einer kurzen Anleitung zur Online-Anmeldung. Verwechseln Sie das nicht mit den Tageswahl-QR-Karten (Kapitel 8A.4): Diese hier führen zur Wochen-Anmeldeseite der Eltern, während die Tageswahl-Karten einen anderen Link enthalten und für die tägliche Wahl der Kinder selbst gedacht sind - beide nutzen aber denselben zugrunde liegenden Code je Kind.