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Diese Meldung bedeutet, dass für den E-Mail-Versand noch keine Server-Einstellungen hinterlegt sind. Öffnen Sie Administration > E-Mail-Konfiguration und tragen Sie die SMTP-Zugangsdaten Ihres E-Mail-Anbieters ein (Details in Kapitel 3.8). Nutzen Sie anschließend den Verbindungstest bzw. "Test-E-Mail senden", um zu prüfen, ob die Einstellungen funktionieren, bevor Sie den echten Versand starten. Erst wenn der Test erfolgreich war, sollten Sie den Test-Modus deaktivieren und an echte Empfänger versenden.

Voraussetzung sind eingerichtete SMTP-Einstellungen (Administration > E-Mail-Konfiguration, siehe Kapitel 3.8) und hinterlegte Eltern-E-Mail-Adressen bei den Kindern - entweder einzeln im Bearbeiten-Dialog oder gesammelt per CSV-Import. Markieren Sie im Tab "Kinder" die gewünschten Kinder (z. B. eine ganze Klasse mit Strg+A nach Filterung), klicken Sie rechts und wählen "Elternbriefe per E-Mail versenden". Der folgende Dialog zeigt die Empfängerliste mit Status OK (E-Mail vorhanden) oder FEHLT (keine E-Mail hinterlegt) sowie optional eine Vorschau der fertigen E-Mail. Nach Bestätigung läuft der Versand mit Live-Fortschrittsbalken und Status je Kind (Wartend/Sendet/OK/Fehler), am Ende erscheint eine Erfolgszusammenfassung. Wichtig: Testen Sie den Versand vorher immer im Test-Modus (Administration > E-Mail-Konfiguration > "Test-Modus aktiviert") - dann gehen alle E-Mails ausschließlich an Ihre eigene Test-Adresse.

Strg+Z macht laut Handbuch einzelne Zuweisungsschritte rückgängig, ist aber vor allem für die alltägliche Einzelerfassung gedacht. Bei Massenfunktionen wie "Auf Klasse anwenden", "Angebote ersetzen" oder dem Wochenplan für mehrere Kinder betrifft eine Aktion potenziell dutzende Kinder auf einmal - ein Fehler im gewählten Angebot oder in der Kinderauswahl lässt sich aktuell nur mühsam manuell korrigieren. Eine dedizierte "Letzte Massenänderung rückgängig machen"-Funktion, die den Zustand vor der jeweiligen Massenaktion wiederherstellt, würde das Risiko bei Tippfehlern deutlich senken.

Nein, das sollten Sie vermeiden. Bei größeren Änderungen in der Weboberfläche (z. B. Wochenplan für mehrere Kinder, "Auf Klasse anwenden", Bereinigen oder Online-Import) öffnet sich automatisch ein Fortschrittsfenster, das Kind für Kind den Bearbeitungsstand zeigt (z. B. "12 von 87") und am Ende mit einem grünen Haken bestätigt, dass alles abgeschlossen ist. Schließen Sie das Browserfenster vorzeitig, kann die Änderung nur teilweise gespeichert werden. Warten Sie den Abschluss-Haken einfach ab - danach schließt sich das Fenster von selbst, es ist keine weitere Aktion nötig.

Sobald ein Angebot eine maximale Teilnehmerzahl hat (Feld "Max. Teilnehmer"), prüft der Ganztagsplaner bei jeder Zuweisung automatisch die aktuelle lokale Belegung - egal ob Sie einzeln in eine Zelle eintragen, F4 nutzen, "Auf Klasse anwenden", Ersetzen-Funktionen, den Wochenplan für mehrere Kinder oder einen Excel-/Online-Import verwenden. Würde die Zuweisung die Grenze überschreiten, erscheint ein Hinweis mit den Optionen "Trotzdem zuweisen" (bewusste Überbuchung) oder "Abbrechen". Bei Massenfunktionen erscheint die Warnung einmal gebündelt vor der Ausführung. Angebote ohne eingetragene Begrenzung lösen nie eine Warnung aus, und bereits bestehende Überbuchungen werden dabei nicht automatisch bereinigt - die Prüfung bezieht sich immer nur auf die gerade neu hinzukommende Zuweisung.

Dafür gibt es im Tab "Kinder" im Dropdown "Angebote zuweisen" den Punkt "Wochenplan für mehrere Kinder festlegen" - eine echte Massenbearbeitung. Markieren Sie zunächst die gewünschten Kinder (per Strg-Klick oder Strg+A nach Filterung auf eine Klasse), öffnen Sie den Dialog und legen Sie Angebote je Wochentag fest, die dann für alle markierten Kinder gleichzeitig übernommen werden. Der Dialog führt Sie durch den Prozess und zeigt bei größeren Gruppen (in der Weboberfläche) ein Fortschrittsfenster mit Zähler und Namen des jeweils bearbeiteten Kindes.

"Auf Klasse anwenden" kopiert den kompletten Wochenplan eines bereits vollständig eingetragenen Kindes auf beliebig ausgewählte Kinder derselben Klasse - Sie wählen dabei zusätzlich Tage und den Modus (Hinzufügen oder Ersetzen). "Angebote ersetzen" dagegen tauscht ein einzelnes altes Angebot gegen ein neues aus, entweder für ganze Klassen ("Ersetzen per Klasse") oder für individuell markierte Kinder ("Ersetzen per Name") - alle anderen Angebote der betroffenen Kinder bleiben unangetastet. Nutzen Sie "Auf Klasse anwenden", wenn eine ganze Gruppe denselben Plan bekommen soll, und "Angebote ersetzen", wenn nur eine AG gegen eine andere getauscht wird (z. B. weil sie ausfällt).

F4 ist die schnellste Methode, um dieselben Angebote auf mehrere Kinder gleichzeitig zu übertragen. Zwei Varianten: Entweder öffnen Sie ein Kind, weisen ihm die gewünschten Angebote zu und drücken im Erfassungsdialog F4 - markieren Sie danach die relevanten Angebote (werden blau), öffnet sich ein Dialog zur Auswahl der Ziel-Kinder und -Tage. Oder Sie aktivieren "Kopieren aktivieren" direkt im Ribbon der Haupttabelle, klicken die gewünschten Zellen an und dann die Ziel-Kinder. Beispiel: Soll dieselbe Fußball-AG an 10 Kinder vergeben werden, tragen Sie sie einmal ein, drücken F4, markieren die AG und wählen im Dialog die übrigen 9 Kinder - fertig in wenigen Sekunden statt minutenlangem Einzeleintragen.

Aktuell ist die Kursleistungsübersicht (Kapitel 7.6A) pro Angebot aufrufbar - eine Querformat-Liste mit allen Teilnehmern, Anzahl der Einträge und letzter Einschätzung. Eine Kursleitung mit mehreren AGs muss den Druck also für jedes Angebot einzeln starten. Für die Übergabe am Schuljahresende oder für eine Gesamtschau übers Kollegium wäre ein Sammel-Export sinnvoll, der die Kursdokumentation mehrerer oder aller Angebote in einer Datei zusammenfasst - z. B. als eine Excel-Tabelle mit einem Reiter pro Angebot.

Die Funktion "Ausfall melden" (Kapitel 5.11) ist aktuell auf jeweils ein Angebot an einem Datum ausgelegt - der Dialog fragt gezielt nach Angebot und Einzeldatum, mit Hinweis, falls das Datum nicht zum Wochentag des Angebots passt. Fällt ein Angebot z. B. wegen Lehrkraft-Erkrankung für eine ganze Woche oder über mehrere Wochen aus, muss man den Vorgang aktuell mehrfach hintereinander durchführen. Eine sinnvolle Erweiterung wäre eine Mehrfachauswahl von Terminen (z. B. "jeden Montag vom 12.08. bis 30.08.") in einem einzigen Durchlauf, inklusive einer gebündelten E-Mail statt mehrerer Einzel-Mails an dieselben Eltern. Das würde besonders bei längeren Krankheitsvertretungen oder Praktika Zeit sparen.

Nein, ausdrücklich nicht. Die Kursdokumentation (zu öffnen über "Angebot bearbeiten" > Button "Kursdokumentation", nur bei bereits gespeicherten Angeboten sichtbar) ist eine rein pädagogische Beobachtung - es gibt keine Noten, keine Punkte und kein "bestanden/nicht bestanden". Pro Eintrag können Sie optional "Teilnahme" (regelmäßig/unregelmäßig/selten) und "Mitarbeit" (sehr engagiert/engagiert/zurückhaltend) auswählen sowie eine freie Beobachtung als Text notieren - beide Auswahlfelder sind optional, ein reiner Freitext-Eintrag ist völlig in Ordnung. Die Daten bleiben ausschließlich in Ihrer lokalen Schul-Datenbank und werden nie an den Online-Server übertragen, auch Eltern sehen sie standardmäßig nicht online. Möchten Sie einer Familie etwas mitgeben, drucken Sie stattdessen die Teilnahmebescheinigung mit Unterschriftszeile.

Ja, das ist problemlos möglich - z. B. wenn Sie nach der ersten Meldung noch fehlende Eltern-E-Mail-Adressen nachgetragen haben. Zu beachten ist nur: Bereits versendete E-Mails werden dabei nicht zurückgeholt, die betroffenen Eltern erhalten die Ausfallmeldung dann einfach ein zweites Mal. Im Online-Ankündigungs-Feed erscheinen ohnehin nur die Organisationsinformationen (Angebot, Datum, ggf. Zusatzinfo) - niemals Kindernamen oder andere personenbezogene Daten.

Dafür gibt es im Tab "Angebote" die Ribbon-Gruppe "Meldungen" mit dem Button "Ausfall melden". Voraussetzung sind eingerichtete SMTP-Einstellungen und gepflegte Eltern-E-Mail-Adressen beim jeweiligen Kind. Im Dialog wählen Sie das ausfallende Angebot, das Datum und optional eine Zusatzinformation (z. B. "Ersatz: Hausaufgabenbetreuung Raum 12"). Die Empfängerliste zeigt alle betroffenen Kinder mit Status "OK" (E-Mail vorhanden) oder "FEHLT" (keine E-Mail hinterlegt - diese Eltern müssen Sie anders informieren). Mit "E-Mails versenden" startet der Versand mit Live-Status pro Kind. Zusätzlich können Sie die Checkbox "Zusätzlich online im Ankündigungs-Feed veröffentlichen" setzen - die Meldung erscheint dann anonymisiert (ohne Kindernamen) im RSS-Feed Ihrer Schule und verschwindet nach Ablauf des Gültigkeitsdatums automatisch wieder.

Das ist kein Fehler, sondern Absicht: "Akt" in der Angebots-Tabelle zeigt ausschließlich die lokale Belegung - also wie viele Kinder im Programm selbst diesem Angebot zugewiesen sind. Diese Zahl wird beim Neuladen der Ansicht (F5) neu berechnet und berücksichtigt keine online noch freien oder belegten Plätze. Den tatsächlichen Online-Stand sehen Sie stattdessen im Dialog "Online ansehen" - dort wird die Belegung als Badge (z. B. "9 / 10") angezeigt und färbt sich rot, sobald die Gruppe voll ist. Nach einem Import von Online-Anmeldungen gleichen sich beide Zahlen wieder an.

Im Bearbeiten-Dialog eines Angebots tragen Sie im Feld "Max. Teilnehmer" eine Zahl ein, z. B. 10 für eine Entspannungs-AG. Leer bleibt das Feld unbegrenzt - das ist auch der Standard, bestehende Angebote ändern sich also nicht von selbst. Ist die Grenze gesetzt, sehen Eltern in der Online-Anmeldung die aktuelle Belegung ("3 / 10 Plätze belegt"). Ist die Gruppe voll, wird das Angebot ausgegraut und mit "Gruppe voll" markiert - eine Neuwahl ist dann nicht mehr möglich, wer aber schon drin ist, behält seinen Platz. In der Angebots-Tabelle selbst sehen Sie "Akt" (aktuelle lokale Belegung) und "Max" nebeneinander: Orange bedeutet genau voll, rot und fett bedeutet überbelegt. Wichtig: "Akt" zählt ausschließlich die lokalen Zuweisungen im Programm, nicht die online noch freien Plätze - und eine geänderte Teilnehmerzahl wird erst nach erneuter Online-Veröffentlichung wirksam.

Beim Löschen eines Angebots (Kind in der Tabelle markieren, Entf-Taste, Bestätigung) wird das Angebot bei allen Kindern entfernt, denen es zugewiesen war - es gibt keine Rückfrage pro Kind, nur eine allgemeine Sicherheitsabfrage vor dem eigentlichen Löschen. Prüfen Sie also vorher kurz die Spalte "Akt" (aktuelle Belegung): Steht dort eine Zahl größer 0, sind reale Zuweisungen betroffen. Wollen Sie ein Angebot nur vorübergehend pausieren, ist es meist sinnvoller, das Häkchen "Öffentlich" zu entfernen oder es online zurückzuziehen, statt es ganz zu löschen.

Markieren Sie im Tab "Angebote" das gewünschte Angebot und klicken Sie auf "Angebot kopieren". Die Kopie landet automatisch beim jeweils nächsten Tag (ein Montags-Angebot wird also für Dienstag angelegt) - Kürzel und Tag können Sie danach noch anpassen. Praktisch, wenn eine AG mehrfach pro Woche stattfindet: Statt fünfmal alle Felder neu auszufüllen, kopieren Sie einfach viermal hintereinander und passen nur den Tag an.

Ein neues Angebot erstellen Sie im Tab "Angebote" über den Button "Neues Angebot" (oder mit Strg+N). Im Erfassungsdialog sind vier Felder Pflicht: Kürzel (max. 10 Zeichen, z. B. "FU"), Name ("Fußball AG"), Wochentag und Typ. Beim Typ wählen Sie zwischen den vier vorgesehenen Kategorien Betreuung, Mittagessen, Lernzeit und AG - jede hat eine typische Uhrzeit, die Sie aber frei anpassen können. Alles Weitere ist optional: Lehrkraft (Dropdown), Raum (Freitext), genaue Zeit, maximale Teilnehmerzahl, das Häkchen "Ganztag", Zusatzinformationen und das Häkchen "Öffentlich" für die Online-Anmeldung. Über "Zugelassene Klassen" legen Sie fest, wer das Angebot überhaupt wählen darf. Tipp: Findet dasselbe Angebot an mehreren Tagen statt, müssen Sie es nicht jedes Mal neu eintippen - dafür gibt es die Kopierfunktion ("Angebot kopieren"), die das markierte Angebot direkt für den nächsten Tag dupliziert.

Das Farbschema der Oberfläche lässt sich aktuell nur pro Benutzerkonto (Weboberfläche) bzw. pro Arbeitsplatz (Desktop-Version) einstellen - eine schulweite Standardfarbe, die für alle neuen Kolleginnen und Kollegen automatisch gilt, gibt es laut Handbuch nicht. Für Schulen, die z.B. aus Corporate-Identity-Gründen ein einheitliches Erscheinungsbild auf allen Bildschirmen im Lehrerzimmer wünschen, wäre eine optionale, von der Administration festlegbare Standardfarbe sinnvoll, die neue Benutzerkonten automatisch übernehmen - individuelle Anpassung durch die einzelnen Nutzer bliebe davon natürlich unberührt und weiterhin möglich.

Die eingebaute Duplikat-Prüfung beim Schüler-Import erkennt bereits vorhandene Kinder zuverlässig anhand der exakten Kombination Vorname + Nachname + Klasse. Bei kleinen Schreibvarianten zwischen zwei Datenquellen - etwa 'Sophie' vs. 'Sofie' oder ein fehlender Doppelname wie 'Anna' statt 'Anna Sophie' - greift dieser exakte Abgleich naturgemäß nicht, und es kann trotz an sich funktionierender Duplikat-Prüfung zu doppelt angelegten Kindern kommen. Eine zusätzliche, optionale Fuzzy-Erkennung (ähnlich der bereits vorhandenen tolerante Spaltenerkennung beim flexiblen CSV-Import, die ja schon bis zu 2 Zeichen Abweichung toleriert) könnte bei knapper Namensähnlichkeit innerhalb derselben Klasse zumindest einen Hinweis 'Möglicherweise bereits vorhanden' anzeigen, über den man dann bewusst entscheidet, statt es ganz zu übersehen.