Bevor Sie den Rechner neu starten, versuchen Sie zunächst, das Programm über den Task-Manager sauber zu beenden: Strg+Umschalt+Esc öffnet den Task-Manager, dort den Prozess "GTPUI.exe" suchen und über "Task beenden" schließen. Das ist deutlich schonender für die Datenbank als ein harter Neustart des gesamten Rechners. Starten Sie den Ganztagsplaner danach neu. Kommt beim nächsten Start die Meldung "Datenbank ist in Verwendung", obwohl Sie den Prozess bereits beendet haben, prüfen Sie bei einer Netzwerkinstallation zusätzlich, ob an einem anderen Arbeitsplatz im selben Netzwerk noch eine Instanz offen ist - dort ebenfalls schließen, dann erneut versuchen.

Die Anmeldung im Kollegiums-Dashboard ist aus Sicherheitsgründen auf 12 Stunden begrenzt. Erscheint beim Speichern die Meldung "Sitzung abgelaufen", wurde die zuletzt eingegebene Änderung tatsächlich noch nicht gespeichert - sie ist also nicht verloren, muss aber nach der erneuten Anmeldung einmal wiederholt eingegeben werden. Klicken Sie einfach auf den Link in der Hinweismeldung, melden Sie sich erneut an und tragen Sie die letzte Eingabe (z.B. eine Anwesenheits-Änderung) noch einmal ein. Um das künftig zu vermeiden, empfiehlt es sich bei länger geöffneten Dashboard-Tabs, zwischendurch einmal neu zu laden, besonders wenn zwischen zwei Eingaben viele Stunden liegen.

Die Dateiablage lehnt einen Upload aus gutem Grund ab, wenn Format oder Größe nicht passen: Erlaubt sind ausschließlich PDF, PNG, JPG, DOCX und XLSX, jeweils bis maximal 10 MB pro Datei. Andere Dateitypen - etwa ZIP oder ausführbare Dateien wie EXE - werden aus Sicherheitsgründen grundsätzlich abgewiesen, unabhängig von der Größe. Wenn Ihr Dokument größer als 10 MB ist, hilft meist eine PDF-Komprimierung vor dem Hochladen (viele kostenlose Online-Tools oder auch die Druckfunktion "Als PDF speichern" mit reduzierter Qualität leisten das). Bei falschem Format prüfen Sie, ob eine Konvertierung z.B. von einem Bildformat in PDF sinnvoller ist als der Originaltyp.

Diese Meldung erscheint im Zuordnungsschritt des Imports, wenn das System keine Spalte in Ihrer Datei automatisch dem Pflichtfeld "Vorname" zuordnen konnte - meist, weil die Spaltenüberschrift stark vom erwarteten Namen abweicht. Die automatische Erkennung ist zwar tolerant und verzeiht auch Tippfehler oder leichte Abweichungen wie "Vor-Name", stößt bei völlig anderen Bezeichnungen aber an ihre Grenzen. Schauen Sie im Zuordnungsdialog nach, ob die Spalte mit den Vornamen als "nicht zugeordnet" angezeigt wird, und ordnen Sie sie manuell per Dropdown dem Feld "Vorname" zu. Das Gleiche gilt entsprechend für "Nachname" - beide Felder sind für jede Zeile zwingend erforderlich, leere Werte führen ebenfalls zum Importfehler.

Das ist ein klassisches Kodierungsproblem, kein Datenfehler: Der Import erwartet UTF-8-Kodierung, unterstützt zur Sicherheit aber auch ISO-8859-1. Wurde die CSV-Datei jedoch in einer anderen Kodierung gespeichert oder als UTF-8 interpretiert, obwohl sie eigentlich ISO-8859-1 ist (oder umgekehrt), werden deutsche Umlaute und ß falsch dargestellt. Öffnen Sie die Ursprungsdatei in einem Texteditor (z.B. Notepad++ oder VS Code) und speichern Sie sie explizit mit der Kodierung "UTF-8" neu, bevor Sie den Import erneut starten. Bei einem Export aus Excel achten Sie darauf, "CSV UTF-8" statt einfach "CSV" als Dateityp zu wählen - Excel speichert unter der einfachen CSV-Option häufig in einer anderen Kodierung.

Beim Import aus DaNiS (für niedersächsische Schulen) sind zwei Ursachen besonders häufig: Erstens das Dateiformat - der Import erwartet die ZIP-Datei genau so, wie sie aus DaNiS exportiert wurde, nicht eine daraus entpackte oder umbenannte Datei. Zweitens die Klassenstruktur - legen Sie die betroffenen Klassen im Ganztagsplaner idealerweise vor dem Import an, auch wenn das System beim Import anbietet, fehlende Klassen automatisch zu erstellen. Bricht der Import trotz korrektem ZIP-Format und angelegten Klassen weiterhin ab, notieren Sie sich die genaue Fehlermeldung (am besten als Screenshot) und wenden Sie sich damit an den Support - ohne die genaue Meldung lässt sich die Ursache aus der Ferne kaum eingrenzen.

Wenn nach dem Klick auf "Online veröffentlichen" nichts im Eltern-Portal ankommt, prüfen Sie zuerst die Internetverbindung des Rechners, von dem aus veröffentlicht wurde - ohne bestehende Verbindung zum Server kann keine Synchronisation stattfinden. Danach kontrollieren Sie, ob die betreffenden Angebote überhaupt mit dem Häkchen "Öffentlich" markiert sind - nur so markierte Angebote werden bei der Veröffentlichung berücksichtigt, alle anderen bleiben bewusst unsichtbar für Eltern. Ein häufiger Grund ist schlicht, dass dieses Häkchen beim Anlegen des Angebots vergessen wurde. Bleibt das Problem trotz bestehender Verbindung und korrekt gesetztem Häkchen bestehen, kontaktieren Sie den Support - im Zweifel mit einem Diagnose-Paket (Tab "Über" > "Diagnose erstellen").

Wenn F4 keine Wirkung zeigt, prüfen Sie diese drei Punkte der Reihe nach: Erstens, ist überhaupt ein Angebot als Kopierquelle markiert - eine Zelle muss blau hinterlegt sein, bevor Sie F4 nutzen können. Zweitens, befinden Sie sich im Erfassungsdialog eines Kindes bzw. in der Tabellenansicht, in der der Kopiermodus aktiv geschaltet werden kann, und nicht z.B. in einem anderen Tab. Drittens, ist der Kopiermodus überhaupt aktiviert (Button "Kopieren aktivieren" oder F4 im Erfassungsdialog gedrückt) - ohne aktivierten Modus hat ein Klick auf andere Kinder keine Wirkung. Wenn alle drei Punkte stimmen und es weiterhin nicht funktioniert, kann ein Neustart des Programms helfen, bevor Sie sich beim Support melden.

Diese Meldung deutet fast immer auf fehlende Schreibrechte auf dem Datenbank-Ordner hin, nicht auf ein Problem mit dem Ganztagsplaner selbst. Prüfen Sie zuerst, ob der angemeldete Windows-Benutzer Schreibrechte auf den freigegebenen Netzwerkordner hat, in dem die Datenbankdatei liegt. Bei einer Netzwerkinstallation mit mehreren Arbeitsplätzen lohnt es sich, das mit der zuständigen IT-Administration zu klären - oft reicht eine korrigierte Freigabeberechtigung. Sollte das kurzfristig nicht möglich sein, können Sie die Datenbank notfalls auf einen lokalen Pfad verschieben, um weiterzuarbeiten - das ist allerdings nur eine Übergangslösung, da dann kein gemeinsamer Zugriff mehrerer Arbeitsplätze mehr möglich ist.

Diese Meldung erscheint, wenn noch eine andere Instanz des Programms auf dieselbe Datenbank zugreift - meist, weil ein vorheriger Prozess nicht sauber beendet wurde. Schließen Sie zunächst alle offenen Instanzen des Programms. Hilft das nicht, öffnen Sie den Task-Manager (Strg+Umschalt+Esc) und beenden Sie den Prozess "GTPUI.exe" manuell, bevor Sie das Programm neu starten. Bei einer Netzwerk-Datenbank kann die Meldung auch auftreten, wenn ein Kollege an einem anderen Rechner gerade parallel arbeitet - hier hilft nur kurz warten oder Rücksprache halten.

Prüfen Sie zunächst, ob die Datenbank überhaupt erreichbar ist - liegt sie auf einem Netzlaufwerk, muss der Server online und der Pfad korrekt sein. Hilft das nicht weiter, lässt sich ein vorhandenes Backup über "Datenmanagement" > "Backup laden" wiederherstellen. Als letzte Möglichkeit bei hartnäckigen Problemen: Programm deinstallieren, neu installieren und anschließend das letzte Backup wiederherstellen. Halten Sie für eine Support-Anfrage in jedem Fall Versionsnummer und ein Diagnose-Paket (Tab "Über" > "Diagnose erstellen") bereit, das erleichtert die Ferndiagnose erheblich.

Kontaktieren Sie zunächst den Support unter support@ganztagsplaner.de und informieren Sie die Eltern über eine technische Störung mit verlängerter Frist. Als Überbrückung eignet sich ein einfaches Papier-Formular mit den wählbaren Angeboten pro Wochentag zum Ankreuzen - die so erfassten Wahlen tragen Sie später manuell ein oder berücksichtigen sie beim Online-Import im Modus "Hinzufügen", sobald der Server wieder erreichbar ist.

Prüfen Sie zunächst den Spam-Ordner der Eltern. Der zweite und häufigere Grund: Die beim Abruf eingegebene E-Mail-Adresse muss exakt mit der im Kind-Dialog hinterlegten Adresse (Feld "E-Mail (Eltern)") übereinstimmen. Groß-/Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle, ein Tippfehler in der Adresse aber schon. Aus Sicherheitsgründen zeigt das System bei einer nicht übereinstimmenden Adresse absichtlich dieselbe Bestätigungsseite wie bei einer korrekten - ohne dass tatsächlich eine E-Mail verschickt wird. So lässt sich von außen nicht erraten, welche Adresse bei der Schule hinterlegt ist. Prüfen Sie im Zweifel gemeinsam mit den Eltern die hinterlegte Adresse im Kind-Dialog.

Das bedeutet, dass die Anwesenheitstabelle in Ihrer Datenbank noch nicht angelegt wurde - das geschieht automatisch beim ersten Start eines aktualisierten Ganztagsplaners. Starten Sie einmal den Ganztagsplaner am PC neu; er erweitert das Datenbankschema selbstständig, danach steht die Seite "Anwesenheit" im Dashboard normal zur Verfügung.

Diese Meldung bedeutet, dass für den E-Mail-Versand noch keine Server-Einstellungen hinterlegt sind. Öffnen Sie Administration > E-Mail-Konfiguration und tragen Sie die SMTP-Zugangsdaten Ihres E-Mail-Anbieters ein (Details in Kapitel 3.8). Nutzen Sie anschließend den Verbindungstest bzw. "Test-E-Mail senden", um zu prüfen, ob die Einstellungen funktionieren, bevor Sie den echten Versand starten. Erst wenn der Test erfolgreich war, sollten Sie den Test-Modus deaktivieren und an echte Empfänger versenden.

Diese Meldung bedeutet, dass in Ihrer Import-Datei eine Klassenbezeichnung auftaucht, die im Ganztagsplaner noch nicht existiert - meist wegen kleiner Abweichungen in der Schreibweise, z.B. '1A' in der Datei gegenüber '1a' im Programm, denn Groß-/Kleinschreibung muss beim klassischen Import exakt übereinstimmen. Sie haben zwei Möglichkeiten: Legen Sie die fehlende Klasse vorher manuell im Tab 'Klassen' an, exakt in der Schreibweise aus Ihrer Import-Datei - oder aktivieren Sie im Import-Dialog die Option 'Klassen automatisch erstellen', dann legt das System fehlende Klassen während des Imports selbst an. Gerade bei größeren Importen empfiehlt es sich, vorher kurz zu prüfen, ob Ihre Klassenbezeichnungen in der Quelldatei konsistent geschrieben sind - das erspart nachträgliches Aufräumen von versehentlich doppelt angelegten Klassen wie '1a' und '1A'.

Diese Meldung erscheint, wenn beim klassischen Excel- oder CSV-Import (nicht beim flexiblen Import) keine Spalte gefunden wird, die als 'Nachname' erkannt werden kann. Prüfen Sie zunächst die erste Zeile Ihrer Datei - sie muss die Spaltenüberschriften enthalten und darf nicht bereits Daten enthalten. Die Spalte muss exakt einer der erkannten Varianten entsprechen, z.B. 'Nachname', 'Name' oder 'LastName' - Bezeichnungen wie 'Familienname' oder 'Name des Kindes' werden vom klassischen Import nicht automatisch erkannt. Benennen Sie die Spalte entsprechend um und starten Sie den Import erneut. Wenn Ihre Spaltennamen generell unregelmäßig sind oder Sie das nicht jedes Mal von Hand anpassen möchten: Nutzen Sie stattdessen den flexiblen CSV-Import - der erkennt deutlich mehr Varianten automatisch und lässt zusätzlich manuelle Korrekturen per Dropdown zu.

Viele kostenfreie E-Mail-Anbieter begrenzen, wie viele E-Mails ein Konto pro Tag versenden darf - bei Gmail sind es 500 E-Mails/Tag, bei Outlook 300 E-Mails/Tag. Diese Grenze wird vom Anbieter selbst gesetzt, nicht vom Ganztagsplaner. Bei größeren Schulen kann das bei einem Massenversand von Online-Anmeldecodes oder Elternbriefen an die gesamte Schule schnell erreicht sein. Zwei praktikable Lösungen: Verteilen Sie den Versand auf mehrere Tage, z.B. klassenweise, oder wechseln Sie für den E-Mail-Versand auf einen Business-/Schul-E-Mail-Account mit höherem oder ganz ohne Tageslimit. Die im Programm einstellbare Verzögerung zwischen einzelnen E-Mails (standardmäßig 500 Millisekunden, unter Administration > Einstellungen anpassbar) hilft zusätzlich, Spam-Filter nicht zu triggern - sie umgeht aber nicht das Tageslimit des Anbieters selbst.

Diese Meldung bedeutet fast immer, dass Benutzername oder Passwort nicht akzeptiert werden. Prüfen Sie zunächst, ob die E-Mail-Adresse als Benutzername korrekt eingetragen ist. Bei Gmail-Konten ist die häufigste Ursache, dass das normale Kontopasswort statt eines App-Passworts verwendet wurde - Google verweigert bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung grundsätzlich den Login mit dem regulären Passwort für externe Programme. Erzeugen Sie stattdessen ein 16-stelliges App-Passwort unter myaccount.google.com/apppasswords und tragen Sie genau dieses im Ganztagsplaner ein. Bei anderen Anbietern (Outlook, Web.de, GMX) reicht in der Regel das normale Passwort, sofern kein zusätzlicher Sicherheitsmechanismus des Anbieters aktiv ist - im Zweifel hilft ein Blick in die Sicherheitseinstellungen des jeweiligen E-Mail-Kontos.