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Die Texte pflegen Sie zentral unter Administration > Einstellungen > Bereich "Online-Anmeldung" - sie gelten sowohl für den PDF-Druck als auch für den E-Mail-Versand: Überschrift (wird beim E-Mail-Versand automatisch zum Betreff) Einleitungstext, z. B. "Sehr geehrte Eltern," Haupttext mit den Platzhaltern [Vorname], [Nachname] und [Klasse], die automatisch durch die Kinddaten ersetzt werden Schlusstext, z. B. die Grußformel Code, Anmelde-URL und - falls konfiguriert - die Frist ergänzt das System automatisch, Sie müssen sie nicht in den Text einbauen. Änderungen wirken sich sowohl auf künftige Drucke als auch auf künftige E-Mail-Versände aus.

Beide Wege führen zum selben Ziel, unterscheiden sich aber in Tempo und Reichweite. Der Druck (Tab "Kinder" > "Listen drucken" > "Online-Anmeldung drucken") erreicht wirklich alle Eltern zu 100 %, braucht aber Papier, Zeit zum Verteilen und ein größeres Verlustrisiko - ein Zettel kann in der Schultasche verschwinden. Der E-Mail-Versand (Rechtsklick auf markierte Kinder > "Online-Codes per E-Mail versenden") ist deutlich schneller, benötigt aber eine hinterlegte E-Mail-Adresse beim Kind und funktioniert deshalb nur bei einem Teil der Eltern. Beide Varianten senden inhaltlich denselben Brief inklusive individuellem QR-Code und Code zum Abtippen; beim E-Mail-Versand ist der Code zusätzlich direkt kopierbar. In der Praxis bewährt sich eine Kombination: E-Mail für die Eltern mit hinterlegter Adresse, Druck als Ergänzung für den Rest.

Der Freischaltcode ist ein 20-stelliger Code im Format XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX, mit dem Eltern ohne eigenen Account auf die Online-Anmeldung ihres Kindes zugreifen. Er wird automatisch erzeugt, sobald Sie ihn erstmals verwenden (z. B. beim Drucken der Elternbriefe oder beim Veröffentlichen), bleibt danach dauerhaft gültig - auch über Schuljahre hinweg - und ist in Tab "Kinder", Spalte "Online-Code" einsehbar. Jeder Code wird zufällig erzeugt und lässt sich weder aus dem Schul- noch aus dem Kindnamen ableiten oder erraten; bei 20 Zeichen aus einem großen Zeichenvorrat ist Durchprobieren praktisch aussichtslos. Zwei Kinder erhalten nie denselben Code, selbst schulübergreifend nicht - im rechnerisch fast ausgeschlossenen Fall einer Dopplung erzeugt das System automatisch einen neuen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Hinweis für Bestandskunden: Früher wurden Codes nach einem festen Rechenverfahren aus Schul- und Kindname erzeugt, neue Kinder bekommen jetzt einen echten Zufallscode - bereits gedruckte oder verschickte alte Codes bleiben aber weiterhin gültig, ein Neudruck ist nicht nötig.

Manche Angebote passen nur zu bestimmten Jahrgängen, z. B. eine Computer-AG erst ab Klasse 3. Ohne jede Zuweisung können grundsätzlich alle Klassen alle Angebote wählen. Für die automatische Variante gibt es im Tab "Angebote" den Button "Alle Klassen zuweisen" - er weist jedem öffentlichen Angebot pauschal alle verfügbaren Klassen zu, praktisch wenn wirklich alle Angebote für alle Jahrgänge offen sind. Für gezielte Einschränkungen öffnen Sie per Doppelklick das jeweilige Angebot, gehen zum Bereich "Zugelassene Klassen" und setzen dort nur bei den erlaubten Klassen ein Häkchen. Eltern der übrigen Klassen sehen dieses Angebot dann online gar nicht erst.

Als Faustregel gilt: Häkchen bei "Öffentlich" setzen Sie bei allem, was Eltern frei wählen sollen - also AGs, Wahlkurse und Zusatzangebote. Kein Häkchen setzen Sie bei Angeboten, die die Schule ohnehin fest zuteilt, etwa Betreuung bis 13 Uhr, Mittagessen oder eine verpflichtende Lernzeit. Der Hintergrund: Pflicht-Angebote weisen Sie klassenweise zu, bevor Sie online veröffentlichen - Eltern wählen dann online ausschließlich die optionalen AGs dazu, ohne versehentlich mit der festen Grundstruktur zu kollidieren.

Der Ablauf verteilt sich über zwei Tabs - "Angebote" (Veröffentlichen, Status) und "Kinder" (QR-Codes, Import, Codes verwalten) - und lässt sich grob in vier Phasen gliedern: Vorbereitung: Im Tab "Angebote" bei den frei wählbaren AGs das Häkchen "Öffentlich" setzen (nicht bei fest zugeteilter Betreuung/Mittagessen), optional per "Alle Klassen zuweisen" oder manuell die Klassenzuordnung festlegen, dann über "Online veröffentlichen" die gewünschten Klassen hochladen Eltern informieren: Im Tab "Kinder" über "Listen drucken" die Online-Anmeldung mit QR-Codes drucken oder direkt per E-Mail versenden Verfolgen: Über "Online ansehen" (Tab Angebote) oder "Wahl-Status anzeigen" (Tab Kinder) den Anmeldestand prüfen und bei Bedarf Erinnerungen verschicken Import: Über "Anmeldungen importieren" die Elternwahlen mit Vorschau und Konfliktprüfung in die Datenbank übernehmen Wichtig zum Merken: Pflicht-Angebote wie Betreuung und Mittagessen weisen Sie vorher klassenweise fest zu - Eltern wählen online nur die optionalen Zusatzangebote.

Aktuell wird jedes Dokument einzeln hinzugefügt und einzeln über "Online veröffentlichen" freigegeben. Bei einem Stapel Dokumente - etwa zu Schuljahresbeginn mehrere Elternbriefe gleichzeitig - bedeutet das viele Einzelschritte. Eine Mehrfachauswahl in der Dokumentenliste mit einem gemeinsamen "Ausgewählte veröffentlichen"-Button würde diesen wiederkehrenden Vorgang spürbar beschleunigen, ohne an der bestehenden Logik (Bereich, Verschlüsselung, interne Dokumente) etwas ändern zu müssen.

Die Dokumentenverwaltung zeigt aktuell den Status "Veröffentlicht" mit Datum, aber keine Information darüber, ob und wann die Eltern das Dokument tatsächlich abgerufen bzw. heruntergeladen haben. Gerade bei wichtigen Elternbriefen (z. B. Einverständnis Klassenfahrt) wäre eine einfache Übersicht "X von Y berechtigten Familien haben abgerufen" hilfreich, um gezielt nachzufassen - ähnlich wie es die Wahl-Status-Anzeige bei der Online-Anmeldung bereits für Angebote leistet.

Prüfen Sie zunächst den Spam-Ordner der Eltern. Der zweite und häufigere Grund: Die beim Abruf eingegebene E-Mail-Adresse muss exakt mit der im Kind-Dialog hinterlegten Adresse (Feld "E-Mail (Eltern)") übereinstimmen. Groß-/Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle, ein Tippfehler in der Adresse aber schon. Aus Sicherheitsgründen zeigt das System bei einer nicht übereinstimmenden Adresse absichtlich dieselbe Bestätigungsseite wie bei einer korrekten - ohne dass tatsächlich eine E-Mail verschickt wird. So lässt sich von außen nicht erraten, welche Adresse bei der Schule hinterlegt ist. Prüfen Sie im Zweifel gemeinsam mit den Eltern die hinterlegte Adresse im Kind-Dialog.

Erlaubt sind PDF, PNG, JPG, DOCX und XLSX, jeweils bis zu 10 MB pro Datei. Andere Dateitypen wie ZIP oder ausführbare Dateien lehnt das Programm aus Sicherheitsgründen grundsätzlich ab - es gibt keine Möglichkeit, diese Beschränkung zu umgehen. Die Verteilung ist zudem grundsätzlich eine Einbahnstraße: Eltern können veröffentlichte Dokumente nur lesen und herunterladen, aber nichts hochladen oder ändern.

Dokumente, die genau ein Kind betreffen (z. B. ein Förderplan), gelten als besonders sensibel und werden deshalb automatisch strenger geschützt - ohne dass Sie dafür etwas einstellen müssen. Erstens wird das Dokument schon in der Schule verschlüsselt und liegt auch auf dem Server nur verschlüsselt, nicht im Klartext lesbar. Zweitens reicht ein einfacher Anmeldecode für den Abruf nicht aus: Die Eltern klicken "Per E-Mail anfordern", geben die bei der Schule hinterlegte E-Mail-Adresse ein und erhalten - nur bei exakter Übereinstimmung - einen Abruf-Link, der 15 Minuten gültig und nur einmal nutzbar ist. Erst auf der Abruf-Seite selbst, nach erneuter Eingabe der E-Mail-Adresse, wird das Dokument auf dem Gerät der Eltern entschlüsselt. Voraussetzung dafür sind ein Online-Anmeldecode und eine hinterlegte Adresse im Feld "E-Mail (Eltern)" im Kind-Dialog. Die E-Mail-Adresse selbst wird auf dem Server übrigens nicht gespeichert, sondern nur eine nicht umkehrbare Prüfsumme.

Dafür gibt es drei mögliche Ursachen, die Sie der Reihe nach prüfen sollten: In den Online-Einstellungen (Administration > Online-Anmeldung) muss der Schalter "Dateiablage aktivieren" eingeschaltet und mit "Jetzt synchronisieren" übertragen sein - er ist standardmäßig ausgeschaltet Für den Anmeldecode des betroffenen Kindes muss mindestens ein veröffentlichtes Dokument existieren - erst dann erscheint nach der Code-Eingabe überhaupt die Auswahl-Seite mit den Feldern "Angebotsauswahl" und "Dokumentenablage" Das Kind braucht einen gültigen Online-Anmeldecode Gibt es für ein Kind kein Dokument, ist das im Übrigen kein Fehler: Die Auswahl-Seite entfällt dann bewusst, und die Eltern landen direkt bei der Angebotsauswahl wie gewohnt.

Die Dokumentenverwaltung finden Sie unter Reiter "Schüler" > Dropdown "Online Anmeldung" > "Dokumente" (direkt neben "Einwilligungen"). Klicken Sie auf "Hinzufügen" und wählen Sie die Datei - erlaubt sind PDF, PNG, JPG, DOCX und XLSX bis 10 MB Vergeben Sie einen für Eltern verständlichen Titel, z. B. "Elternbrief Klassenfahrt Mai" Legen Sie den Bereich fest: Schule, Klasse, Angebot oder Kind - das bestimmt, wer das Dokument später sieht Setzen Sie bei sensiblen Unterlagen (z. B. Attesten) den Haken "Nur intern" - solche Dokumente lassen sich gar nicht erst veröffentlichen und verlassen die Schule nie Speichern Zum Verteilen wählen Sie das Dokument in der Liste aus und klicken auf "Online veröffentlichen". Das Programm ermittelt automatisch die berechtigten Familien und zeigt vorab, wie viele der betroffenen Kinder überhaupt einen Online-Anmeldecode haben. Über "Veröffentlichung zurückziehen" nehmen Sie ein Dokument jederzeit wieder vom Server.

Ein vergessenes Dashboard-Passwort kann aktuell ausschließlich über die Konfigurations-App auf dem Dashboard-Rechner zurückgesetzt werden - jemand mit physischem oder Netzwerk-Zugriff auf diesen Rechner muss also eingebunden werden, auch für eine Kleinigkeit wie ein Passwort-Reset. Gerade bei mehreren Betreuungskräften mit eigenen Konten wäre ein Selfservice praktisch: ein "Passwort vergessen"-Link auf der Anmeldeseite, der bei hinterlegter E-Mail-Adresse einen zeitlich begrenzten Reset-Link verschickt - ähnlich wie beim Dokumenten-Abruf für Eltern, der bereits ein vergleichbares E-Mail-Bestätigungsverfahren nutzt.

Aktuell gibt es im Dashboard genau drei feste Rollen: Admin, Verwaltung und Betreuung. Verwaltung sieht dabei automatisch alle Fachseiten inklusive Statistik, Bemerkungen und Wochenwahl - eine Aufteilung dieser Rechte ist nicht vorgesehen. In der Praxis gibt es aber Konstellationen, in denen das zu grob ist - zum Beispiel eine Lehrkraft, die zwar Anwesenheiten und Kursdokumentation pflegen, aber nicht die klassenübergreifende Statistik einsehen soll. Eine sinnvolle Erweiterung wäre eine vierte, konfigurierbare Rolle oder einzeln zuschaltbare Berechtigungen pro Seite (Statistik, Bemerkungen, Wochenwahl, Buskinder), statt der festen Kopplung an "Verwaltung".

Kein Problem, das lässt sich ohne den Kollegen selbst lösen: Öffnen Sie auf dem Dashboard-Rechner die App GTP Dashboard Konfiguration, gehen Sie zu Schritt 4 "Dashboard-Benutzer & Anmeldung", wählen Sie das betreffende Benutzerkonto aus und tragen Sie ein neues Passwort ein. Anschließend auf "Benutzer speichern" klicken - fertig. Wer angemeldet ist, kann sein Passwort auch jederzeit selbst ändern, ohne den Umweg über die Konfigurations-App: Klick auf den eigenen Namen in der Navigation, Punkt "Passwort", aktuelles und neues Passwort (mind. 10 Zeichen) eingeben und bestätigen.

Die Seite "Statistik" (sichtbar für Admin und Verwaltung) wertet das nächtlich befüllte Anwesenheits-Archiv aus. Oben stehen die Kennzahlen: Anwesenheitsquote gesamt, Anzahl erfasster Einträge, Anzahl erfasster Tage Der Zeitraum lässt sich per Schnellwahl (4 Wochen / 3 Monate / 6 Monate / 12 Monate) oder frei über "Von"/"Bis" wählen, Standard sind die letzten 4 Wochen Die Tabelle "Pro Klasse" zeigt je Klasse Tage, Einträge und die Verteilung Anwesend/Abgeholt/Abwesend Die Tabelle "Pro Angebot/Gruppe" liefert dieselbe Auswertung je Angebot - ein Kind kann an einem Tag mehreren Angeboten zugeordnet sein und zählt dann überall mit Wichtig für die Interpretation: Die Anwesenheitsquote zählt "Anwesend" und "Abgeholt" als anwesend, denn ein mittags abgeholtes Kind war ja da. Über den Button "CSV exportieren" lässt sich die komplette Auswertung für Excel herunterladen, z. B. für Berichte an den Schulträger. Direkt nach einem Update ist das Archiv noch leer und füllt sich erst ab dem nächsten nächtlichen Reset.

Eine Dashboard-Anmeldung gilt 12 Stunden - ein kompletter Arbeitstag ist damit abgedeckt, selbst wenn das Tablet zwischendurch neu startet. Läuft die Sitzung ab, unterscheidet sich das Verhalten je nach Situation: Beim Wechsel auf eine andere Seite landen Sie einfach automatisch auf der Anmeldeseite und kommen nach dem Login dort weiter, wo Sie waren. Passiert der Ablauf hingegen genau beim Speichern auf der Anwesenheitsseite (z. B. ein Status-Klick), erscheint unten rechts der rote Hinweis "Sitzung abgelaufen - bitte neu anmelden". Wichtig: Diese letzte Eingabe wurde nicht gespeichert. Melden Sie sich über den Link erneut an und wiederholen Sie den Klick - am besten kurz prüfen, ob die Farbe beim Kind gewechselt hat, dann ist es sicher übernommen.

Die Kursdokumentation im Kollegiums-Dashboard steht nur zur Verfügung, wenn die Anmeldepflicht aktiviert ist. Der Grund: Jeder Dokumentations-Eintrag muss automatisch einer erfassenden Person zugeordnet werden, und das funktioniert nur über einen angemeldeten Benutzer. Ohne Anmeldepflicht zeigt die Seite stattdessen nur einen entsprechenden Hinweis an. Aktivieren Sie die Anmeldepflicht in der App GTP Dashboard Konfiguration, Schritt 4 - dort finden Sie den Haken "Anmeldung erforderlich". Er lässt sich erst setzen, wenn mindestens ein Benutzerkonto existiert. Nach dem Umschalten bietet die Konfigurations-App direkt den Neustart des Dashboard-Dienstes an, der für die Wirksamkeit nötig ist.

Jedes Dashboard-Benutzerkonto hat genau eine Rolle, die bestimmt, welche Seiten sichtbar sind: Admin: sieht alles, verwaltet zusätzlich die Benutzer über die Konfigurations-App Verwaltung: sieht alle Fachseiten - Heute, Anwesenheit, Wochenwahl, Buskinder, Statistik, Bemerkungen, Kursdokumentation Betreuung: sieht nur die Tagesansicht "Heute", "Anwesenheit" und "Kursdokumentation" - keine Verwaltungsseiten wie Statistik oder Bemerkungs-Historie Eine externe Betreuungskraft am Tablet kann also problemlos Anwesenheiten und Kursdokumentation erfassen, ohne Einblick in Statistiken vergangener Wochen zu bekommen. Ist keine Anmeldepflicht aktiv, gelten für alle automatisch die Rechte von "Verwaltung" - wie beim bisherigen, frei zugänglichen Dashboard.