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Eine Klasse lässt sich laut Handbuch erst löschen, wenn ihr keine Schüler mehr zugeordnet sind - die Kinder müssen also vorher einzeln in eine andere Klasse verschoben oder gelöscht werden. Bei einer aufzulösenden Klasse (z.B. nach einer Umstrukturierung) bedeutet das mehrere manuelle Einzelschritte pro Kind. Ein kombinierter Dialog 'Klasse auflösen', der in einem Arbeitsgang alle verbliebenen Kinder einer Klasse per Auswahl in eine oder mehrere Zielklassen verschiebt und die Ursprungsklasse anschließend automatisch löscht, würde diesen Vorgang deutlich beschleunigen - besonders bei Klassenzusammenlegungen zum Schuljahresende.

Gängige E-Mail-Anbieter begrenzen den Versand pro Tag (Gmail 500, Outlook 300 E-Mails/Tag laut Handbuch) - bei größeren Schulen mit einem Massenversand von Online-Anmeldecodes oder Elternbriefen an die gesamte Schule kann dieses Limit an einem Tag erreicht werden. Aktuell bleibt als Lösung nur, den Versand manuell in mehreren Etappen (z.B. klassenweise an verschiedenen Tagen) selbst zu organisieren. Eine eingebaute Versandwarteschlange, die bei Erreichen des Tageslimits automatisch pausiert und am Folgetag selbstständig fortsetzt, würde diesen manuellen Organisationsaufwand komplett abnehmen - inklusive einer Fortschrittsanzeige, wie viele E-Mails bereits raus sind und wie viele noch anstehen.

Die bestehende Rückgängig-Funktion (Strg+Z) macht laut Handbuch ausdrücklich nur die jeweils letzte Aktion rückgängig - egal ob Angebots-Zuweisung, F4-Kopiervorgang oder eine noch nicht gespeicherte Löschung. Bei einer Kette mehrerer schneller Änderungen, z.B. während einer F4-Kopierserie auf eine ganze Klasse, lässt sich damit nur der allerletzte Schritt zurücknehmen. Eine mehrstufige Undo-Historie (mehrere Schritte zurück, ähnlich wie in Office-Anwendungen üblich) würde das Risiko deutlich senken, bei einem Bedienfehler mitten in einer Massenzuweisung stundenlange manuelle Korrekturarbeit zu haben. Denkbar wäre z.B. eine kurze Liste der letzten 5-10 Aktionen mit der Möglichkeit, gezielt zu einem früheren Stand zurückzuspringen.

Räume werden derzeit ausschließlich als Freitextfeld direkt bei den Angeboten gepflegt - es gibt keine eigenständige Raumliste und keine automatische Prüfung, ob z.B. die Sporthalle montags um 14:30 Uhr bereits durch ein anderes Angebot belegt ist. Eine eigene Raumverwaltung mit fester Raumliste (statt Freitext) und einer einfachen Konfliktprüfung beim Anlegen oder Bearbeiten von Angeboten würde helfen, versehentliche Doppelbelegungen frühzeitig zu erkennen - gerade an Schulen mit vielen parallelen AGs und wenigen Fachräumen. Eine Wochenansicht pro Raum, ähnlich der bestehenden Laufzettel-Logik, wäre ein naheliegender nächster Schritt.

Aktuell lässt sich im Tab 'Kinder' immer nur ein Kind nach dem anderen löschen - eine echte Mehrfachlöschung über eine Markierung mehrerer Zeilen ist laut Handbuch nicht vorgesehen. Bei größeren Bereinigungen (z.B. mehrere fehlerhafte Doppel-Einträge nach einem missglückten Import) bedeutet das viele Einzelschritte. Eine sinnvolle Ergänzung wäre eine Mehrfachauswahl per Strg-Klick oder Checkbox-Spalte in der Kinder-Tabelle mit anschließendem Sammel-Löschen inklusive eines einzigen Bestätigungsdialogs - ähnlich wie es der 'Bereinigen'-Dialog für Kinder ohne Angebote bereits vormacht, nur eben für frei wählbare Kinder unabhängig vom Zuweisungsstatus. Der bestehende, bewusst strenge Bestätigungsdialog ('kann nicht rückgängig gemacht werden') könnte dabei unverändert bleiben, um die Sicherheit vor Fehlbedienung zu erhalten.

Öffnen Sie das betreffende Kind per Doppelklick zum Bearbeiten. In der linken Spalte, direkt unter dem Feld 'E-Mail (Eltern)', finden Sie den Bereich 'Abholberechtigte' mit einem '+ Hinzufügen'-Button. Im sich öffnenden Dialog tragen Sie Name (Pflichtfeld), optional das Verhältnis zum Kind (z.B. 'Oma', 'Tagesmutter'), eine Telefonnummer sowie eine freie Notiz ein - etwa 'Holt montags und mittwochs ab' oder 'Nur nach telefonischer Ankündigung durch die Eltern'. Nach 'Übernehmen' erscheint die Person als blauer Chip; ein Klick darauf öffnet sie erneut zum Bearbeiten, das × entfernt sie wieder. Wichtig: Gespeichert wird das Ganze erst zusammen mit dem Kind, vergessen Sie also am Ende nicht den Button 'Speichern'. Die Betreuung sieht diese Angaben auf der Anwesenheitsseite des Kollegiums-Dashboards, inklusive antippbarem Anruf-Link zur Telefonnummer. Auf gedruckten Listen wie dem Laufzettel erscheinen die Abholberechtigten bewusst nicht, damit die Angaben nicht als Zettel verloren gehen können - die Daten bleiben grundsätzlich in Ihrer lokalen Schul-Datenbank und werden nie an die Eltern-App oder ins Internet übertragen.

Der Jahreswechsel-Dialog (Tab 'Kinder' > 'Jahreswechsel durchführen') fasst mehrere Schritte zusammen, die Sie einzeln aktivieren oder abwählen können: ein Backup vor dem Wechsel (dringend empfohlen und daher standardmäßig aktiv), den eigentlichen Klassenwechsel (1a wird 2a, 2a wird 3a usw. - Abgänger der höchsten Klassenstufe sollten Sie vorher löschen) sowie optional das Zurückziehen von Online-Anmeldungen, Online-Angeboten und das Deaktivieren bestehender Freischaltcodes. Wichtig zu wissen, was dabei ausdrücklich NICHT passiert: Schüler werden nicht gelöscht, Lehrkräfte und Klassen bleiben erhalten, ebenso alle Angebote - es wird keine neue, leere Datenbank angelegt. Was hingegen komplett geleert wird, sind sämtliche Angebots-Zuweisungen, also die Wochenpläne aller Kinder. Nach dem Jahreswechsel müssen Sie also die neuen Erstklässler importieren und für alle Kinder die Angebote neu zuweisen, z.B. wieder über die F4-Funktion oder eine neue Online-Anmelderunde.

Genau für solche Unstimmigkeiten gibt es im Dropdown 'Filter' die Option 'Kinder nach Angebotstyp-Kombination filtern (hat X, aber nicht Y)'. Im Dialog wählen Sie oben den Angebotstyp, den das Kind haben muss (z.B. 'Mittagessen'), und unten den Typ, den es NICHT haben darf (z.B. 'Betreuung') - die Bezeichnungen entsprechen dabei den bei Ihnen konfigurierten Namen der vier Angebotstypen. Der Filter wertet die gesamte Woche aus: Angezeigt werden alle Kinder, die den oberen Typ irgendwann in der Woche haben und den unteren Typ an keinem einzigen Tag. Wollen Sie die Prüfrichtung umdrehen, tauschen Sie einfach die beiden Felder. Das ist besonders praktisch, um vergessene Buchungen aufzuspüren - etwa Kinder, die zwar zum Mittagessen angemeldet sind, aber aus Versehen keine Nachmittagsbetreuung zugewiesen bekommen haben.

Dafür gibt es im Tab 'Kinder' den Button 'Bereinigen'. Er öffnet einen Dialog mit allen Kindern, die aktuell keinem einzigen Angebot zugeordnet sind - das kommt typischerweise nach einem Schuljahreswechsel vor (z.B. ehemalige Viertklässler, die zur weiterführenden Schule gewechselt sind) oder nach einem Import mit versehentlich doppelt angelegten Kindern. Sie können die Liste über das Suchfeld nach Name oder Klasse filtern und einzeln oder über 'Alle markieren' / 'Keine markieren' auswählen, welche Kinder gelöscht werden sollen. Der eigentliche Löschvorgang zeigt für jede Zeile den Fortschritt an (wartend, wird gelöscht, gelöscht, Fehler) und am Ende eine Zusammenfassung. Wichtig: Das Löschen ist endgültig. Erstellen Sie vorher ein Backup über 'Sicherung' > 'Daten Sichern', gerade wenn Sie sich bei einzelnen Karteileichen nicht ganz sicher sind. Zeigt der Dialog eine leere Liste, ist das übrigens ein gutes Zeichen - dann ist Ihre Datenbank bereits sauber.

Dafür gibt es die Funktion 'Angebote zuweisen' > 'Ersetzen per Klasse' bzw. 'Ersetzen per Name' im Tab 'Kinder'. Fällt z.B. die Fußball-AG dauerhaft weg und die betroffenen Kinder einer Klasse sollen stattdessen zur Sport-AG, wählen Sie 'Ersetzen per Klasse', geben die betroffene Klasse, das alte und das neue Angebot sowie optional einen bestimmten Wochentag an. Eine Vorschau zeigt vorab, bei wie vielen Kindern die Änderung greifen würde ('Wird bei 18 Kindern ersetzt'), bevor Sie sie tatsächlich anstoßen. Betrifft die Änderung nur einzelne, nicht klassenweise zusammengehörige Kinder (z.B. drei bestimmte Kinder aus verschiedenen Klassen), markieren Sie diese stattdessen per Strg-Klick in der Tabelle und wählen 'Ersetzen per Name' - der Ablauf ist ansonsten identisch. Beide Varianten ersetzen ausschließlich das eine angegebene Angebot und lassen alle anderen Zuweisungen der betroffenen Kinder unangetastet.

Wenn eine komplette Klasse denselben Wochenplan bekommen soll, ist 'Auf Klasse anwenden' meist schneller als F4, weil dabei gleich der gesamte Wochenplan eines Musterkindes übertragen wird, statt Tag für Tag einzeln zu kopieren. Erfassen Sie zunächst ein 'Muster-Kind' mit dem gewünschten kompletten Wochenplan, markieren Sie es in der Tabelle und klicken Sie im Tab 'Kinder' auf 'Auf Klasse anwenden'. Im folgenden Dialog sehen Sie alle Kinder derselben Klasse - wählen Sie die Ziel-Kinder aus (oder 'Alle auswählen'), legen Sie fest, welche Wochentage übertragen werden sollen, und entscheiden Sie zwischen 'Hinzufügen' (ergänzt bestehende Angebote) und 'Ersetzen' (überschreibt sie). Für eine 24-köpfige Klasse mit identischem Plan dauert das in der Praxis rund 10 Sekunden statt der 30 Minuten, die eine Einzelerfassung jedes Kindes kosten würde.

F4 ist die schnellste Methode, um Angebote von einem Kind auf viele andere zu übertragen. Aktivieren Sie den Kopiermodus entweder über den Button 'Kopieren aktivieren' in der Tabelle im Tab 'Kinder', oder drücken Sie direkt im Erfassungsdialog eines Kindes die Taste F4. In der Tabellenansicht funktioniert es so: Klicken Sie auf eine Zelle mit bereits zugewiesenen Angeboten (z.B. der Montag eines Kindes) - sie wird blau markiert und dient als Quelle. Klicken Sie danach nacheinander auf beliebig viele andere Kinder in der Tabelle - jedes davon erhält sofort dieselben Angebote für diesen Tag kopiert, sichtbar direkt in der Tabelle. Beispiel: Sollen alle 25 Kinder einer Klasse montags Betreuung bekommen, erfassen Sie das erste Kind vollständig, aktivieren F4, klicken auf dessen Montags-Zelle und dann der Reihe nach auf alle übrigen Kinder - das dauert in der Praxis rund 20 Sekunden für eine ganze Klasse. Zum Beenden klicken Sie erneut auf 'Kopieren aktivieren' oder drücken Esc.

Nein, das wird automatisch abgefangen. Bei jedem Schüler-Import - egal ob CSV, Excel, DaNiS, Magellan oder eines der anderen Formate - prüft die Import-Vorschau, ob ein Kind anhand der Kombination Vorname + Nachname + Klasse bereits in Ihrer Datenbank existiert. Erkannte Duplikate werden in der Vorschau markiert, und die Option 'Duplikate automatisch abwählen' (standardmäßig aktiv) nimmt bei diesen Zeilen das Häkchen in der Import-Spalte automatisch heraus - sie werden beim eigentlichen Import übersprungen und erhalten den Status 'Übersprungen (Duplikat)'. Sollten Sie ausnahmsweise zwei tatsächlich gleichnamige Kinder in derselben Klasse haben, die beide angelegt werden sollen, setzen Sie das Häkchen für die betreffende Zeile in der Vorschau einfach manuell wieder - Sie haben also immer die letzte Entscheidung, auch wenn die Automatik im Regelfall die richtige Wahl trifft.

Diese Meldung bedeutet, dass in Ihrer Import-Datei eine Klassenbezeichnung auftaucht, die im Ganztagsplaner noch nicht existiert - meist wegen kleiner Abweichungen in der Schreibweise, z.B. '1A' in der Datei gegenüber '1a' im Programm, denn Groß-/Kleinschreibung muss beim klassischen Import exakt übereinstimmen. Sie haben zwei Möglichkeiten: Legen Sie die fehlende Klasse vorher manuell im Tab 'Klassen' an, exakt in der Schreibweise aus Ihrer Import-Datei - oder aktivieren Sie im Import-Dialog die Option 'Klassen automatisch erstellen', dann legt das System fehlende Klassen während des Imports selbst an. Gerade bei größeren Importen empfiehlt es sich, vorher kurz zu prüfen, ob Ihre Klassenbezeichnungen in der Quelldatei konsistent geschrieben sind - das erspart nachträgliches Aufräumen von versehentlich doppelt angelegten Klassen wie '1a' und '1A'.

Diese Meldung erscheint, wenn beim klassischen Excel- oder CSV-Import (nicht beim flexiblen Import) keine Spalte gefunden wird, die als 'Nachname' erkannt werden kann. Prüfen Sie zunächst die erste Zeile Ihrer Datei - sie muss die Spaltenüberschriften enthalten und darf nicht bereits Daten enthalten. Die Spalte muss exakt einer der erkannten Varianten entsprechen, z.B. 'Nachname', 'Name' oder 'LastName' - Bezeichnungen wie 'Familienname' oder 'Name des Kindes' werden vom klassischen Import nicht automatisch erkannt. Benennen Sie die Spalte entsprechend um und starten Sie den Import erneut. Wenn Ihre Spaltennamen generell unregelmäßig sind oder Sie das nicht jedes Mal von Hand anpassen möchten: Nutzen Sie stattdessen den flexiblen CSV-Import - der erkennt deutlich mehr Varianten automatisch und lässt zusätzlich manuelle Korrekturen per Dropdown zu.

Wenn Ihr Schulverwaltungssystem in der unterstützten Liste steht (DaNiS, Magellan, SibankPLUS, LuSD, WinSchool, ASV-BW oder School SH), nutzen Sie am besten den passenden systemspezifischen Import über Tab 'Datenmanagement' > 'Landesspezifische Drittsysteme' - der kennt die jeweiligen Spaltennamen und Formate bereits. Für alle anderen Fälle - egal ob unbekanntes System, eigene Excel-Liste oder krumme Spaltenbezeichnungen - empfehlen wir den flexiblen CSV-Import. Der große Unterschied zum klassischen Excel-Import: Ihre Spalten müssen nicht exakt 'Nachname', 'Vorname' etc. heißen. Das System erkennt Varianten wie 'Rufname' oder 'Schülername' automatisch, toleriert sogar Tippfehler, und Sie ordnen die restlichen Spalten in einer Vorschau bequem per Dropdown zu, bevor irgendetwas importiert wird. In der Praxis spart der flexible Import gegenüber manuellem Anpassen der Quelldatei oft 20-30 Minuten pro Import.

In der Desktop-Anwendung klicken Sie im Menüband auf 'App-Design auswählen' und wählen eine der angebotenen Farbkacheln - die Änderung wird sofort übernommen. In der Weboberfläche finden Sie dieselbe Auswahl unter Administration im Bereich 'App-Design'. Wichtig zu wissen: Die Farbwahl gilt jeweils nur für Ihr eigenes Benutzerkonto bzw. in der Desktop-Version für den jeweiligen Arbeitsplatz - Kolleginnen und Kollegen sehen weiterhin ihre eigene, individuell gewählte Farbe. In der Weboberfläche ist die Einstellung an Ihr Benutzerkonto gekoppelt und gilt deshalb automatisch auch, wenn Sie sich von einem anderen Rechner aus anmelden - in der Desktop-Version dagegen ist sie an den jeweiligen Arbeitsplatz gebunden, sodass Desktop und Web durchaus unterschiedliche Farben zeigen können.

Elternbrief-Texte pflegen Sie zentral an einer einzigen Stelle im Tab 'Vorlagen', im Bereich 'Anschreiben an Eltern' - unabhängig davon, ob der Brief später gedruckt oder als E-Mail verschickt wird, beide nutzen denselben Text. Sie füllen dort drei Felder aus: die Überschrift (wird bei E-Mails automatisch zum Betreff), den eigentlichen Haupttext und einen abschließenden Grußtext. Mit Platzhaltern wie [Vorname], [Nachname] und [Klasse] personalisieren Sie den Brief automatisch pro Kind - aus '[Vorname] [Nachname]' wird beim Versand z.B. 'Max Mustermann'. Die Liste der Ganztagsangebote des jeweiligen Kindes wird automatisch zwischen Haupttext und Grußformel eingefügt, dafür müssen Sie nichts eintragen. Mit doppelten Sternchen schreiben Sie fett, mit einfachen Sternchen kursiv - das funktioniert sowohl im gedruckten Brief als auch in der E-Mail-Version. Änderungen werden automatisch gespeichert.

Viele kostenfreie E-Mail-Anbieter begrenzen, wie viele E-Mails ein Konto pro Tag versenden darf - bei Gmail sind es 500 E-Mails/Tag, bei Outlook 300 E-Mails/Tag. Diese Grenze wird vom Anbieter selbst gesetzt, nicht vom Ganztagsplaner. Bei größeren Schulen kann das bei einem Massenversand von Online-Anmeldecodes oder Elternbriefen an die gesamte Schule schnell erreicht sein. Zwei praktikable Lösungen: Verteilen Sie den Versand auf mehrere Tage, z.B. klassenweise, oder wechseln Sie für den E-Mail-Versand auf einen Business-/Schul-E-Mail-Account mit höherem oder ganz ohne Tageslimit. Die im Programm einstellbare Verzögerung zwischen einzelnen E-Mails (standardmäßig 500 Millisekunden, unter Administration > Einstellungen anpassbar) hilft zusätzlich, Spam-Filter nicht zu triggern - sie umgeht aber nicht das Tageslimit des Anbieters selbst.

Diese Meldung bedeutet fast immer, dass Benutzername oder Passwort nicht akzeptiert werden. Prüfen Sie zunächst, ob die E-Mail-Adresse als Benutzername korrekt eingetragen ist. Bei Gmail-Konten ist die häufigste Ursache, dass das normale Kontopasswort statt eines App-Passworts verwendet wurde - Google verweigert bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung grundsätzlich den Login mit dem regulären Passwort für externe Programme. Erzeugen Sie stattdessen ein 16-stelliges App-Passwort unter myaccount.google.com/apppasswords und tragen Sie genau dieses im Ganztagsplaner ein. Bei anderen Anbietern (Outlook, Web.de, GMX) reicht in der Regel das normale Passwort, sofern kein zusätzlicher Sicherheitsmechanismus des Anbieters aktiv ist - im Zweifel hilft ein Blick in die Sicherheitseinstellungen des jeweiligen E-Mail-Kontos.