Erlaubt sind PDF, PNG, JPG, DOCX und XLSX, jeweils bis zu 10 MB pro Datei. Andere Dateitypen wie ZIP oder ausführbare Dateien lehnt das Programm aus Sicherheitsgründen grundsätzlich ab - es gibt keine Möglichkeit, diese Beschränkung zu umgehen. Die Verteilung ist zudem grundsätzlich eine Einbahnstraße: Eltern können veröffentlichte Dokumente nur lesen und herunterladen, aber nichts hochladen oder ändern.

Dokumente, die genau ein Kind betreffen (z. B. ein Förderplan), gelten als besonders sensibel und werden deshalb automatisch strenger geschützt - ohne dass Sie dafür etwas einstellen müssen. Erstens wird das Dokument schon in der Schule verschlüsselt und liegt auch auf dem Server nur verschlüsselt, nicht im Klartext lesbar. Zweitens reicht ein einfacher Anmeldecode für den Abruf nicht aus: Die Eltern klicken "Per E-Mail anfordern", geben die bei der Schule hinterlegte E-Mail-Adresse ein und erhalten - nur bei exakter Übereinstimmung - einen Abruf-Link, der 15 Minuten gültig und nur einmal nutzbar ist. Erst auf der Abruf-Seite selbst, nach erneuter Eingabe der E-Mail-Adresse, wird das Dokument auf dem Gerät der Eltern entschlüsselt. Voraussetzung dafür sind ein Online-Anmeldecode und eine hinterlegte Adresse im Feld "E-Mail (Eltern)" im Kind-Dialog. Die E-Mail-Adresse selbst wird auf dem Server übrigens nicht gespeichert, sondern nur eine nicht umkehrbare Prüfsumme.

Dafür gibt es drei mögliche Ursachen, die Sie der Reihe nach prüfen sollten: In den Online-Einstellungen (Administration > Online-Anmeldung) muss der Schalter "Dateiablage aktivieren" eingeschaltet und mit "Jetzt synchronisieren" übertragen sein - er ist standardmäßig ausgeschaltet Für den Anmeldecode des betroffenen Kindes muss mindestens ein veröffentlichtes Dokument existieren - erst dann erscheint nach der Code-Eingabe überhaupt die Auswahl-Seite mit den Feldern "Angebotsauswahl" und "Dokumentenablage" Das Kind braucht einen gültigen Online-Anmeldecode Gibt es für ein Kind kein Dokument, ist das im Übrigen kein Fehler: Die Auswahl-Seite entfällt dann bewusst, und die Eltern landen direkt bei der Angebotsauswahl wie gewohnt.

Kein Problem, das lässt sich ohne den Kollegen selbst lösen: Öffnen Sie auf dem Dashboard-Rechner die App GTP Dashboard Konfiguration, gehen Sie zu Schritt 4 "Dashboard-Benutzer & Anmeldung", wählen Sie das betreffende Benutzerkonto aus und tragen Sie ein neues Passwort ein. Anschließend auf "Benutzer speichern" klicken - fertig. Wer angemeldet ist, kann sein Passwort auch jederzeit selbst ändern, ohne den Umweg über die Konfigurations-App: Klick auf den eigenen Namen in der Navigation, Punkt "Passwort", aktuelles und neues Passwort (mind. 10 Zeichen) eingeben und bestätigen.

Eine Dashboard-Anmeldung gilt 12 Stunden - ein kompletter Arbeitstag ist damit abgedeckt, selbst wenn das Tablet zwischendurch neu startet. Läuft die Sitzung ab, unterscheidet sich das Verhalten je nach Situation: Beim Wechsel auf eine andere Seite landen Sie einfach automatisch auf der Anmeldeseite und kommen nach dem Login dort weiter, wo Sie waren. Passiert der Ablauf hingegen genau beim Speichern auf der Anwesenheitsseite (z. B. ein Status-Klick), erscheint unten rechts der rote Hinweis "Sitzung abgelaufen - bitte neu anmelden". Wichtig: Diese letzte Eingabe wurde nicht gespeichert. Melden Sie sich über den Link erneut an und wiederholen Sie den Klick - am besten kurz prüfen, ob die Farbe beim Kind gewechselt hat, dann ist es sicher übernommen.

Die Kursdokumentation im Kollegiums-Dashboard steht nur zur Verfügung, wenn die Anmeldepflicht aktiviert ist. Der Grund: Jeder Dokumentations-Eintrag muss automatisch einer erfassenden Person zugeordnet werden, und das funktioniert nur über einen angemeldeten Benutzer. Ohne Anmeldepflicht zeigt die Seite stattdessen nur einen entsprechenden Hinweis an. Aktivieren Sie die Anmeldepflicht in der App GTP Dashboard Konfiguration, Schritt 4 - dort finden Sie den Haken "Anmeldung erforderlich". Er lässt sich erst setzen, wenn mindestens ein Benutzerkonto existiert. Nach dem Umschalten bietet die Konfigurations-App direkt den Neustart des Dashboard-Dienstes an, der für die Wirksamkeit nötig ist.

Jedes Dashboard-Benutzerkonto hat genau eine Rolle, die bestimmt, welche Seiten sichtbar sind: Admin: sieht alles, verwaltet zusätzlich die Benutzer über die Konfigurations-App Verwaltung: sieht alle Fachseiten - Heute, Anwesenheit, Wochenwahl, Buskinder, Statistik, Bemerkungen, Kursdokumentation Betreuung: sieht nur die Tagesansicht "Heute", "Anwesenheit" und "Kursdokumentation" - keine Verwaltungsseiten wie Statistik oder Bemerkungs-Historie Eine externe Betreuungskraft am Tablet kann also problemlos Anwesenheiten und Kursdokumentation erfassen, ohne Einblick in Statistiken vergangener Wochen zu bekommen. Ist keine Anmeldepflicht aktiv, gelten für alle automatisch die Rechte von "Verwaltung" - wie beim bisherigen, frei zugänglichen Dashboard.

Markieren Sie die betreffende Klasse als "Abwesend" (siehe Stammdaten-Kapitel), dann erscheinen deren Kinder gar nicht erst in den Anwesenheitslisten - weder im Ganztagsplaner noch im Dashboard. So muss niemand während der Klassenfahrt jeden Tag manuell 25 Kinder als abwesend durchklicken; nach Rückkehr der Klasse und Aufhebung der Markierung tauchen die Kinder wieder normal in der täglichen Erfassung auf.

Ja. Alle Tageseinträge werden über Nacht automatisch ins Anwesenheits-Archiv übernommen, bevor die Tagesliste zurückgesetzt wird. Über die Dashboard-Seite "Statistik" werten Sie daraus Anwesenheitsquoten je Klasse und je Angebot für einen frei wählbaren Zeitraum aus und können die Zahlen als CSV für Excel exportieren. Wie lange das Archiv zurückreicht, hängt von der eingestellten Aufbewahrungsdauer ab (Standard 400 Tage, einstellbar in der "GTP Dashboard Konfiguration") - ältere Einträge werden danach automatisch gelöscht.

In der Tabelle im Reiter "Anwesenheiten" gibt es dafür eigene Spalten "Erfasst von" und "Erfasst um" - im Dashboard steht dieselbe Information in der Detailzeile beim jeweiligen Kind. Jede Statusänderung wird mit dem Namen der Person gespeichert, die im Pflichtfeld "Erfasst von" (Ganztagsplaner) bzw. "Ihr Name" (Dashboard) eingetragen ist - dieses Feld ist zwar mit dem Windows-Benutzernamen bzw. dem zuletzt genutzten Namen vorbelegt, lässt sich aber jederzeit ändern, z. B. wenn sich mehrere Personen ein Gerät teilen.

Nein, sofern Sie beim jeweiligen Tagesangebot eine Klassenzuordnung gesetzt haben - dann sieht ein Kind bei der Tageswahl ausschließlich Angebote, die für seine Klasse freigegeben sind (z. B. "Schach für Fortgeschrittene" nur für die Klassen 3 und 4). Haben Sie bei einem Angebot keine Klassenzuordnung gesetzt, ist es automatisch für alle Klassen sichtbar. Über den Button "Alle Klassen zuweisen" weisen Sie in einem Schritt allen öffentlichen Tagesangeboten alle verfügbaren Klassen zu, falls keine Einschränkung gewünscht ist.

Nein. Einmal veröffentlicht, bleiben die Tagesangebote dauerhaft online, bis Sie sie ändern (dann einfach erneut veröffentlichen - nur die Änderungen werden abgeglichen) oder komplett zurückziehen. Nur die Anmeldungen der Kinder werden jede Nacht um 0 Uhr automatisch gelöscht, damit am nächsten Morgen wieder neu gewählt werden kann - die Angebote selbst bleiben davon unberührt. Sie müssen dafür nichts manuell tun.

Nein, eine nachträgliche Änderung durch das Kind selbst ist nicht vorgesehen - einmal gewählt gilt bis Mitternacht, deshalb erscheint vor dem endgültigen Speichern extra eine kindgerechte Sicherheitsabfrage ("Du kannst heute nur einmal wählen!"). Wenn tatsächlich eine Korrektur nötig ist, können Sie im Reiter "Tagesangebote" über den Button "Wahlen zurücksetzen" alle heutigen Anmeldungen löschen - Achtung: Das betrifft dann wirklich alle Kinder, nicht nur das eine, und alle müssen anschließend neu wählen. Drucken Sie vorher sicherheitshalber die Teilnehmerlisten, damit der bisherige Stand dokumentiert bleibt.

Nein. Es ist derselbe persönliche Code, den das Kind auch für die Eltern-Wochenwahl hat - Sie müssen also keine neuen Codes erzeugen. Es ändert sich lediglich die im QR-Code hinterlegte Internetadresse (/tageswahl statt /angebote), und die Klasse des Kindes ist bei der Tageswahl-Karte zusätzlich fest im Code hinterlegt, damit das Kind beim Scannen direkt nur die Angebote seiner eigenen Klasse sieht - ohne Auswahl, ohne Tippfehlerrisiko.

Beide laufen über unterschiedliche Reiter und Konzepte: Bei der Online-Anmeldung wählen die Eltern einmalig innerhalb einer Anmeldefrist den regulären Wochenplan (mehrere Angebote über die ganze Woche verteilt) - diese Wahl gilt dauerhaft, bis sie importiert oder geändert wird. Bei Tagesangeboten dagegen wählen die Kinder selbst jeden Morgen neu genau EIN spontanes Angebot für den aktuellen Tag (z. B. "Fußball auf dem Schulhof") - die Wahl ist nur für diesen einen Tag gültig und wird um Mitternacht automatisch gelöscht. Beide Systeme nutzen denselben persönlichen Code je Kind, nur die Internetadresse im jeweiligen QR-Code unterscheidet sich (.../angebote vs. .../tageswahl).

Rechnen Sie mit etwa 0,5 Sekunden pro E-Mail: 50 Kinder dauern rund 25 Sekunden, 100 Kinder etwa 50 Sekunden, 300 Kinder rund 2,5 Minuten. Ein technisches Abbrechen des laufenden Versands ist nicht vorgesehen, da E-Mails sofort verschickt werden - schließen Sie stattdessen den Dialog, dann stoppt der Versand bei der gerade aktuellen E-Mail. Bricht währenddessen die Internetverbindung ab, bleiben bereits versendete E-Mails raus, nicht versendete werden mit Fehler-Status markiert; wiederholen Sie den Versand danach gezielt für die fehlenden Kinder.

Aktuell nicht automatisch - nach dem Versand sehen Sie in der Ergebnisliste zwar bei jedem Kind den Status "Erfolgreich versendet" (und können das z. B. als Screenshot dokumentieren), eine echte Kopie der versendeten E-Mail landet aber nicht in Ihrem eigenen Postfach. Wenn Sie sehen möchten, wie die E-Mail bei den Eltern ankommt, schicken Sie im Test-Modus vorab eine Test-E-Mail an sich selbst - Inhalt und Formatierung entsprechen dann exakt dem, was später an die echten Empfänger geht.

Nein, das sollten Sie vermeiden. Bei größeren Änderungen in der Weboberfläche (z. B. Wochenplan für mehrere Kinder, "Auf Klasse anwenden", Bereinigen oder Online-Import) öffnet sich automatisch ein Fortschrittsfenster, das Kind für Kind den Bearbeitungsstand zeigt (z. B. "12 von 87") und am Ende mit einem grünen Haken bestätigt, dass alles abgeschlossen ist. Schließen Sie das Browserfenster vorzeitig, kann die Änderung nur teilweise gespeichert werden. Warten Sie den Abschluss-Haken einfach ab - danach schließt sich das Fenster von selbst, es ist keine weitere Aktion nötig.

Sobald ein Angebot eine maximale Teilnehmerzahl hat (Feld "Max. Teilnehmer"), prüft der Ganztagsplaner bei jeder Zuweisung automatisch die aktuelle lokale Belegung - egal ob Sie einzeln in eine Zelle eintragen, F4 nutzen, "Auf Klasse anwenden", Ersetzen-Funktionen, den Wochenplan für mehrere Kinder oder einen Excel-/Online-Import verwenden. Würde die Zuweisung die Grenze überschreiten, erscheint ein Hinweis mit den Optionen "Trotzdem zuweisen" (bewusste Überbuchung) oder "Abbrechen". Bei Massenfunktionen erscheint die Warnung einmal gebündelt vor der Ausführung. Angebote ohne eingetragene Begrenzung lösen nie eine Warnung aus, und bereits bestehende Überbuchungen werden dabei nicht automatisch bereinigt - die Prüfung bezieht sich immer nur auf die gerade neu hinzukommende Zuweisung.

"Auf Klasse anwenden" kopiert den kompletten Wochenplan eines bereits vollständig eingetragenen Kindes auf beliebig ausgewählte Kinder derselben Klasse - Sie wählen dabei zusätzlich Tage und den Modus (Hinzufügen oder Ersetzen). "Angebote ersetzen" dagegen tauscht ein einzelnes altes Angebot gegen ein neues aus, entweder für ganze Klassen ("Ersetzen per Klasse") oder für individuell markierte Kinder ("Ersetzen per Name") - alle anderen Angebote der betroffenen Kinder bleiben unangetastet. Nutzen Sie "Auf Klasse anwenden", wenn eine ganze Gruppe denselben Plan bekommen soll, und "Angebote ersetzen", wenn nur eine AG gegen eine andere getauscht wird (z. B. weil sie ausfällt).