Es gibt bewusst keinen eigenen Menü-Reiter dafür. Der Einstieg erfolgt über einen Ribbon-Button auf der Seite "Anwesenheiten": Klicken Sie oben im Ribbon auf "Kollegiums-Dashboard" - es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab unter der Adresse /kollegium. Die Web-Version ist dabei optisch identisch mit dem on-premise Dashboard, läuft aber direkt im Browser ohne separate Installation.

Damit wir Ihnen möglichst schnell helfen können, halten Sie bitte drei Dinge bereit, bevor Sie support@ganztagsplaner.de kontaktieren: die Versionsnummer (zu finden im Tab "Über"), einen Screenshot der genauen Fehlermeldung sowie ein Diagnose-Paket. Letzteres erstellen Sie über Tab "Über" > "Diagnose erstellen" - das Programm erzeugt daraus eine ZIP-Datei, die Sie einfach an Ihre Support-Anfrage anhängen. Je vollständiger diese drei Angaben sind, desto zielgerichteter können wir das Problem eingrenzen.

F4 ist die Kopier-Funktion für Angebots-Zuweisungen im Erfassungsdialog: Sie markieren ein Angebot und übertragen es per F4 gezielt auf weitere Kinder oder Tage, statt jede Zuweisung einzeln von Hand einzutippen. Der Zeitunterschied ist bei größeren Schülerzahlen erheblich - wo eine komplett manuelle Erfassung schnell im zweistelligen Stundenbereich liegt, lässt sich derselbe Bestand mit eingeübter F4-Nutzung in einem Bruchteil der Zeit erfassen, gerade wenn viele Kinder dieselbe Grundkombination aus Betreuung, Mittagessen und Lernzeit haben. Die empfohlene Vorgehensweise: Zunächst importieren, dann ein Kind jeder Kategorie vollständig von Hand erfassen, den Rest per F4 kopieren und nur echte Einzelfälle anschließend manuell nacharbeiten.

Beides hat seine Berechtigung, je nach Präferenz. Der klassische Jahreswechsel in derselben Datenbank ist der schnellere Weg: Stammdaten, Lehrkräfte und Angebote bleiben erhalten, nur die Wochenpläne werden geleert. Die Alternative - eine komplett neue Datenbank pro Schuljahr, mit Archivierung der alten (z. B. Umbenennen in "db_2024-2025.gtp") - bedeutet einen saubereren Neustart und schließt aus, dass versehentlich alte Daten mit hineinspielen, kostet dafür aber deutlich mehr Zeit (grob 1-2 Stunden), weil Stammdaten und Angebote neu importiert bzw. angelegt werden müssen. Für die meisten Schulen ist der reguläre Jahreswechsel der praktikablere Weg; ein kompletter Neustart lohnt sich vor allem, wenn ohnehin ein Neuanfang gewünscht ist.

Nein. Der Schuljahreswechsel löscht ausschließlich die Angebots-Zuweisungen, also die Wochenpläne - nicht die Schüler selbst. Namen, Adressen und alle sonstigen Stammdaten bleiben vollständig erhalten, ebenso Klassen, Lehrkräfte und Angebote. Nach dem Wechsel starten Sie lediglich mit leeren Wochenplänen neu in die Zuweisung, während alle übrigen Daten unverändert weiterlaufen.

Der Schuljahreswechsel (Tab "Kinder" > "Jahreswechsel") bereitet Ihre Datenbank für das neue Schuljahr vor. Gelöscht werden dabei ausschließlich die Angebots-Zuweisungen aller Kinder - jedes Kind hat danach einen leeren Wochenplan. Schüler, Lehrkräfte, Klassen und Angebote selbst bleiben vollständig erhalten. Optional bietet der Dialog zusätzlich einen automatischen Klassenwechsel (1a → 2a, 2a → 3a usw. - Abgänger sollten Sie vorher manuell löschen, sonst bleiben sie in der höchsten Klasse stehen) sowie das Zurückziehen der Online-Daten (Angebote offline nehmen, Anmeldungen löschen, Codes deaktivieren). Ein Backup wird dabei standardmäßig automatisch mit erstellt. Empfohlener Zeitpunkt ist Ende Juli/Anfang August, nach dem letzten Schultag und vor Beginn des neuen Schuljahres.

Nein, ein erneutes "Online veröffentlichen" ist dafür nicht nötig. Korrigieren Sie das Angebot einfach ganz normal im Tab "Angebote" über Bearbeiten - Änderungen an bereits veröffentlichten Angeboten sind automatisch online sichtbar, Eltern sehen sofort die korrigierten Daten. Bereits getätigte Anmeldungen der Eltern bleiben dabei erhalten und gehen durch die Korrektur nicht verloren.

Wenn deutlich weniger als die Hälfte der Familien online angemeldet hat, helfen meist drei Schritte: Erstens die Frist verlängern und per Erinnerungsbrief noch einmal aktiv informieren. Zweitens Vor-Ort-Unterstützung anbieten, etwa einen PC im Sekretariat, an dem Eltern mit Hilfe des Codes anmelden können. Drittens die verbleibenden Fälle über ein Papier-Formular erfassen und manuell nachtragen. Fürs nächste Mal lohnt sich vorbeugend eine bessere Ankündigung auf dem Elternabend, eine kurze Live-Demo des QR-Code-Scans und die persönliche Ansprache über die Klassenlehrkräfte - Erfahrungsgemäß steigt die Online-Quote deutlich, wenn Eltern den Ablauf einmal live gesehen haben.

Jede Schule bekommt eine eigene, geschützte RSS-Feed-Adresse für Ankündigungen wie Ausfall-Meldungen, die Sie über "Ausfall melden" online veröffentlichen. Der Feed lässt sich zum Beispiel in die Schul-Homepage einbinden (viele Homepage-Baukästen können RSS anzeigen) oder von interessierten Eltern in einer News-App abonniert werden. Die Adresse enthält einen langen, geheimen Bestandteil und bleibt dauerhaft dieselbe - sie wird nach jeder Online-Veröffentlichung erneut angezeigt, falls Sie sie einmal verlegt haben sollten. Im Feed erscheinen ausschließlich Organisationsinformationen wie Angebot, Datum und Zusatzinfo, niemals Kindernamen; abgelaufene oder zurückgezogene Meldungen verschwinden automatisch wieder.

Ja. Auf der Bestätigungsseite nach dem Speichern der Anmeldung finden Eltern den Bereich "Termine in Ihren Kalender übernehmen" - dort gibt es sowohl einen einmaligen Download als Kalenderdatei (.ics) als auch eine Abo-Adresse zum Kopieren. Der Unterschied: Ein einmaliger .ics-Import trägt die Termine einmalig in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender ein. Wer stattdessen die Abo-Adresse in der Kalender-App hinterlegt, bekommt spätere Änderungen an der Auswahl automatisch nachgezogen - praktisch etwa nach einem AG-Wechsel, ohne dass die Familie manuell etwas anpassen muss.

Ja, die Online-Anmeldung ist als Progressive Web App (PWA) umgesetzt und lässt sich ohne App Store auf dem Smartphone installieren: Bei Android/Chrome erscheint der Hinweis "App installieren" bzw. der entsprechende Menüpunkt, bei iPhone/iPad über das Teilen-Symbol in Safari mit "Zum Home-Bildschirm", bei Windows über das Installations-Symbol in der Adressleiste. Danach liegt die Anmeldung als eigenes Symbol auf dem Startbildschirm und öffnet sich im Vollbild wie eine reguläre App - inklusive einer freundlichen Offline-Seite statt einer Browser-Fehlermeldung, falls gerade keine Internetverbindung besteht. Für die Schule ist dafür nichts weiter einzurichten; ein Hinweis im Elternbrief oder am Elternabend genügt.

Da beide mit demselben Code auf dieselbe Anmeldung zugreifen, gilt hier schlicht: Der letzte Speichervorgang gewinnt, die frühere Änderung wird überschrieben. Es gibt keine automatische Konflikterkennung oder Zusammenführung beider Eingaben. Kommt es zu widersprüchlichen Wahlen innerhalb einer Familie, ist das eine organisatorische Frage, die die Schule bzw. die Familie selbst klären muss - technisch lässt sich nicht nachvollziehen, welche Änderung von wem stammt.

Ja, mit demselben Code können Eltern ihre Wahl jederzeit erneut öffnen und anpassen - solange die Schule die Anmeldungen noch nicht importiert hat. Nach dem Import sind Änderungen der Eltern online zwar theoretisch weiter möglich, fließen aber nicht mehr automatisch in Ihre bereits übernommenen Daten ein. Deshalb empfiehlt es sich, die Online-Anmeldung nach dem Import bewusst zu beenden (siehe "Anmeldungen zurückziehen").

Dafür gibt es zwei Stufen, je nachdem, wie endgültig der Schnitt sein soll: Nur Anmeldungen zurückziehen (Tab "Kinder" > "Online-Anmeldung" > "Anmeldungen zurückziehen"): Die auf dem Server gespeicherten Wahlen werden gelöscht, die Freischaltcodes bleiben aber gültig - praktisch für einen späteren Neustart, z. B. zum Halbjahreswechsel Alles zurückziehen (Tab "Angebote" > "Alle zurückziehen"): Angebote gehen komplett offline, Codes bleiben zwar bestehen, zeigen den Eltern aber "Keine Angebote verfügbar" - typischerweise am Schuljahresende Wir empfehlen grundsätzlich, die Anmeldung nach dem Import zu beenden: Sonst können Eltern mit ihrem Code theoretisch weiter Änderungen vornehmen, die dann nicht mehr in Ihre bereits importierten Daten einfließen.

Kommen nach der ersten Veröffentlichung neue Kinder dazu, haben diese zwar bereits einen Code in Ihrer lokalen Datenbank, der aber noch nicht auf dem Anmelde-Server bekannt ist. Öffnen Sie dazu Tab "Kinder" > Dropdown "Online-Anmeldung" > "Codes anmelden". Der Dialog zeigt alle Kinder mit Codes und markiert automatisch diejenigen, die noch nicht hochgeladen wurden. Ein Klick auf "Codes hochladen" überträgt nur die fehlenden Codes - die Eltern der neuen Kinder können sich danach ganz normal online anmelden.

Beim Importieren der Online-Anmeldungen entscheidet der Modus, wie die neuen Wahlen mit bereits bestehenden Zuweisungen zusammengeführt werden: Hinzufügen (Standardfall): Bestehende Zuweisungen bleiben erhalten, die neu gewählten Angebote kommen dazu. Passend, wenn Kinder bereits Pflicht-Angebote wie Betreuung oder Mittagessen fest zugewiesen haben und Eltern online nur zusätzliche AGs wählen Überschreiben: Bestehende Zuweisungen des jeweiligen Tages werden gelöscht, nur die neu importierten bleiben stehen. Sinnvoll nur, wenn Eltern online wirklich alles inklusive Betreuung/Mittagessen selbst wählen Wichtig: Im Modus "Überschreiben" gehen alle vorher manuell eingetragenen Zuweisungen unwiderruflich verloren, die nicht Teil der Online-Wahl waren - im Zweifel also vorher ein Backup erstellen und den Modus "Hinzufügen" bevorzugen.

Der Test-Modus (Administration > E-Mail-Konfiguration, Haken "Test-Modus aktiviert" plus Ihre eigene Test-Adresse) sorgt dafür, dass beim Versand alle E-Mails ausschließlich an diese Test-Adresse gehen - echte Eltern erhalten währenddessen nichts. Im Betreff erscheint zusätzlich "[TEST-MODUS]", und im Text ein Banner, an wen die E-Mail eigentlich gegangen wäre. Das PDF wird dabei ganz normal generiert, sodass der Test wirklich vollständig ist. Wir empfehlen, vor jedem größeren Versand 2-3 Kinder testweise zu markieren und zu prüfen: Ist das richtige PDF angehängt, stimmen QR-Code und Code, sind die Platzhalter korrekt ersetzt, funktioniert der Link? Erst danach den Test-Modus deaktivieren und den echten Versand starten.

Beide Wege führen zum selben Ziel, unterscheiden sich aber in Tempo und Reichweite. Der Druck (Tab "Kinder" > "Listen drucken" > "Online-Anmeldung drucken") erreicht wirklich alle Eltern zu 100 %, braucht aber Papier, Zeit zum Verteilen und ein größeres Verlustrisiko - ein Zettel kann in der Schultasche verschwinden. Der E-Mail-Versand (Rechtsklick auf markierte Kinder > "Online-Codes per E-Mail versenden") ist deutlich schneller, benötigt aber eine hinterlegte E-Mail-Adresse beim Kind und funktioniert deshalb nur bei einem Teil der Eltern. Beide Varianten senden inhaltlich denselben Brief inklusive individuellem QR-Code und Code zum Abtippen; beim E-Mail-Versand ist der Code zusätzlich direkt kopierbar. In der Praxis bewährt sich eine Kombination: E-Mail für die Eltern mit hinterlegter Adresse, Druck als Ergänzung für den Rest.

Der Freischaltcode ist ein 20-stelliger Code im Format XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX, mit dem Eltern ohne eigenen Account auf die Online-Anmeldung ihres Kindes zugreifen. Er wird automatisch erzeugt, sobald Sie ihn erstmals verwenden (z. B. beim Drucken der Elternbriefe oder beim Veröffentlichen), bleibt danach dauerhaft gültig - auch über Schuljahre hinweg - und ist in Tab "Kinder", Spalte "Online-Code" einsehbar. Jeder Code wird zufällig erzeugt und lässt sich weder aus dem Schul- noch aus dem Kindnamen ableiten oder erraten; bei 20 Zeichen aus einem großen Zeichenvorrat ist Durchprobieren praktisch aussichtslos. Zwei Kinder erhalten nie denselben Code, selbst schulübergreifend nicht - im rechnerisch fast ausgeschlossenen Fall einer Dopplung erzeugt das System automatisch einen neuen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Hinweis für Bestandskunden: Früher wurden Codes nach einem festen Rechenverfahren aus Schul- und Kindname erzeugt, neue Kinder bekommen jetzt einen echten Zufallscode - bereits gedruckte oder verschickte alte Codes bleiben aber weiterhin gültig, ein Neudruck ist nicht nötig.

Als Faustregel gilt: Häkchen bei "Öffentlich" setzen Sie bei allem, was Eltern frei wählen sollen - also AGs, Wahlkurse und Zusatzangebote. Kein Häkchen setzen Sie bei Angeboten, die die Schule ohnehin fest zuteilt, etwa Betreuung bis 13 Uhr, Mittagessen oder eine verpflichtende Lernzeit. Der Hintergrund: Pflicht-Angebote weisen Sie klassenweise zu, bevor Sie online veröffentlichen - Eltern wählen dann online ausschließlich die optionalen AGs dazu, ohne versehentlich mit der festen Grundstruktur zu kollidieren.