Planer Support Forum

Bevor Sie den Rechner neu starten, versuchen Sie zunächst, das Programm über den Task-Manager sauber zu beenden: Strg+Umschalt+Esc öffnet den Task-Manager, dort den Prozess "GTPUI.exe" suchen und über "Task beenden" schließen. Das ist deutlich schonender für die Datenbank als ein harter Neustart des gesamten Rechners.

Starten Sie den Ganztagsplaner danach neu. Kommt beim nächsten Start die Meldung "Datenbank ist in Verwendung", obwohl Sie den Prozess bereits beendet haben, prüfen Sie bei einer Netzwerkinstallation zusätzlich, ob an einem anderen Arbeitsplatz im selben Netzwerk noch eine Instanz offen ist - dort ebenfalls schließen, dann erneut versuchen.

Die Anmeldung im Kollegiums-Dashboard ist aus Sicherheitsgründen auf 12 Stunden begrenzt. Erscheint beim Speichern die Meldung "Sitzung abgelaufen", wurde die zuletzt eingegebene Änderung tatsächlich noch nicht gespeichert - sie ist also nicht verloren, muss aber nach der erneuten Anmeldung einmal wiederholt eingegeben werden.

Klicken Sie einfach auf den Link in der Hinweismeldung, melden Sie sich erneut an und tragen Sie die letzte Eingabe (z.B. eine Anwesenheits-Änderung) noch einmal ein. Um das künftig zu vermeiden, empfiehlt es sich bei länger geöffneten Dashboard-Tabs, zwischendurch einmal neu zu laden, besonders wenn zwischen zwei Eingaben viele Stunden liegen.

Die Dateiablage lehnt einen Upload aus gutem Grund ab, wenn Format oder Größe nicht passen: Erlaubt sind ausschließlich PDF, PNG, JPG, DOCX und XLSX, jeweils bis maximal 10 MB pro Datei. Andere Dateitypen - etwa ZIP oder ausführbare Dateien wie EXE - werden aus Sicherheitsgründen grundsätzlich abgewiesen, unabhängig von der Größe.

Wenn Ihr Dokument größer als 10 MB ist, hilft meist eine PDF-Komprimierung vor dem Hochladen (viele kostenlose Online-Tools oder auch die Druckfunktion "Als PDF speichern" mit reduzierter Qualität leisten das). Bei falschem Format prüfen Sie, ob eine Konvertierung z.B. von einem Bildformat in PDF sinnvoller ist als der Originaltyp.

Diese Meldung erscheint im Zuordnungsschritt des Imports, wenn das System keine Spalte in Ihrer Datei automatisch dem Pflichtfeld "Vorname" zuordnen konnte - meist, weil die Spaltenüberschrift stark vom erwarteten Namen abweicht. Die automatische Erkennung ist zwar tolerant und verzeiht auch Tippfehler oder leichte Abweichungen wie "Vor-Name", stößt bei völlig anderen Bezeichnungen aber an ihre Grenzen.

Schauen Sie im Zuordnungsdialog nach, ob die Spalte mit den Vornamen als "nicht zugeordnet" angezeigt wird, und ordnen Sie sie manuell per Dropdown dem Feld "Vorname" zu. Das Gleiche gilt entsprechend für "Nachname" - beide Felder sind für jede Zeile zwingend erforderlich, leere Werte führen ebenfalls zum Importfehler.

Das ist ein klassisches Kodierungsproblem, kein Datenfehler: Der Import erwartet UTF-8-Kodierung, unterstützt zur Sicherheit aber auch ISO-8859-1. Wurde die CSV-Datei jedoch in einer anderen Kodierung gespeichert oder als UTF-8 interpretiert, obwohl sie eigentlich ISO-8859-1 ist (oder umgekehrt), werden deutsche Umlaute und ß falsch dargestellt.

Öffnen Sie die Ursprungsdatei in einem Texteditor (z.B. Notepad++ oder VS Code) und speichern Sie sie explizit mit der Kodierung "UTF-8" neu, bevor Sie den Import erneut starten. Bei einem Export aus Excel achten Sie darauf, "CSV UTF-8" statt einfach "CSV" als Dateityp zu wählen - Excel speichert unter der einfachen CSV-Option häufig in einer anderen Kodierung.

Beim Import aus DaNiS (für niedersächsische Schulen) sind zwei Ursachen besonders häufig: Erstens das Dateiformat - der Import erwartet die ZIP-Datei genau so, wie sie aus DaNiS exportiert wurde, nicht eine daraus entpackte oder umbenannte Datei. Zweitens die Klassenstruktur - legen Sie die betroffenen Klassen im Ganztagsplaner idealerweise vor dem Import an, auch wenn das System beim Import anbietet, fehlende Klassen automatisch zu erstellen.

Bricht der Import trotz korrektem ZIP-Format und angelegten Klassen weiterhin ab, notieren Sie sich die genaue Fehlermeldung (am besten als Screenshot) und wenden Sie sich damit an den Support - ohne die genaue Meldung lässt sich die Ursache aus der Ferne kaum eingrenzen.

Wenn nach dem Klick auf "Online veröffentlichen" nichts im Eltern-Portal ankommt, prüfen Sie zuerst die Internetverbindung des Rechners, von dem aus veröffentlicht wurde - ohne bestehende Verbindung zum Server kann keine Synchronisation stattfinden.

Danach kontrollieren Sie, ob die betreffenden Angebote überhaupt mit dem Häkchen "Öffentlich" markiert sind - nur so markierte Angebote werden bei der Veröffentlichung berücksichtigt, alle anderen bleiben bewusst unsichtbar für Eltern. Ein häufiger Grund ist schlicht, dass dieses Häkchen beim Anlegen des Angebots vergessen wurde.

Bleibt das Problem trotz bestehender Verbindung und korrekt gesetztem Häkchen bestehen, kontaktieren Sie den Support - im Zweifel mit einem Diagnose-Paket (Tab "Über" > "Diagnose erstellen").

Wenn F4 keine Wirkung zeigt, prüfen Sie diese drei Punkte der Reihe nach: Erstens, ist überhaupt ein Angebot als Kopierquelle markiert - eine Zelle muss blau hinterlegt sein, bevor Sie F4 nutzen können. Zweitens, befinden Sie sich im Erfassungsdialog eines Kindes bzw. in der Tabellenansicht, in der der Kopiermodus aktiv geschaltet werden kann, und nicht z.B. in einem anderen Tab. Drittens, ist der Kopiermodus überhaupt aktiviert (Button "Kopieren aktivieren" oder F4 im Erfassungsdialog gedrückt) - ohne aktivierten Modus hat ein Klick auf andere Kinder keine Wirkung.

Wenn alle drei Punkte stimmen und es weiterhin nicht funktioniert, kann ein Neustart des Programms helfen, bevor Sie sich beim Support melden.

Diese Meldung deutet fast immer auf fehlende Schreibrechte auf dem Datenbank-Ordner hin, nicht auf ein Problem mit dem Ganztagsplaner selbst. Prüfen Sie zuerst, ob der angemeldete Windows-Benutzer Schreibrechte auf den freigegebenen Netzwerkordner hat, in dem die Datenbankdatei liegt.

Bei einer Netzwerkinstallation mit mehreren Arbeitsplätzen lohnt es sich, das mit der zuständigen IT-Administration zu klären - oft reicht eine korrigierte Freigabeberechtigung. Sollte das kurzfristig nicht möglich sein, können Sie die Datenbank notfalls auf einen lokalen Pfad verschieben, um weiterzuarbeiten - das ist allerdings nur eine Übergangslösung, da dann kein gemeinsamer Zugriff mehrerer Arbeitsplätze mehr möglich ist.

Die Feed-URL für Ankündigungen wird laut Handbuch nur im Dialog "Ausfall melden" angezeigt - und zwar erst nach dem Veröffentlichen einer neuen Meldung. Wer die Adresse verlegt hat, muss also eine neue (unter Umständen unnötige) Meldung veröffentlichen, nur um erneut an die Adresse zu kommen.

Ein eigener, jederzeit erreichbarer Button "Feed-Adresse anzeigen/kopieren" - unabhängig vom eigentlichen Veröffentlichen-Vorgang, etwa in den Online-Einstellungen - würde diesen Umweg vermeiden.

Die "Heute"-Übersicht im Dashboard zeigt zwar jederzeit, welche Kinder für den Tag noch nichts gewählt haben - das Team muss die Seite dafür aber aktiv öffnen und prüfen. Eine Push-Benachrichtigung (das Dashboard nutzt bereits Web-Push für andere Zwecke), die morgens automatisch informiert, wenn zu einer bestimmten Uhrzeit noch eine relevante Anzahl Kinder ohne Tageswahl dasteht, würde diesen täglichen manuellen Kontrollschritt überflüssig machen.

Klicken Sie im Dashboard auf "Anwesenheit" und tragen Sie oben unter "Ihr Name (Pflichtfeld)" Ihren Namen ein - er wird auf diesem Gerät gemerkt und beim nächsten Mal automatisch vorausgefüllt. Über einen Klick auf eine Klasse grenzen Sie die Liste ein, über "Kind suchen" finden Sie ein einzelnes Kind gezielt.

In der Zeile eines Kindes klicken Sie auf "Anwesend", "Abwesend" oder "Abgeholt". Bei "Abwesend" erscheint zusätzlich ein Feld "Grund" mit anklickbaren Chips wie "krank" oder freier Texteingabe, bei "Abgeholt" wird automatisch die aktuelle Uhrzeit eingetragen, die sich bei Bedarf korrigieren lässt. Für mehrere Kinder auf einmal setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Zeilen und nutzen "Auswahl: Anwesend" (oder Abwesend/Abgeholt) statt jedes Kind einzeln anzuklicken. Erfolgreich gespeichert erkennen Sie an den aktualisierten Kennzahlen-Kacheln oben und dem farbigen Badge beim Kind.

Die Startseite des Dashboards zeigt vier Kacheln mit den wichtigsten Kennzahlen des Tages - Tagesangebote, "Noch nicht gewählt", Mittag und Angebote. Jede Kachel führt per Klick direkt zum passenden Abschnitt weiter unten:

• Tagesangebote: heute wählbare Angebote mit Belegung, über Filter-Pills z. B. auf "Mit freien Plätzen" eingrenzbar
• Noch nicht gewählt: Kinder, bei denen für heute noch etwas fehlt (Tageswahl, Mittag oder Angebote)
• Mittag: die Mittagsgruppen für Küche und Mensa
• Angebote: die heutigen Ganztagsangebote mit Lehrkraft, Raum und Teilnehmerzahl

Die Übersicht eignet sich damit gut für einen schnellen Morgen-Check, bevor der Betreuungsalltag losgeht.

Es gibt bewusst keinen eigenen Menü-Reiter dafür. Der Einstieg erfolgt über einen Ribbon-Button auf der Seite "Anwesenheiten": Klicken Sie oben im Ribbon auf "Kollegiums-Dashboard" - es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab unter der Adresse /kollegium. Die Web-Version ist dabei optisch identisch mit dem on-premise Dashboard, läuft aber direkt im Browser ohne separate Installation.

Ein paar Kürzel lohnen sich besonders im Alltag:

• F4: Angebot kopieren im Erfassungsdialog - die mit Abstand wichtigste Funktion für schnelle Massenerfassung
• Strg+S: Speichern in Dialogen, Strg+F: Suchen in Tabellen, Esc: Dialog schließen
• Strg+Klick: Mehrfachauswahl in Tabellen, Umschalt+Klick: Bereich auswählen, Strg+A: alles auswählen
• Strg+1 bis Strg+9: direkt zwischen den Haupttabs wechseln (1 = Kinder, 2 = Lehrkräfte usw.)

Gerade die Kombination aus F4 und Mehrfachauswahl per Umschalt+Klick beschleunigt die Erfassung bei größeren Schülerzahlen erheblich gegenüber dem reinen Klicken mit der Maus.

Damit wir Ihnen möglichst schnell helfen können, halten Sie bitte drei Dinge bereit, bevor Sie support@ganztagsplaner.de kontaktieren: die Versionsnummer (zu finden im Tab "Über"), einen Screenshot der genauen Fehlermeldung sowie ein Diagnose-Paket. Letzteres erstellen Sie über Tab "Über" > "Diagnose erstellen" - das Programm erzeugt daraus eine ZIP-Datei, die Sie einfach an Ihre Support-Anfrage anhängen. Je vollständiger diese drei Angaben sind, desto zielgerichteter können wir das Problem eingrenzen.

Diese Meldung erscheint, wenn noch eine andere Instanz des Programms auf dieselbe Datenbank zugreift - meist, weil ein vorheriger Prozess nicht sauber beendet wurde. Schließen Sie zunächst alle offenen Instanzen des Programms. Hilft das nicht, öffnen Sie den Task-Manager (Strg+Umschalt+Esc) und beenden Sie den Prozess "GTPUI.exe" manuell, bevor Sie das Programm neu starten. Bei einer Netzwerk-Datenbank kann die Meldung auch auftreten, wenn ein Kollege an einem anderen Rechner gerade parallel arbeitet - hier hilft nur kurz warten oder Rücksprache halten.

Prüfen Sie zunächst, ob die Datenbank überhaupt erreichbar ist - liegt sie auf einem Netzlaufwerk, muss der Server online und der Pfad korrekt sein. Hilft das nicht weiter, lässt sich ein vorhandenes Backup über "Datenmanagement" > "Backup laden" wiederherstellen.

Als letzte Möglichkeit bei hartnäckigen Problemen: Programm deinstallieren, neu installieren und anschließend das letzte Backup wiederherstellen. Halten Sie für eine Support-Anfrage in jedem Fall Versionsnummer und ein Diagnose-Paket (Tab "Über" > "Diagnose erstellen") bereit, das erleichtert die Ferndiagnose erheblich.

Dafür gibt es einen eigenen Filter: Tab "Kinder" > Dropdown "Filter" > "Kinder nach Angebotstyp-Kombination filtern (hat X, aber nicht Y)". Wählen Sie oben "Mittagessen" und unten "Betreuung" - Sie erhalten alle Kinder mit Mittagessen, aber ohne Betreuung. Für die umgekehrte Frage (Betreuung, aber kein Mittagessen) tauschen Sie einfach die beiden Felder.

Ausgewertet wird dabei immer die gesamte Woche, nicht nur ein einzelner Tag - ein Kind, das an mindestens einem Wochentag die erste, aber an keinem Tag die zweite Angebotsart hat, erscheint in der Trefferliste.

F4 ist die Kopier-Funktion für Angebots-Zuweisungen im Erfassungsdialog: Sie markieren ein Angebot und übertragen es per F4 gezielt auf weitere Kinder oder Tage, statt jede Zuweisung einzeln von Hand einzutippen. Der Zeitunterschied ist bei größeren Schülerzahlen erheblich - wo eine komplett manuelle Erfassung schnell im zweistelligen Stundenbereich liegt, lässt sich derselbe Bestand mit eingeübter F4-Nutzung in einem Bruchteil der Zeit erfassen, gerade wenn viele Kinder dieselbe Grundkombination aus Betreuung, Mittagessen und Lernzeit haben.

Die empfohlene Vorgehensweise: Zunächst importieren, dann ein Kind jeder Kategorie vollständig von Hand erfassen, den Rest per F4 kopieren und nur echte Einzelfälle anschließend manuell nacharbeiten.