Planer Support Forum

Wenn nach dem Klick auf "Online veröffentlichen" nichts im Eltern-Portal ankommt, prüfen Sie zuerst die Internetverbindung des Rechners, von dem aus veröffentlicht wurde - ohne bestehende Verbindung zum Server kann keine Synchronisation stattfinden. Danach kontrollieren Sie, ob die betreffenden Angebote überhaupt mit dem Häkchen "Öffentlich" markiert sind - nur so markierte Angebote werden bei der Veröffentlichung berücksichtigt, alle anderen bleiben bewusst unsichtbar für Eltern. Ein häufiger Grund ist schlicht, dass dieses Häkchen beim Anlegen des Angebots vergessen wurde. Bleibt das Problem trotz bestehender Verbindung und korrekt gesetztem Häkchen bestehen, kontaktieren Sie den Support - im Zweifel mit einem Diagnose-Paket (Tab "Über" > "Diagnose erstellen").

Wenn F4 keine Wirkung zeigt, prüfen Sie diese drei Punkte der Reihe nach: Erstens, ist überhaupt ein Angebot als Kopierquelle markiert - eine Zelle muss blau hinterlegt sein, bevor Sie F4 nutzen können. Zweitens, befinden Sie sich im Erfassungsdialog eines Kindes bzw. in der Tabellenansicht, in der der Kopiermodus aktiv geschaltet werden kann, und nicht z.B. in einem anderen Tab. Drittens, ist der Kopiermodus überhaupt aktiviert (Button "Kopieren aktivieren" oder F4 im Erfassungsdialog gedrückt) - ohne aktivierten Modus hat ein Klick auf andere Kinder keine Wirkung. Wenn alle drei Punkte stimmen und es weiterhin nicht funktioniert, kann ein Neustart des Programms helfen, bevor Sie sich beim Support melden.

Diese Meldung deutet fast immer auf fehlende Schreibrechte auf dem Datenbank-Ordner hin, nicht auf ein Problem mit dem Ganztagsplaner selbst. Prüfen Sie zuerst, ob der angemeldete Windows-Benutzer Schreibrechte auf den freigegebenen Netzwerkordner hat, in dem die Datenbankdatei liegt. Bei einer Netzwerkinstallation mit mehreren Arbeitsplätzen lohnt es sich, das mit der zuständigen IT-Administration zu klären - oft reicht eine korrigierte Freigabeberechtigung. Sollte das kurzfristig nicht möglich sein, können Sie die Datenbank notfalls auf einen lokalen Pfad verschieben, um weiterzuarbeiten - das ist allerdings nur eine Übergangslösung, da dann kein gemeinsamer Zugriff mehrerer Arbeitsplätze mehr möglich ist.

Die Feed-URL für Ankündigungen wird laut Handbuch nur im Dialog "Ausfall melden" angezeigt - und zwar erst nach dem Veröffentlichen einer neuen Meldung. Wer die Adresse verlegt hat, muss also eine neue (unter Umständen unnötige) Meldung veröffentlichen, nur um erneut an die Adresse zu kommen. Ein eigener, jederzeit erreichbarer Button "Feed-Adresse anzeigen/kopieren" - unabhängig vom eigentlichen Veröffentlichen-Vorgang, etwa in den Online-Einstellungen - würde diesen Umweg vermeiden.

Die "Heute"-Übersicht im Dashboard zeigt zwar jederzeit, welche Kinder für den Tag noch nichts gewählt haben - das Team muss die Seite dafür aber aktiv öffnen und prüfen. Eine Push-Benachrichtigung (das Dashboard nutzt bereits Web-Push für andere Zwecke), die morgens automatisch informiert, wenn zu einer bestimmten Uhrzeit noch eine relevante Anzahl Kinder ohne Tageswahl dasteht, würde diesen täglichen manuellen Kontrollschritt überflüssig machen.

Klicken Sie im Dashboard auf "Anwesenheit" und tragen Sie oben unter "Ihr Name (Pflichtfeld)" Ihren Namen ein - er wird auf diesem Gerät gemerkt und beim nächsten Mal automatisch vorausgefüllt. Über einen Klick auf eine Klasse grenzen Sie die Liste ein, über "Kind suchen" finden Sie ein einzelnes Kind gezielt. In der Zeile eines Kindes klicken Sie auf "Anwesend", "Abwesend" oder "Abgeholt". Bei "Abwesend" erscheint zusätzlich ein Feld "Grund" mit anklickbaren Chips wie "krank" oder freier Texteingabe, bei "Abgeholt" wird automatisch die aktuelle Uhrzeit eingetragen, die sich bei Bedarf korrigieren lässt. Für mehrere Kinder auf einmal setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Zeilen und nutzen "Auswahl: Anwesend" (oder Abwesend/Abgeholt) statt jedes Kind einzeln anzuklicken. Erfolgreich gespeichert erkennen Sie an den aktualisierten Kennzahlen-Kacheln oben und dem farbigen Badge beim Kind.

Die Startseite des Dashboards zeigt vier Kacheln mit den wichtigsten Kennzahlen des Tages - Tagesangebote, "Noch nicht gewählt", Mittag und Angebote. Jede Kachel führt per Klick direkt zum passenden Abschnitt weiter unten: Tagesangebote: heute wählbare Angebote mit Belegung, über Filter-Pills z. B. auf "Mit freien Plätzen" eingrenzbar Noch nicht gewählt: Kinder, bei denen für heute noch etwas fehlt (Tageswahl, Mittag oder Angebote) Mittag: die Mittagsgruppen für Küche und Mensa Angebote: die heutigen Ganztagsangebote mit Lehrkraft, Raum und Teilnehmerzahl Die Übersicht eignet sich damit gut für einen schnellen Morgen-Check, bevor der Betreuungsalltag losgeht.

Es gibt bewusst keinen eigenen Menü-Reiter dafür. Der Einstieg erfolgt über einen Ribbon-Button auf der Seite "Anwesenheiten": Klicken Sie oben im Ribbon auf "Kollegiums-Dashboard" - es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab unter der Adresse /kollegium. Die Web-Version ist dabei optisch identisch mit dem on-premise Dashboard, läuft aber direkt im Browser ohne separate Installation.

Ein paar Kürzel lohnen sich besonders im Alltag: F4: Angebot kopieren im Erfassungsdialog - die mit Abstand wichtigste Funktion für schnelle Massenerfassung Strg+S: Speichern in Dialogen, Strg+F: Suchen in Tabellen, Esc: Dialog schließen Strg+Klick: Mehrfachauswahl in Tabellen, Umschalt+Klick: Bereich auswählen, Strg+A: alles auswählen Strg+1 bis Strg+9: direkt zwischen den Haupttabs wechseln (1 = Kinder, 2 = Lehrkräfte usw.) Gerade die Kombination aus F4 und Mehrfachauswahl per Umschalt+Klick beschleunigt die Erfassung bei größeren Schülerzahlen erheblich gegenüber dem reinen Klicken mit der Maus.

Damit wir Ihnen möglichst schnell helfen können, halten Sie bitte drei Dinge bereit, bevor Sie support@ganztagsplaner.de kontaktieren: die Versionsnummer (zu finden im Tab "Über"), einen Screenshot der genauen Fehlermeldung sowie ein Diagnose-Paket. Letzteres erstellen Sie über Tab "Über" > "Diagnose erstellen" - das Programm erzeugt daraus eine ZIP-Datei, die Sie einfach an Ihre Support-Anfrage anhängen. Je vollständiger diese drei Angaben sind, desto zielgerichteter können wir das Problem eingrenzen.

Diese Meldung erscheint, wenn noch eine andere Instanz des Programms auf dieselbe Datenbank zugreift - meist, weil ein vorheriger Prozess nicht sauber beendet wurde. Schließen Sie zunächst alle offenen Instanzen des Programms. Hilft das nicht, öffnen Sie den Task-Manager (Strg+Umschalt+Esc) und beenden Sie den Prozess "GTPUI.exe" manuell, bevor Sie das Programm neu starten. Bei einer Netzwerk-Datenbank kann die Meldung auch auftreten, wenn ein Kollege an einem anderen Rechner gerade parallel arbeitet - hier hilft nur kurz warten oder Rücksprache halten.

Prüfen Sie zunächst, ob die Datenbank überhaupt erreichbar ist - liegt sie auf einem Netzlaufwerk, muss der Server online und der Pfad korrekt sein. Hilft das nicht weiter, lässt sich ein vorhandenes Backup über "Datenmanagement" > "Backup laden" wiederherstellen. Als letzte Möglichkeit bei hartnäckigen Problemen: Programm deinstallieren, neu installieren und anschließend das letzte Backup wiederherstellen. Halten Sie für eine Support-Anfrage in jedem Fall Versionsnummer und ein Diagnose-Paket (Tab "Über" > "Diagnose erstellen") bereit, das erleichtert die Ferndiagnose erheblich.

Dafür gibt es einen eigenen Filter: Tab "Kinder" > Dropdown "Filter" > "Kinder nach Angebotstyp-Kombination filtern (hat X, aber nicht Y)". Wählen Sie oben "Mittagessen" und unten "Betreuung" - Sie erhalten alle Kinder mit Mittagessen, aber ohne Betreuung. Für die umgekehrte Frage (Betreuung, aber kein Mittagessen) tauschen Sie einfach die beiden Felder. Ausgewertet wird dabei immer die gesamte Woche, nicht nur ein einzelner Tag - ein Kind, das an mindestens einem Wochentag die erste, aber an keinem Tag die zweite Angebotsart hat, erscheint in der Trefferliste.

F4 ist die Kopier-Funktion für Angebots-Zuweisungen im Erfassungsdialog: Sie markieren ein Angebot und übertragen es per F4 gezielt auf weitere Kinder oder Tage, statt jede Zuweisung einzeln von Hand einzutippen. Der Zeitunterschied ist bei größeren Schülerzahlen erheblich - wo eine komplett manuelle Erfassung schnell im zweistelligen Stundenbereich liegt, lässt sich derselbe Bestand mit eingeübter F4-Nutzung in einem Bruchteil der Zeit erfassen, gerade wenn viele Kinder dieselbe Grundkombination aus Betreuung, Mittagessen und Lernzeit haben. Die empfohlene Vorgehensweise: Zunächst importieren, dann ein Kind jeder Kategorie vollständig von Hand erfassen, den Rest per F4 kopieren und nur echte Einzelfälle anschließend manuell nacharbeiten.

Ein bewährter Rhythmus orientiert sich am Schuljahresstart: Im August Klassen anlegen, Lehrkräfte aktualisieren und Angebote planen. In der ersten Septemberwoche den Schüler-Import durchführen, in der zweiten die Angebote im System anlegen und bei den frei wählbaren AGs das Häkchen "Öffentlich" setzen. In der dritten Woche online veröffentlichen und Elternbriefe drucken, in der vierten und fünften Woche die Anmeldungen verfolgen und bei Bedarf erinnern. In der sechsten Woche die Anmeldungen importieren und Laufzettel drucken. Von Oktober bis Juni laufen dann nur noch laufende Anpassungen - der große Erfassungsaufwand konzentriert sich also bewusst auf die ersten sechs Schulwochen.

Backups landen aktuell als lokale .gtp-Datei, die Sie selbst an einen sicheren Ort (externe Festplatte, Netzlaufwerk oder manuell auf Cloud-Speicher) verschieben müssen - das Handbuch empfiehlt ausdrücklich, Backups nicht nur lokal zu halten, macht die Umsetzung aber zur Aufgabe der Schule. Eine optionale, direkt im Backup-Dialog konfigurierbare Anbindung an gängige Cloud-Speicher (z. B. per WebDAV oder einen verschlüsselten Upload) würde die 3-2-1-Backup-Regel automatisieren, statt sie der manuellen Disziplin des Sekretariats zu überlassen.

Wenn Sie zum Ausprobieren mit der Musterschule gestartet sind und jetzt mit echten Daten weitermachen möchten, gibt es dafür "Datenmanagement" > "Alle Daten löschen" mit den Optionen "Alle Schüler löschen", "Alle Angebote löschen" oder "Alles löschen" für einen kompletten Neustart. Diese Aktion lässt sich nicht rückgängig machen und verlangt deshalb eine mehrfache Bestätigung. In der Weboberfläche finden Sie unter "Datenmanagement" in der Gruppe "Demo & Bereinigung" die Funktion "Daten zurücksetzen": Sie löscht Kinder, Klassen, Lehrkräfte, Angebote, Wochenpläne, Tagesangebote, Anwesenheiten und Abholberechtigungen - Benutzerkonten und Einstellungen bleiben dabei ausdrücklich erhalten. Zur Sicherheit muss erst der Schalter "Ja, ich möchte wirklich alle Daten löschen" aktiviert werden, bevor der rote Lösch-Button überhaupt anklickbar ist. Wer vorher sichern möchte, nutzt auf derselben Seite "Aktuellen Datenbestand sichern" als Excel-Export.

Beides hat seine Berechtigung, je nach Präferenz. Der klassische Jahreswechsel in derselben Datenbank ist der schnellere Weg: Stammdaten, Lehrkräfte und Angebote bleiben erhalten, nur die Wochenpläne werden geleert. Die Alternative - eine komplett neue Datenbank pro Schuljahr, mit Archivierung der alten (z. B. Umbenennen in "db_2024-2025.gtp") - bedeutet einen saubereren Neustart und schließt aus, dass versehentlich alte Daten mit hineinspielen, kostet dafür aber deutlich mehr Zeit (grob 1-2 Stunden), weil Stammdaten und Angebote neu importiert bzw. angelegt werden müssen. Für die meisten Schulen ist der reguläre Jahreswechsel der praktikablere Weg; ein kompletter Neustart lohnt sich vor allem, wenn ohnehin ein Neuanfang gewünscht ist.

Nein. Der Schuljahreswechsel löscht ausschließlich die Angebots-Zuweisungen, also die Wochenpläne - nicht die Schüler selbst. Namen, Adressen und alle sonstigen Stammdaten bleiben vollständig erhalten, ebenso Klassen, Lehrkräfte und Angebote. Nach dem Wechsel starten Sie lediglich mit leeren Wochenplänen neu in die Zuweisung, während alle übrigen Daten unverändert weiterlaufen.

Der Schuljahreswechsel (Tab "Kinder" > "Jahreswechsel") bereitet Ihre Datenbank für das neue Schuljahr vor. Gelöscht werden dabei ausschließlich die Angebots-Zuweisungen aller Kinder - jedes Kind hat danach einen leeren Wochenplan. Schüler, Lehrkräfte, Klassen und Angebote selbst bleiben vollständig erhalten. Optional bietet der Dialog zusätzlich einen automatischen Klassenwechsel (1a → 2a, 2a → 3a usw. - Abgänger sollten Sie vorher manuell löschen, sonst bleiben sie in der höchsten Klasse stehen) sowie das Zurückziehen der Online-Daten (Angebote offline nehmen, Anmeldungen löschen, Codes deaktivieren). Ein Backup wird dabei standardmäßig automatisch mit erstellt. Empfohlener Zeitpunkt ist Ende Juli/Anfang August, nach dem letzten Schultag und vor Beginn des neuen Schuljahres.