Planer Support Forum

Öffnen Sie das betreffende Kind per Doppelklick zum Bearbeiten. In der linken Spalte, direkt unter dem Feld 'E-Mail (Eltern)', finden Sie den Bereich 'Abholberechtigte' mit einem '+ Hinzufügen'-Button. Im sich öffnenden Dialog tragen Sie Name (Pflichtfeld), optional das Verhältnis zum Kind (z.B. 'Oma', 'Tagesmutter'), eine Telefonnummer sowie eine freie Notiz ein - etwa 'Holt montags und mittwochs ab' oder 'Nur nach telefonischer Ankündigung durch die Eltern'. Nach 'Übernehmen' erscheint die Person als blauer Chip; ein Klick darauf öffnet sie erneut zum Bearbeiten, das × entfernt sie wieder. Wichtig: Gespeichert wird das Ganze erst zusammen mit dem Kind, vergessen Sie also am Ende nicht den Button 'Speichern'. Die Betreuung sieht diese Angaben auf der Anwesenheitsseite des Kollegiums-Dashboards, inklusive antippbarem Anruf-Link zur Telefonnummer. Auf gedruckten Listen wie dem Laufzettel erscheinen die Abholberechtigten bewusst nicht, damit die Angaben nicht als Zettel verloren gehen können - die Daten bleiben grundsätzlich in Ihrer lokalen Schul-Datenbank und werden nie an die Eltern-App oder ins Internet übertragen.

Die bestehende Rückgängig-Funktion (Strg+Z) macht laut Handbuch ausdrücklich nur die jeweils letzte Aktion rückgängig - egal ob Angebots-Zuweisung, F4-Kopiervorgang oder eine noch nicht gespeicherte Löschung. Bei einer Kette mehrerer schneller Änderungen, z.B. während einer F4-Kopierserie auf eine ganze Klasse, lässt sich damit nur der allerletzte Schritt zurücknehmen. Eine mehrstufige Undo-Historie (mehrere Schritte zurück, ähnlich wie in Office-Anwendungen üblich) würde das Risiko deutlich senken, bei einem Bedienfehler mitten in einer Massenzuweisung stundenlange manuelle Korrekturarbeit zu haben. Denkbar wäre z.B. eine kurze Liste der letzten 5-10 Aktionen mit der Möglichkeit, gezielt zu einem früheren Stand zurückzuspringen.

Ja, das ist problemlos möglich - z. B. wenn Sie nach der ersten Meldung noch fehlende Eltern-E-Mail-Adressen nachgetragen haben. Zu beachten ist nur: Bereits versendete E-Mails werden dabei nicht zurückgeholt, die betroffenen Eltern erhalten die Ausfallmeldung dann einfach ein zweites Mal. Im Online-Ankündigungs-Feed erscheinen ohnehin nur die Organisationsinformationen (Angebot, Datum, ggf. Zusatzinfo) - niemals Kindernamen oder andere personenbezogene Daten.

Wenn eine komplette Klasse denselben Wochenplan bekommen soll, ist 'Auf Klasse anwenden' meist schneller als F4, weil dabei gleich der gesamte Wochenplan eines Musterkindes übertragen wird, statt Tag für Tag einzeln zu kopieren. Erfassen Sie zunächst ein 'Muster-Kind' mit dem gewünschten kompletten Wochenplan, markieren Sie es in der Tabelle und klicken Sie im Tab 'Kinder' auf 'Auf Klasse anwenden'. Im folgenden Dialog sehen Sie alle Kinder derselben Klasse - wählen Sie die Ziel-Kinder aus (oder 'Alle auswählen'), legen Sie fest, welche Wochentage übertragen werden sollen, und entscheiden Sie zwischen 'Hinzufügen' (ergänzt bestehende Angebote) und 'Ersetzen' (überschreibt sie). Für eine 24-köpfige Klasse mit identischem Plan dauert das in der Praxis rund 10 Sekunden statt der 30 Minuten, die eine Einzelerfassung jedes Kindes kosten würde.

Dafür gibt es im Tab 'Kinder' den Button 'Bereinigen'. Er öffnet einen Dialog mit allen Kindern, die aktuell keinem einzigen Angebot zugeordnet sind - das kommt typischerweise nach einem Schuljahreswechsel vor (z.B. ehemalige Viertklässler, die zur weiterführenden Schule gewechselt sind) oder nach einem Import mit versehentlich doppelt angelegten Kindern. Sie können die Liste über das Suchfeld nach Name oder Klasse filtern und einzeln oder über 'Alle markieren' / 'Keine markieren' auswählen, welche Kinder gelöscht werden sollen. Der eigentliche Löschvorgang zeigt für jede Zeile den Fortschritt an (wartend, wird gelöscht, gelöscht, Fehler) und am Ende eine Zusammenfassung. Wichtig: Das Löschen ist endgültig. Erstellen Sie vorher ein Backup über 'Sicherung' > 'Daten Sichern', gerade wenn Sie sich bei einzelnen Karteileichen nicht ganz sicher sind. Zeigt der Dialog eine leere Liste, ist das übrigens ein gutes Zeichen - dann ist Ihre Datenbank bereits sauber.

Im Bearbeiten-Dialog eines Angebots tragen Sie im Feld "Max. Teilnehmer" eine Zahl ein, z. B. 10 für eine Entspannungs-AG. Leer bleibt das Feld unbegrenzt - das ist auch der Standard, bestehende Angebote ändern sich also nicht von selbst. Ist die Grenze gesetzt, sehen Eltern in der Online-Anmeldung die aktuelle Belegung ("3 / 10 Plätze belegt"). Ist die Gruppe voll, wird das Angebot ausgegraut und mit "Gruppe voll" markiert - eine Neuwahl ist dann nicht mehr möglich, wer aber schon drin ist, behält seinen Platz. In der Angebots-Tabelle selbst sehen Sie "Akt" (aktuelle lokale Belegung) und "Max" nebeneinander: Orange bedeutet genau voll, rot und fett bedeutet überbelegt. Wichtig: "Akt" zählt ausschließlich die lokalen Zuweisungen im Programm, nicht die online noch freien Plätze - und eine geänderte Teilnehmerzahl wird erst nach erneuter Online-Veröffentlichung wirksam.

Die Funktion "Ausfall melden" (Kapitel 5.11) ist aktuell auf jeweils ein Angebot an einem Datum ausgelegt - der Dialog fragt gezielt nach Angebot und Einzeldatum, mit Hinweis, falls das Datum nicht zum Wochentag des Angebots passt. Fällt ein Angebot z. B. wegen Lehrkraft-Erkrankung für eine ganze Woche oder über mehrere Wochen aus, muss man den Vorgang aktuell mehrfach hintereinander durchführen. Eine sinnvolle Erweiterung wäre eine Mehrfachauswahl von Terminen (z. B. "jeden Montag vom 12.08. bis 30.08.") in einem einzigen Durchlauf, inklusive einer gebündelten E-Mail statt mehrerer Einzel-Mails an dieselben Eltern. Das würde besonders bei längeren Krankheitsvertretungen oder Praktika Zeit sparen.

Sobald ein Angebot eine maximale Teilnehmerzahl hat (Feld "Max. Teilnehmer"), prüft der Ganztagsplaner bei jeder Zuweisung automatisch die aktuelle lokale Belegung - egal ob Sie einzeln in eine Zelle eintragen, F4 nutzen, "Auf Klasse anwenden", Ersetzen-Funktionen, den Wochenplan für mehrere Kinder oder einen Excel-/Online-Import verwenden. Würde die Zuweisung die Grenze überschreiten, erscheint ein Hinweis mit den Optionen "Trotzdem zuweisen" (bewusste Überbuchung) oder "Abbrechen". Bei Massenfunktionen erscheint die Warnung einmal gebündelt vor der Ausführung. Angebote ohne eingetragene Begrenzung lösen nie eine Warnung aus, und bereits bestehende Überbuchungen werden dabei nicht automatisch bereinigt - die Prüfung bezieht sich immer nur auf die gerade neu hinzukommende Zuweisung.

Wenn Ihr Schulverwaltungssystem in der unterstützten Liste steht (DaNiS, Magellan, SibankPLUS, LuSD, WinSchool, ASV-BW oder School SH), nutzen Sie am besten den passenden systemspezifischen Import über Tab 'Datenmanagement' > 'Landesspezifische Drittsysteme' - der kennt die jeweiligen Spaltennamen und Formate bereits. Für alle anderen Fälle - egal ob unbekanntes System, eigene Excel-Liste oder krumme Spaltenbezeichnungen - empfehlen wir den flexiblen CSV-Import. Der große Unterschied zum klassischen Excel-Import: Ihre Spalten müssen nicht exakt 'Nachname', 'Vorname' etc. heißen. Das System erkennt Varianten wie 'Rufname' oder 'Schülername' automatisch, toleriert sogar Tippfehler, und Sie ordnen die restlichen Spalten in einer Vorschau bequem per Dropdown zu, bevor irgendetwas importiert wird. In der Praxis spart der flexible Import gegenüber manuellem Anpassen der Quelldatei oft 20-30 Minuten pro Import.

Nein, das wird automatisch abgefangen. Bei jedem Schüler-Import - egal ob CSV, Excel, DaNiS, Magellan oder eines der anderen Formate - prüft die Import-Vorschau, ob ein Kind anhand der Kombination Vorname + Nachname + Klasse bereits in Ihrer Datenbank existiert. Erkannte Duplikate werden in der Vorschau markiert, und die Option 'Duplikate automatisch abwählen' (standardmäßig aktiv) nimmt bei diesen Zeilen das Häkchen in der Import-Spalte automatisch heraus - sie werden beim eigentlichen Import übersprungen und erhalten den Status 'Übersprungen (Duplikat)'. Sollten Sie ausnahmsweise zwei tatsächlich gleichnamige Kinder in derselben Klasse haben, die beide angelegt werden sollen, setzen Sie das Häkchen für die betreffende Zeile in der Vorschau einfach manuell wieder - Sie haben also immer die letzte Entscheidung, auch wenn die Automatik im Regelfall die richtige Wahl trifft.

Nein. Es ist derselbe persönliche Code, den das Kind auch für die Eltern-Wochenwahl hat - Sie müssen also keine neuen Codes erzeugen. Es ändert sich lediglich die im QR-Code hinterlegte Internetadresse (/tageswahl statt /angebote), und die Klasse des Kindes ist bei der Tageswahl-Karte zusätzlich fest im Code hinterlegt, damit das Kind beim Scannen direkt nur die Angebote seiner eigenen Klasse sieht - ohne Auswahl, ohne Tippfehlerrisiko.

Benutzerkonten für das Kollegiums-Dashboard legen Sie nicht im Ganztagsplaner selbst an, sondern in der separaten App GTP Dashboard Konfiguration auf dem Rechner, auf dem das Dashboard läuft. Öffnen Sie dort Schritt 4 "Dashboard-Benutzer & Anmeldung" Tragen Sie Anzeigename, Login-Name, ein Passwort mit mindestens 10 Zeichen und eine Rolle (Admin, Verwaltung oder Betreuung) ein Klicken Sie auf "Benutzer speichern" Legen Sie zuerst mindestens einen Admin-Benutzer an - erst danach lässt sich die Anmeldepflicht überhaupt aktivieren, damit Sie sich nicht versehentlich selbst aussperren. Ohne aktive Anmeldepflicht arbeitet ohnehin jeder automatisch mit den Rechten der Rolle "Verwaltung", das Dashboard bleibt also nutzbar, auch wenn Sie noch keine Konten angelegt haben.

Die Dokumentenverwaltung finden Sie unter Reiter "Schüler" > Dropdown "Online Anmeldung" > "Dokumente" (direkt neben "Einwilligungen"). Klicken Sie auf "Hinzufügen" und wählen Sie die Datei - erlaubt sind PDF, PNG, JPG, DOCX und XLSX bis 10 MB Vergeben Sie einen für Eltern verständlichen Titel, z. B. "Elternbrief Klassenfahrt Mai" Legen Sie den Bereich fest: Schule, Klasse, Angebot oder Kind - das bestimmt, wer das Dokument später sieht Setzen Sie bei sensiblen Unterlagen (z. B. Attesten) den Haken "Nur intern" - solche Dokumente lassen sich gar nicht erst veröffentlichen und verlassen die Schule nie Speichern Zum Verteilen wählen Sie das Dokument in der Liste aus und klicken auf "Online veröffentlichen". Das Programm ermittelt automatisch die berechtigten Familien und zeigt vorab, wie viele der betroffenen Kinder überhaupt einen Online-Anmeldecode haben. Über "Veröffentlichung zurückziehen" nehmen Sie ein Dokument jederzeit wieder vom Server.

Damit später nichts durcheinandergerät, empfehlen wir folgende Reihenfolge: Schulname und Schuljahr im Willkommens-Assistenten festlegen Alle Klassen anlegen Alle Lehrkräfte mit kurzen, eindeutigen Kürzeln anlegen (z.B. 'MUE' für Müller) Schülerdaten importieren (DaNiS, Magellan, flexibler CSV-Import o.ä.) oder manuell erfassen Angebote für die Woche anlegen, ebenfalls mit sprechenden Kürzeln (z.B. 'FU' für Fußball) Angebote den Kindern zuweisen - hier lohnt sich die F4-Kopierfunktion, sobald mehrere Kinder dieselben Angebote haben Laufzettel drucken Bei Bedarf Angebote online veröffentlichen und Elternbriefe mit QR-Code drucken Zum Schluss: erstes Backup erstellen Der Grund für diese Reihenfolge: Klassen und Lehrkräfte müssen existieren, bevor Sie Schüler bzw. Angebote anlegen können, da beides in Dropdown-Listen referenziert wird. Rechnen Sie für die komplette Ersteinrichtung ohne Musterdaten mit 30-45 Minuten.

Genau für solche Unstimmigkeiten gibt es im Dropdown 'Filter' die Option 'Kinder nach Angebotstyp-Kombination filtern (hat X, aber nicht Y)'. Im Dialog wählen Sie oben den Angebotstyp, den das Kind haben muss (z.B. 'Mittagessen'), und unten den Typ, den es NICHT haben darf (z.B. 'Betreuung') - die Bezeichnungen entsprechen dabei den bei Ihnen konfigurierten Namen der vier Angebotstypen. Der Filter wertet die gesamte Woche aus: Angezeigt werden alle Kinder, die den oberen Typ irgendwann in der Woche haben und den unteren Typ an keinem einzigen Tag. Wollen Sie die Prüfrichtung umdrehen, tauschen Sie einfach die beiden Felder. Das ist besonders praktisch, um vergessene Buchungen aufzuspüren - etwa Kinder, die zwar zum Mittagessen angemeldet sind, aber aus Versehen keine Nachmittagsbetreuung zugewiesen bekommen haben.

Aktuell lässt sich im Tab 'Kinder' immer nur ein Kind nach dem anderen löschen - eine echte Mehrfachlöschung über eine Markierung mehrerer Zeilen ist laut Handbuch nicht vorgesehen. Bei größeren Bereinigungen (z.B. mehrere fehlerhafte Doppel-Einträge nach einem missglückten Import) bedeutet das viele Einzelschritte. Eine sinnvolle Ergänzung wäre eine Mehrfachauswahl per Strg-Klick oder Checkbox-Spalte in der Kinder-Tabelle mit anschließendem Sammel-Löschen inklusive eines einzigen Bestätigungsdialogs - ähnlich wie es der 'Bereinigen'-Dialog für Kinder ohne Angebote bereits vormacht, nur eben für frei wählbare Kinder unabhängig vom Zuweisungsstatus. Der bestehende, bewusst strenge Bestätigungsdialog ('kann nicht rückgängig gemacht werden') könnte dabei unverändert bleiben, um die Sicherheit vor Fehlbedienung zu erhalten.

Räume werden derzeit ausschließlich als Freitextfeld direkt bei den Angeboten gepflegt - es gibt keine eigenständige Raumliste und keine automatische Prüfung, ob z.B. die Sporthalle montags um 14:30 Uhr bereits durch ein anderes Angebot belegt ist. Eine eigene Raumverwaltung mit fester Raumliste (statt Freitext) und einer einfachen Konfliktprüfung beim Anlegen oder Bearbeiten von Angeboten würde helfen, versehentliche Doppelbelegungen frühzeitig zu erkennen - gerade an Schulen mit vielen parallelen AGs und wenigen Fachräumen. Eine Wochenansicht pro Raum, ähnlich der bestehenden Laufzettel-Logik, wäre ein naheliegender nächster Schritt.

Gängige E-Mail-Anbieter begrenzen den Versand pro Tag (Gmail 500, Outlook 300 E-Mails/Tag laut Handbuch) - bei größeren Schulen mit einem Massenversand von Online-Anmeldecodes oder Elternbriefen an die gesamte Schule kann dieses Limit an einem Tag erreicht werden. Aktuell bleibt als Lösung nur, den Versand manuell in mehreren Etappen (z.B. klassenweise an verschiedenen Tagen) selbst zu organisieren. Eine eingebaute Versandwarteschlange, die bei Erreichen des Tageslimits automatisch pausiert und am Folgetag selbstständig fortsetzt, würde diesen manuellen Organisationsaufwand komplett abnehmen - inklusive einer Fortschrittsanzeige, wie viele E-Mails bereits raus sind und wie viele noch anstehen.

Das Farbschema der Oberfläche lässt sich aktuell nur pro Benutzerkonto (Weboberfläche) bzw. pro Arbeitsplatz (Desktop-Version) einstellen - eine schulweite Standardfarbe, die für alle neuen Kolleginnen und Kollegen automatisch gilt, gibt es laut Handbuch nicht. Für Schulen, die z.B. aus Corporate-Identity-Gründen ein einheitliches Erscheinungsbild auf allen Bildschirmen im Lehrerzimmer wünschen, wäre eine optionale, von der Administration festlegbare Standardfarbe sinnvoll, die neue Benutzerkonten automatisch übernehmen - individuelle Anpassung durch die einzelnen Nutzer bliebe davon natürlich unberührt und weiterhin möglich.

Dafür gibt es im Tab "Angebote" die Ribbon-Gruppe "Meldungen" mit dem Button "Ausfall melden". Voraussetzung sind eingerichtete SMTP-Einstellungen und gepflegte Eltern-E-Mail-Adressen beim jeweiligen Kind. Im Dialog wählen Sie das ausfallende Angebot, das Datum und optional eine Zusatzinformation (z. B. "Ersatz: Hausaufgabenbetreuung Raum 12"). Die Empfängerliste zeigt alle betroffenen Kinder mit Status "OK" (E-Mail vorhanden) oder "FEHLT" (keine E-Mail hinterlegt - diese Eltern müssen Sie anders informieren). Mit "E-Mails versenden" startet der Versand mit Live-Status pro Kind. Zusätzlich können Sie die Checkbox "Zusätzlich online im Ankündigungs-Feed veröffentlichen" setzen - die Meldung erscheint dann anonymisiert (ohne Kindernamen) im RSS-Feed Ihrer Schule und verschwindet nach Ablauf des Gültigkeitsdatums automatisch wieder.