Planer Support Forum

Unter "Datenmanagement" > "Backup wiederherstellen" wählen Sie die gewünschte .gtp-Datei aus. Das Programm zeigt vorab eine Vorschau (Erstellungsdatum, Anzahl Schüler, Lehrkräfte, Klassen, Angebote), damit Sie sicher sind, das richtige Backup gewählt zu haben. Wichtig: Die Wiederherstellung überschreibt Ihren aktuellen Datenbestand vollständig. Erstellen Sie deshalb vorher sicherheitshalber ein Backup des jetzigen Stands, falls Sie die Wiederherstellung später rückgängig machen möchten - das Programm weist ausdrücklich darauf hin und verlangt eine Bestätigung ("Ich habe die Warnung verstanden"), bevor der Button aktiv wird. Nach Abschluss ist ein Neustart der Anwendung nötig, den das Programm direkt anbietet.

Ein manuelles Backup erstellen Sie unter "Datenmanagement" > "Backup erstellen": Namen vergeben (z. B. "Wochenbackup_KW45"), optional eine Beschreibung, Speicherort wählen und bestätigen. Gesichert werden alle Schüler mit Zuweisungen, Klassen, Lehrkräfte, Angebote, Einstellungen sowie Online-Codes und -Status in einer kompakten .gtp-Datei. Damit Sie sich nicht selbst merken müssen, wann ein Backup fällig ist, empfiehlt sich zusätzlich das automatische Backup (Administration > Einstellungen > Backup): täglich beim Programmstart, die letzten 7 Backups aufbewahren, und zwar auf einem anderen Laufwerk als dem der Datenbank - eine externe Festplatte, ein Netzlaufwerk oder verschlüsselter Cloud-Speicher. Vor größeren Aktionen wie dem Schuljahreswechsel lohnt sich zusätzlich ein manuelles, dauerhaft aufbewahrtes Archiv-Backup.

Der E-Mail-Versand der Online-Codes läuft aktuell immer sofort nach dem Klick auf "Online-Codes versenden". Die Best-Practice-Empfehlung im Handbuch rät ausdrücklich davon ab, am Wochenende oder abends spät zu versenden, da Eltern das dann eher übersehen - das muss man sich also selbst merken und den passenden Zeitpunkt manuell abpassen. Eine Planungsfunktion, die den Versand zu einem gewählten Zeitpunkt (z. B. "Dienstag, 9:00 Uhr") automatisch auslöst, würde diese Empfehlung direkt im Werkzeug abbilden, statt sie der Erinnerung der Schule zu überlassen.

Ist ein Angebot mit hinterlegter Teilnehmerbegrenzung voll, wird es online als "Gruppe voll" gesperrt - weitere Anmeldeversuche werden schlicht abgelehnt. Eine Warteliste, in die sich interessierte Eltern stattdessen automatisch eintragen können, gibt es nicht; das Nachrücken bei Absagen anderer Kinder muss die Schule aktuell selbst organisieren. Eine optionale Wartelisten-Funktion je Angebot - mit automatischer Benachrichtigung, sobald ein Platz frei wird - würde besonders bei sehr gefragten AGs die manuelle Nachverfolgung ersetzen.

Aktuell ist die Erinnerungs-Strategie ein manueller Vorgang: Wahl-Status anzeigen, nach "Nur offene" filtern, als Excel exportieren und die Liste händisch an Klassenlehrkräfte weitergeben, die dann persönlich nachfassen. Eine direkt im System eingebaute Funktion "Erinnerung an nicht angemeldete Kinder senden" - die automatisch die hinterlegten E-Mail-Adressen der noch offenen Kinder anschreibt, mit denselben Textbausteinen wie beim Erst-Versand - würde diesen wiederkehrenden manuellen Schritt jede Anmeldephase aufs Neue ersparen.

Nein, ein erneutes "Online veröffentlichen" ist dafür nicht nötig. Korrigieren Sie das Angebot einfach ganz normal im Tab "Angebote" über Bearbeiten - Änderungen an bereits veröffentlichten Angeboten sind automatisch online sichtbar, Eltern sehen sofort die korrigierten Daten. Bereits getätigte Anmeldungen der Eltern bleiben dabei erhalten und gehen durch die Korrektur nicht verloren.

Wenn deutlich weniger als die Hälfte der Familien online angemeldet hat, helfen meist drei Schritte: Erstens die Frist verlängern und per Erinnerungsbrief noch einmal aktiv informieren. Zweitens Vor-Ort-Unterstützung anbieten, etwa einen PC im Sekretariat, an dem Eltern mit Hilfe des Codes anmelden können. Drittens die verbleibenden Fälle über ein Papier-Formular erfassen und manuell nachtragen. Fürs nächste Mal lohnt sich vorbeugend eine bessere Ankündigung auf dem Elternabend, eine kurze Live-Demo des QR-Code-Scans und die persönliche Ansprache über die Klassenlehrkräfte - Erfahrungsgemäß steigt die Online-Quote deutlich, wenn Eltern den Ablauf einmal live gesehen haben.

Kontaktieren Sie zunächst den Support unter support@ganztagsplaner.de und informieren Sie die Eltern über eine technische Störung mit verlängerter Frist. Als Überbrückung eignet sich ein einfaches Papier-Formular mit den wählbaren Angeboten pro Wochentag zum Ankreuzen - die so erfassten Wahlen tragen Sie später manuell ein oder berücksichtigen sie beim Online-Import im Modus "Hinzufügen", sobald der Server wieder erreichbar ist.

Jede Schule bekommt eine eigene, geschützte RSS-Feed-Adresse für Ankündigungen wie Ausfall-Meldungen, die Sie über "Ausfall melden" online veröffentlichen. Der Feed lässt sich zum Beispiel in die Schul-Homepage einbinden (viele Homepage-Baukästen können RSS anzeigen) oder von interessierten Eltern in einer News-App abonniert werden. Die Adresse enthält einen langen, geheimen Bestandteil und bleibt dauerhaft dieselbe - sie wird nach jeder Online-Veröffentlichung erneut angezeigt, falls Sie sie einmal verlegt haben sollten. Im Feed erscheinen ausschließlich Organisationsinformationen wie Angebot, Datum und Zusatzinfo, niemals Kindernamen; abgelaufene oder zurückgezogene Meldungen verschwinden automatisch wieder.

Ja. Auf der Bestätigungsseite nach dem Speichern der Anmeldung finden Eltern den Bereich "Termine in Ihren Kalender übernehmen" - dort gibt es sowohl einen einmaligen Download als Kalenderdatei (.ics) als auch eine Abo-Adresse zum Kopieren. Der Unterschied: Ein einmaliger .ics-Import trägt die Termine einmalig in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender ein. Wer stattdessen die Abo-Adresse in der Kalender-App hinterlegt, bekommt spätere Änderungen an der Auswahl automatisch nachgezogen - praktisch etwa nach einem AG-Wechsel, ohne dass die Familie manuell etwas anpassen muss.

Ja, die Online-Anmeldung ist als Progressive Web App (PWA) umgesetzt und lässt sich ohne App Store auf dem Smartphone installieren: Bei Android/Chrome erscheint der Hinweis "App installieren" bzw. der entsprechende Menüpunkt, bei iPhone/iPad über das Teilen-Symbol in Safari mit "Zum Home-Bildschirm", bei Windows über das Installations-Symbol in der Adressleiste. Danach liegt die Anmeldung als eigenes Symbol auf dem Startbildschirm und öffnet sich im Vollbild wie eine reguläre App - inklusive einer freundlichen Offline-Seite statt einer Browser-Fehlermeldung, falls gerade keine Internetverbindung besteht. Für die Schule ist dafür nichts weiter einzurichten; ein Hinweis im Elternbrief oder am Elternabend genügt.

Digitale Einwilligungen ersetzen den klassischen Papierzettel für Themen wie Fotoerlaubnis oder Ausflugs-Einverständnis. Öffnen Sie dazu Tab "Kinder" > Rechtsklick auf ein beliebiges Kind > "Einwilligungen" - der Dialog gilt für die gesamte Schule, unabhängig davon, bei welchem Kind Sie ihn öffnen. Im Tab "Themen" legen Sie über "Neues Thema" Titel und vollständigen Einwilligungstext an, setzen "Aktiv" und veröffentlichen mit "Auf Server veröffentlichen" - erst danach sehen Eltern das Thema online. Diese antworten mit ihrem bekannten Zugangs-Code auf der Seite "Einwilligungen" und können pro Thema zustimmen oder eine bereits erteilte Zustimmung jederzeit widerrufen, wie es die DSGVO verlangt. Den aktuellen Stand sehen Sie im Tab "Status" je Kind und Thema (zugestimmt / abgelehnt-widerrufen / noch offen), exportierbar als CSV z. B. für den Datenschutzbeauftragten. Ändern Sie den Text eines bereits veröffentlichten Themas inhaltlich, sehen Eltern, die dem alten Text zugestimmt hatten, automatisch den Hinweis "Erneute Zustimmung nötig".

Da beide mit demselben Code auf dieselbe Anmeldung zugreifen, gilt hier schlicht: Der letzte Speichervorgang gewinnt, die frühere Änderung wird überschrieben. Es gibt keine automatische Konflikterkennung oder Zusammenführung beider Eingaben. Kommt es zu widersprüchlichen Wahlen innerhalb einer Familie, ist das eine organisatorische Frage, die die Schule bzw. die Familie selbst klären muss - technisch lässt sich nicht nachvollziehen, welche Änderung von wem stammt.

Ja, mit demselben Code können Eltern ihre Wahl jederzeit erneut öffnen und anpassen - solange die Schule die Anmeldungen noch nicht importiert hat. Nach dem Import sind Änderungen der Eltern online zwar theoretisch weiter möglich, fließen aber nicht mehr automatisch in Ihre bereits übernommenen Daten ein. Deshalb empfiehlt es sich, die Online-Anmeldung nach dem Import bewusst zu beenden (siehe "Anmeldungen zurückziehen").

Dafür gibt es zwei Stufen, je nachdem, wie endgültig der Schnitt sein soll: Nur Anmeldungen zurückziehen (Tab "Kinder" > "Online-Anmeldung" > "Anmeldungen zurückziehen"): Die auf dem Server gespeicherten Wahlen werden gelöscht, die Freischaltcodes bleiben aber gültig - praktisch für einen späteren Neustart, z. B. zum Halbjahreswechsel Alles zurückziehen (Tab "Angebote" > "Alle zurückziehen"): Angebote gehen komplett offline, Codes bleiben zwar bestehen, zeigen den Eltern aber "Keine Angebote verfügbar" - typischerweise am Schuljahresende Wir empfehlen grundsätzlich, die Anmeldung nach dem Import zu beenden: Sonst können Eltern mit ihrem Code theoretisch weiter Änderungen vornehmen, die dann nicht mehr in Ihre bereits importierten Daten einfließen.

Kommen nach der ersten Veröffentlichung neue Kinder dazu, haben diese zwar bereits einen Code in Ihrer lokalen Datenbank, der aber noch nicht auf dem Anmelde-Server bekannt ist. Öffnen Sie dazu Tab "Kinder" > Dropdown "Online-Anmeldung" > "Codes anmelden". Der Dialog zeigt alle Kinder mit Codes und markiert automatisch diejenigen, die noch nicht hochgeladen wurden. Ein Klick auf "Codes hochladen" überträgt nur die fehlenden Codes - die Eltern der neuen Kinder können sich danach ganz normal online anmelden.

Beim Importieren der Online-Anmeldungen entscheidet der Modus, wie die neuen Wahlen mit bereits bestehenden Zuweisungen zusammengeführt werden: Hinzufügen (Standardfall): Bestehende Zuweisungen bleiben erhalten, die neu gewählten Angebote kommen dazu. Passend, wenn Kinder bereits Pflicht-Angebote wie Betreuung oder Mittagessen fest zugewiesen haben und Eltern online nur zusätzliche AGs wählen Überschreiben: Bestehende Zuweisungen des jeweiligen Tages werden gelöscht, nur die neu importierten bleiben stehen. Sinnvoll nur, wenn Eltern online wirklich alles inklusive Betreuung/Mittagessen selbst wählen Wichtig: Im Modus "Überschreiben" gehen alle vorher manuell eingetragenen Zuweisungen unwiderruflich verloren, die nicht Teil der Online-Wahl waren - im Zweifel also vorher ein Backup erstellen und den Modus "Hinzufügen" bevorzugen.

Am saubersten lässt sich Überbuchung von vornherein vermeiden: Hinterlegen Sie beim Angebot eine maximale Teilnehmerzahl - volle Gruppen werden dann online automatisch als "Gruppe voll" gesperrt, sodass sich gar nicht erst zu viele Kinder anmelden können. Ist es doch passiert oder wurde die Begrenzung nachträglich eingeführt, gibt es drei gängige Strategien: First-Come-First-Serve (meist am fairsten): Im Import-Dialog nach Anmeldezeitpunkt sortieren, die zuerst Angemeldeten importieren, bei den übrigen das Häkchen vor dem Import entfernen und die betroffenen Eltern über Alternativen informieren Alle importieren, danach sortieren: Zunächst alle importieren, anschließend bei den überzähligen Kindern manuell ein anderes Angebot eintragen und neue Laufzettel drucken Zweite Gruppe aufmachen: Ein weiteres Angebot mit anderem Zeitfenster anlegen und die Kinder manuell aufteilen In der Praxis ist First-Come-First-Serve meist der einfachste und am leichtesten zu kommunizierende Weg.

Dafür gibt es zwei Sichtweisen, je nachdem, was Sie wissen möchten: Pro Angebot (Tab "Angebote" > "Online ansehen"): Eine Tabelle zeigt je Angebot Kapazität und Anmeldungen mit Farbcodierung - grün bei freien Plätzen, gelb bei fast vollen, rot bei Überbuchung. Praktisch, um Überbuchungen früh zu erkennen oder zu entscheiden, ob sich eine zweite Gruppe lohnt. Pro Kind (Tab "Kinder" > "Online-Anmeldung" > "Wahl-Status anzeigen"): Eine Tabelle zeigt je Kind Status ("Angemeldet" oder "Noch offen"), Zeitpunkt und gewählte Angebote. Über die Filter "Nur offene" lässt sich gezielt eine Erinnerungsliste für die noch fehlenden Anmeldungen erstellen, z. B. für die Weitergabe an Klassenlehrkräfte.

Der Test-Modus (Administration > E-Mail-Konfiguration, Haken "Test-Modus aktiviert" plus Ihre eigene Test-Adresse) sorgt dafür, dass beim Versand alle E-Mails ausschließlich an diese Test-Adresse gehen - echte Eltern erhalten währenddessen nichts. Im Betreff erscheint zusätzlich "[TEST-MODUS]", und im Text ein Banner, an wen die E-Mail eigentlich gegangen wäre. Das PDF wird dabei ganz normal generiert, sodass der Test wirklich vollständig ist. Wir empfehlen, vor jedem größeren Versand 2-3 Kinder testweise zu markieren und zu prüfen: Ist das richtige PDF angehängt, stimmen QR-Code und Code, sind die Platzhalter korrekt ersetzt, funktioniert der Link? Erst danach den Test-Modus deaktivieren und den echten Versand starten.