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Unterrichtsbänder brauchen Sie immer dann, wenn mehrere Klassen zeitgleich unterschiedliche parallele Aktivitäten haben sollen, zum Beispiel AGs für einen Jahrgang (3A Sport-AG, 3B Kunst-AG, 3C Musik-AG gleichzeitig, damit Schüler jahrgangsübergreifend wählen können) oder Religion/Ethik parallel für mehrere Klassen. Ein Band erstellen Sie entweder direkt beim Anlegen bzw. Bearbeiten einer Unterrichtszuweisung (dort Band auswählen oder neu benennen) oder zentral über die eigene Kachel "Unterrichtsbänder" im Hauptmenü. Ordnen Sie dann alle betroffenen Zuweisungen demselben Band-Namen zu, zum Beispiel "AG Jahrgang 3" für alle drei AG-Zuweisungen. Bei der Stundenplan-Berechnung stellt das System sicher, dass alle Zuweisungen eines Bands exakt zur gleichen Zeit stattfinden - im Ergebnis etwa freitags 5. Stunde parallel Sport-AG, Kunst-AG und Musik-AG in unterschiedlichen Räumen. Tipp: Verwenden Sie sprechende Band-Namen wie "Sport-Jahrgang1" oder bei mehreren Bändern desselben Typs römische Zahlen wie "Sport-I" und "Sport-II".

Flexible Zuweisungen sind der Standard und sollten rund 90% Ihrer Zuweisungen ausmachen. Das System entscheidet dabei selbst, wann die Stunden stattfinden, berücksichtigt alle Regeln automatisch und hat dadurch die größte Chance auf einen guten Gesamt-Stundenplan. Optional können Sie Zeitpräferenzen angeben, die das System versucht, aber nicht garantiert, zu berücksichtigen. Feste Zuweisungen sollten Sie auf die restlichen rund 10% beschränken, bei denen es echte Zwänge gibt: externe Locations mit festen Buchungszeiten (z.B. ein Schwimmbad nur dienstags und donnerstags), Unterrichtsbänder, die zu bestimmten Zeiten stattfinden müssen, oder organisatorische Zwänge wie eine feste Konferenzzeit. Der Vorteil ist eine garantierte Zeitslot-Belegung, der Nachteil eine geringere Flexibilität für das System - zu viele feste Zuweisungen können eine gute Planung sogar unmöglich machen. Sie können eine Zuweisung auch teilweise fest machen, etwa 2 von 6 Deutschstunden fest auf Montag legen und die restlichen 4 flexibel lassen. Im generierten Stundenplan sind feste Stunden mit einem Schloss-Symbol bzw. [FEST] markiert.

Für die Masse der normalen Fächer (rund 80% der Arbeit) ist die Matrix-Ansicht unter "Unterrichtszuweisungen" am schnellsten: Sie sehen eine Tabelle mit Klassen/Fächern in den Zeilen und Lehrkräften in den Spalten, klicken in die passende Zelle, wählen eine verfügbare Lehrkraft (nur passende Lehrkräfte mit dem Fach werden angezeigt) und geben die Stundenzahl ein. Farbcodierung zeigt sofort den Status: Grün verfügbar und kompetent, Orange Fachfremd-Unterricht, Gelb wenig Restkapazität, Rot bereits überlastet. Für Spezialfälle (die restlichen rund 20%) nutzen Sie stattdessen Einzelzuweisungen über "Neue Zuweisung": Hier haben Sie volle Kontrolle über Zuweisungstyp (fest/flexibel), Zeitpräferenzen, Unterrichtsbänder und Doppelbelegungen - etwa für Schwimmen mit fester Buchungszeit oder AG-Bänder. Empfohlener Workflow: erst die Matrix-Ansicht für die Klassenlehrer- und Fachlehrerstunden nutzen, danach die Spezialfälle als Einzelzuweisungen ergänzen, und abschließend über die Status-Übersicht kontrollieren, ob alle Klassen vollständig versorgt sind und niemand überlastet ist.

Markieren Sie die vollständig konfigurierte Vorlage, zum Beispiel Klasse 1A, und rufen Sie "Klasse kopieren" auf. Im Dialog geben Sie den neuen Klassennamen ein (z.B. "1B") und wählen für Klassenleitung und Klassenraum jeweils, ob die Vorlage übernommen oder eine andere Lehrkraft bzw. ein anderer Raum gewählt werden soll. Übernommen werden dabei alle Fächer mit Wochenstunden, der Unterrichtsbedarf pro Tag, Förderbedarfe und weitere Konfigurationen. Für eine dreizügige Grundschule sieht ein effizienter Workflow so aus: Klasse 1A komplett konfigurieren (ca. 15 Minuten), dann 1A nach 1B und 1C kopieren (je nur 1 Minute, nur Raum und Klassenleitung ändern), anschließend Klasse 2A neu anlegen und wieder für 2B/2C kopieren. Statt 12 × 15 Minuten für zwölf Klassen kommen Sie so auf etwa 60 statt 180 Minuten Gesamtaufwand. Über den Button "Unterrichtsversorgung prüfen" sehen Sie anschließend auf einen Blick, bei welchen Klassen die Summe der Fach-Wochenstunden noch nicht zum Unterrichtsbedarf passt.

Markieren Sie eine bereits vollständig konfigurierte Lehrkraft und klicken Sie auf "Duplizieren". Im Dialog geben Sie Name, Vorname und Kürzel der neuen Lehrkraft ein und wählen per Checkbox aus, was übernommen werden soll: Unterrichtsverpflichtung, Verfügbarkeitszeiten und Fächer lassen sich in der Regel gut übernehmen, blockierte Zeiten und ein persönlicher Stammraum dagegen meist nicht, da sie individuell sind. Danach müssen Sie nur noch die tatsächlichen Unterschiede anpassen, statt alle Felder erneut auszufüllen. Das lohnt sich besonders bei größeren Kollegien mit vielen ähnlich strukturierten Stellen (z.B. mehrere Vollzeit-Grundschullehrkräfte mit denselben Fächern). Für einen schnellen Überblick über alle Lehrkräfte wechseln Sie zwischen Listen-Ansicht (ideal zum Sortieren und Suchen) und Karten-Ansicht (ideal für Details auf einen Blick), und nutzen bei größeren Kollegien die Filter- und Suchfunktion sowie die Auslastungs-Übersicht, die auf einen Blick zeigt, wer noch Kapazität frei hat und wer überlastet ist.

Statt jede Lehrkraft einzeln zu öffnen, können Sie ein Fach in einem Schritt vielen Lehrkräften gleichzeitig zuweisen oder wieder entfernen - praktisch etwa für "Sport an alle Sportlehrkräfte". Öffnen Sie dazu "Fächer", markieren Sie das gewünschte Fach und klicken Sie im Menüband in der Gruppe "Lehrkräfte" auf "Lehrkräften zuweisen". Im Dialog "Fach Lehrkräften zuweisen" wählen Sie zunächst die Aktion ("Fach zuweisen" oder "Fach entfernen") und beim Zuweisen zusätzlich einmalig die Fachart: "Primärfach (Hauptfach)", wenn die Lehrkraft das Fach studiert hat, oder "Sekundärfach (Nebenfach)" bei fachfremdem Unterricht. Über das Suchfeld finden Sie Lehrkräfte schnell, mit "Alle auswählen" bzw. "Auswahl leeren" markieren Sie alle sichtbaren Einträge auf einmal. Jede Zeile zeigt den aktuellen Status: Hauptfach, Nebenfach oder Noch nicht zugewiesen. Das Ganze ist robust: Lehrkräfte, die das Fach bereits besitzen, werden beim Zuweisen einfach übersprungen, Lehrkräfte ohne das Fach beim Entfernen ebenso. Eine bereits zugewiesene Fachart wird durch erneutes Zuweisen nicht verändert.

Zwei Fach-Einstellungen steuern, wie stark eine Stunde dieses Fachs auf das Deputat (die Vertragsstunden) einer Lehrkraft angerechnet wird: die "Basiszeit (Fachdauer)", also wie lange eine Unterrichtseinheit dauert (z.B. 45 Minuten, oder nur 25 Minuten bei einer kurzen Förder- oder Bewegungseinheit), und der "Lehrkraft-Faktor" (0,00-2,00), eine zusätzliche Gewichtung, bei der 1,00 normale Anrechnung, 0,50 halbe Anrechnung (z.B. bei einer AG) und 2,00 doppelte Anrechnung bedeutet. Gerechnet wird nach der Faustformel: Anrechnung = (Fachdauer ÷ Standard-Stundenlänge Ihrer Schule) × Lehrkraft-Faktor. Eine normale 45-Minuten-Stunde mit Faktor 1,00 zählt also als 1,00, eine 25-Minuten-Förderstunde nur als rund 0,56, eine AG mit halbem Faktor als 0,50. Deshalb erscheinen in den Auslastungs-Übersichten jetzt teils Kommazahlen wie "12,44 Std. verfügbar" - das ist korrekt und beabsichtigt, es spiegelt die tatsächliche Belastung wider. Werden zwei Klassen gemeinsam unterrichtet (Verbund), zählt das für das Deputat nur einmal. Die Einstellungen pflegen Sie unter "Stammdaten > Fächer".

Bei jedem Fach legen Sie eine Zeitpräferenz (früh/mittel/spät/egal) mit einer Gewichtung von 0-100% fest. Für Hauptfächer wie Mathematik oder Deutsch sind 90-100% sinnvoll, für Fächer wie Sport oder Musik eher 50-80%, da sonst zu viele "sehr wichtige" Präferenzen miteinander konkurrieren und das System keinen guten Kompromiss mehr findet. Bei der Doppelstunden-Regelung wählen Sie zwischen "Muss", "Sollte", "Kann" und "Nein". "Muss" erzwingt garantiert Doppelstunden - Achtung, das funktioniert nur bei gerader Wochenstundenzahl (2, 4, 6 Stunden), sonst entstehen Probleme. Für die meisten Fächer ist "Sollte" die bessere Wahl: Das System bevorzugt Doppelstunden, plant aber bei Bedarf auch Einzelstunden, zum Beispiel 5 Stunden Deutsch als 2 Doppelstunden plus 1 Einzelstunde. Tipp: Nutzen Sie die ganze Skala der Gewichtung statt für fast alles 100% zu vergeben - sonst verliert das System die Flexibilität, echte Prioritäten zu setzen.

Ein Lernatelier ist ein Raum, in dem beliebig viele Klassen mit unterschiedlichen Lehrkräften und unterschiedlichen Fächern gleichzeitig arbeiten dürfen, ohne dass dies als Raum-Konflikt gewertet wird - typisch für Selbstlernzentren, offene Lernräume, eine Mensa mit paralleler Nutzung oder einen Werkraum mit mehreren Gruppen. Aktiviert wird das Flag auf Raum-Ebene, nicht bei der Zuweisung: "Stammdaten > Räume > Raum bearbeiten" und dort die Checkbox "Nicht exklusiv (Lernatelier)" setzen. Der Raum erscheint danach in allen Listen mit einem gelben "Lernatelier"-Badge. Dadurch entfallen für diesen Raum die Raum-Konflikt-Prüfung (beliebig viele Zuweisungen auf denselben Zeitpunkt sind möglich) und die Kapazitätsprüfung. Weiterhin gilt aber: Eine Lehrkraft kann nicht gleichzeitig in zwei Räumen sein, und eine Klasse kann nicht gleichzeitig zwei Fächer haben. Ein Lernatelier lässt sich außerdem mit einer Klassenzusammenlegung kombinieren, etwa wenn zwei Klassen gemeinsam von einer Lehrkraft betreut werden, während eine dritte Klasse im selben Raum individuell mit einer anderen Lehrkraft arbeitet.

Aktivieren Sie "Extern" bei Räumen, die außerhalb des Schulgebäudes liegen, zum Beispiel ein externes Schwimmbad oder eine mitgenutzte Sporthalle. Das System berücksichtigt dann Wegezeiten und vermeidet, dass Unterricht in diesem Raum direkt vor oder nach Unterricht in einem anderen Raum liegt. Bei einem Schwimmbad mit gebuchten Zeiten kombinieren Sie "Extern" sinnvollerweise mit einer Fach-Bindung an "Schwimmen" und schränken die Verfügbarkeit auf die tatsächlich gebuchten Tage und Stunden ein (Verfügbarkeits-Tab im Raum-Dialog). Bei der späteren Unterrichtszuweisung legen Sie Schwimmen dann als feste Zuweisung genau für diese Zeiten an, statt es flexibel planen zu lassen. Bei einer geteilt genutzten Sporthalle, die zum Beispiel nachmittags an einen Verein geht, schränken Sie stattdessen einfach die Verfügbarkeit des Raums ein ("nur bis 14:00 Uhr") - das System plant dann automatisch keinen Sport mehr danach ein.

Statt jeden Klassenraum einzeln anzulegen, nutzen Sie unter "Räume" die Funktion "Klassenräume automatisch erstellen". Der Dialog fragt nach dem ersten und letzten Jahrgang (z.B. 1 bis 4), der Anzahl der Züge pro Jahrgang (z.B. 3 für a/b/c), dem Benennungsschema (alphabetisch oder numerisch) sowie optional einem Präfix. Der Dialog zeigt vorab eine Vorschau der zu erstellenden Räume. Bei Jahrgang 1-4 mit 3 Zügen entstehen so mit einem Klick alle zwölf Klassenräume (1a, 1b, 1c, 2a, 2b, 2c ... 4c). Fachräume und Spezialräume wie Musikraum, Sporthalle oder Schwimmbad legen Sie dagegen manuell an, da sie individuelle Eigenschaften wie Kapazität, "Extern" oder eine Fach-Bindung benötigen. Für ähnliche Fachräume (z.B. "Kunstraum 1" und "Kunstraum 2") lohnt sich die Duplizieren-Funktion per Rechtsklick, statt alle Einstellungen erneut einzutippen.

Flixplaner ist nicht auf Montag-Freitag beschränkt. Unter "Schulzeiten" sehen Sie alle 7 Wochentage mit Checkboxen und können beliebige Tage aktivieren oder deaktivieren. Für eine internationale Schule mit Sonntag-Donnerstag-Woche deaktivieren Sie Freitag und Samstag und aktivieren stattdessen Sonntag. Konfigurieren Sie Sonntag mit denselben Zeiten wie die anderen Tage - das System behandelt die Konfiguration danach ganz normal als 5-Tage-Woche. Alle Funktionen (Stundenplanung, Vertretung, Berichte) arbeiten korrekt damit. Für eine 4-Tage-Woche aktivieren Sie nur vier Wochentage und erhöhen dafür die Stundenzahl pro Tag, zum Beispiel 4 Tage à 7-8 Stunden statt 5 Tage à 6 Stunden, um auf ein vergleichbares Wochenpensum zu kommen. Sie können außerdem jeden Tag individuell konfigurieren, etwa einen kürzeren Mittwoch für Konferenzen - das System passt sich automatisch an unterschiedliche Tageslängen an.

Nein. FXP kann die Exportdateien dieser Programme direkt einlesen, inklusive Lehrkräften, Fächern, Klassen, Räumen und dem kompletten Stundenplan. Die Import-Funktionen finden Sie unter "Datenmanagement" in der Menüband-Gruppe "Aus anderen Programmen übernehmen": Untis (XML), Untis (GPU), aSc TimeTables und Tabulex. Für Untis-Umsteiger ist der XML-Export (Datei → Import/Export → XML) der einfachste Weg, da er Stammdaten und Stundenplan in einer einzigen Datei enthält. Bei den GPU-Textdateien wählen Sie im Assistenten am besten "Ordner wählen" statt nur die einzelne GPU001.TXT, damit FXP zusätzlich Lehrer-Langnamen und Raum-Kapazitäten aus den weiteren GPU-Dateien übernehmen kann. Ein 5-Schritte-Assistent führt Sie durch Format-Auswahl, Dateiauswahl, Prüfung der erkannten Stammdaten (neu vs. bereits vorhanden), eine Übersicht vor dem eigentlichen Import und schließlich den Import selbst. FXP erkennt dabei automatisch Parallelfächer und Doppelstunden und erzeugt passende Planungsregeln. Bereits vorhandene Stammdaten werden nicht überschrieben, nur ergänzt, und vor jedem Import wird automatisch ein Backup erstellt.

Damit später nichts durcheinandergerät, halten Sie am besten diese Reihenfolge ein: zuerst "Schulzeiten", dann "Räume", dann "Fächer" (inklusive Zeitpräferenzen), danach "Lehrkräfte", dann "Klassen", anschließend die Unterrichtszuweisungen und erst zum Schluss die Stundenplan-Berechnung. Der Grund: Klassen und Lehrkräfte referenzieren Räume und Fächer über Dropdown-Listen, und Zuweisungen setzen wiederum vollständige Lehrkräfte und Klassen voraus. Wer zuerst den Stundenplan berechnen will und erst danach merkt, dass die Schulzeiten falsch sind, muss vieles doppelt machen. Für eine typische Grundschule mit rund 12 Klassen und 12 Lehrkräften rechnen Sie mit 4-7 Stunden Gesamtaufwand, sinnvoll verteilt auf mehrere Tage: Tag 1 Schulzeiten, Räume und Fächer, Tag 2 Lehrkräfte und Klassen (mit der Kopier-Funktion für Parallelklassen), Tag 3 die Unterrichtszuweisungen samt Plausibilitätsprüfung, Tag 4 die eigentliche Stundenplan-Berechnung und Kontrolle. Tipp: Laden Sie zu Beginn ruhig die Musterschule, um sich 20-30 Minuten mit allen Funktionen vertraut zu machen, bevor Sie Ihre eigene, leere Schule anlegen.

Bevor Sie den Rechner neu starten, versuchen Sie zunächst, das Programm über den Task-Manager sauber zu beenden: Strg+Umschalt+Esc öffnet den Task-Manager, dort den Prozess "GTPUI.exe" suchen und über "Task beenden" schließen. Das ist deutlich schonender für die Datenbank als ein harter Neustart des gesamten Rechners. Starten Sie den Ganztagsplaner danach neu. Kommt beim nächsten Start die Meldung "Datenbank ist in Verwendung", obwohl Sie den Prozess bereits beendet haben, prüfen Sie bei einer Netzwerkinstallation zusätzlich, ob an einem anderen Arbeitsplatz im selben Netzwerk noch eine Instanz offen ist - dort ebenfalls schließen, dann erneut versuchen.

Die Anmeldung im Kollegiums-Dashboard ist aus Sicherheitsgründen auf 12 Stunden begrenzt. Erscheint beim Speichern die Meldung "Sitzung abgelaufen", wurde die zuletzt eingegebene Änderung tatsächlich noch nicht gespeichert - sie ist also nicht verloren, muss aber nach der erneuten Anmeldung einmal wiederholt eingegeben werden. Klicken Sie einfach auf den Link in der Hinweismeldung, melden Sie sich erneut an und tragen Sie die letzte Eingabe (z.B. eine Anwesenheits-Änderung) noch einmal ein. Um das künftig zu vermeiden, empfiehlt es sich bei länger geöffneten Dashboard-Tabs, zwischendurch einmal neu zu laden, besonders wenn zwischen zwei Eingaben viele Stunden liegen.

Die Dateiablage lehnt einen Upload aus gutem Grund ab, wenn Format oder Größe nicht passen: Erlaubt sind ausschließlich PDF, PNG, JPG, DOCX und XLSX, jeweils bis maximal 10 MB pro Datei. Andere Dateitypen - etwa ZIP oder ausführbare Dateien wie EXE - werden aus Sicherheitsgründen grundsätzlich abgewiesen, unabhängig von der Größe. Wenn Ihr Dokument größer als 10 MB ist, hilft meist eine PDF-Komprimierung vor dem Hochladen (viele kostenlose Online-Tools oder auch die Druckfunktion "Als PDF speichern" mit reduzierter Qualität leisten das). Bei falschem Format prüfen Sie, ob eine Konvertierung z.B. von einem Bildformat in PDF sinnvoller ist als der Originaltyp.

Diese Meldung erscheint im Zuordnungsschritt des Imports, wenn das System keine Spalte in Ihrer Datei automatisch dem Pflichtfeld "Vorname" zuordnen konnte - meist, weil die Spaltenüberschrift stark vom erwarteten Namen abweicht. Die automatische Erkennung ist zwar tolerant und verzeiht auch Tippfehler oder leichte Abweichungen wie "Vor-Name", stößt bei völlig anderen Bezeichnungen aber an ihre Grenzen. Schauen Sie im Zuordnungsdialog nach, ob die Spalte mit den Vornamen als "nicht zugeordnet" angezeigt wird, und ordnen Sie sie manuell per Dropdown dem Feld "Vorname" zu. Das Gleiche gilt entsprechend für "Nachname" - beide Felder sind für jede Zeile zwingend erforderlich, leere Werte führen ebenfalls zum Importfehler.

Das ist ein klassisches Kodierungsproblem, kein Datenfehler: Der Import erwartet UTF-8-Kodierung, unterstützt zur Sicherheit aber auch ISO-8859-1. Wurde die CSV-Datei jedoch in einer anderen Kodierung gespeichert oder als UTF-8 interpretiert, obwohl sie eigentlich ISO-8859-1 ist (oder umgekehrt), werden deutsche Umlaute und ß falsch dargestellt. Öffnen Sie die Ursprungsdatei in einem Texteditor (z.B. Notepad++ oder VS Code) und speichern Sie sie explizit mit der Kodierung "UTF-8" neu, bevor Sie den Import erneut starten. Bei einem Export aus Excel achten Sie darauf, "CSV UTF-8" statt einfach "CSV" als Dateityp zu wählen - Excel speichert unter der einfachen CSV-Option häufig in einer anderen Kodierung.

Beim Import aus DaNiS (für niedersächsische Schulen) sind zwei Ursachen besonders häufig: Erstens das Dateiformat - der Import erwartet die ZIP-Datei genau so, wie sie aus DaNiS exportiert wurde, nicht eine daraus entpackte oder umbenannte Datei. Zweitens die Klassenstruktur - legen Sie die betroffenen Klassen im Ganztagsplaner idealerweise vor dem Import an, auch wenn das System beim Import anbietet, fehlende Klassen automatisch zu erstellen. Bricht der Import trotz korrektem ZIP-Format und angelegten Klassen weiterhin ab, notieren Sie sich die genaue Fehlermeldung (am besten als Screenshot) und wenden Sie sich damit an den Support - ohne die genaue Meldung lässt sich die Ursache aus der Ferne kaum eingrenzen.