Planer Support Forum

Jedes Dashboard-Benutzerkonto hat genau eine Rolle, die bestimmt, welche Seiten sichtbar sind: Admin: sieht alles, verwaltet zusätzlich die Benutzer über die Konfigurations-App Verwaltung: sieht alle Fachseiten - Heute, Anwesenheit, Wochenwahl, Buskinder, Statistik, Bemerkungen, Kursdokumentation Betreuung: sieht nur die Tagesansicht "Heute", "Anwesenheit" und "Kursdokumentation" - keine Verwaltungsseiten wie Statistik oder Bemerkungs-Historie Eine externe Betreuungskraft am Tablet kann also problemlos Anwesenheiten und Kursdokumentation erfassen, ohne Einblick in Statistiken vergangener Wochen zu bekommen. Ist keine Anmeldepflicht aktiv, gelten für alle automatisch die Rechte von "Verwaltung" - wie beim bisherigen, frei zugänglichen Dashboard.

Benutzerkonten für das Kollegiums-Dashboard legen Sie nicht im Ganztagsplaner selbst an, sondern in der separaten App GTP Dashboard Konfiguration auf dem Rechner, auf dem das Dashboard läuft. Öffnen Sie dort Schritt 4 "Dashboard-Benutzer & Anmeldung" Tragen Sie Anzeigename, Login-Name, ein Passwort mit mindestens 10 Zeichen und eine Rolle (Admin, Verwaltung oder Betreuung) ein Klicken Sie auf "Benutzer speichern" Legen Sie zuerst mindestens einen Admin-Benutzer an - erst danach lässt sich die Anmeldepflicht überhaupt aktivieren, damit Sie sich nicht versehentlich selbst aussperren. Ohne aktive Anmeldepflicht arbeitet ohnehin jeder automatisch mit den Rechten der Rolle "Verwaltung", das Dashboard bleibt also nutzbar, auch wenn Sie noch keine Konten angelegt haben.

Der Status "Abgeholt" wird laut Handbuch mit Uhrzeit, optionalem Grund und der erfassenden Person gespeichert und ist im Team sofort sichtbar - eine automatische Rückmeldung an die Eltern selbst (z. B. per E-Mail oder Push, dass ihr Kind erfolgreich abgeholt wurde) ist aktuell nicht vorgesehen. Für Schulen, die ohnehin schon Eltern-E-Mail-Adressen für Elternbriefe und Ausfallmeldungen pflegen, wäre eine optionale, abschaltbare Kurzbenachrichtigung bei "Abgeholt" ein nachvollziehbarer nächster Schritt - z. B. als einfache Kurz-E-Mail mit Uhrzeit, ohne zusätzliche Systeme einzuführen.

Markieren Sie die betreffende Klasse als "Abwesend" (siehe Stammdaten-Kapitel), dann erscheinen deren Kinder gar nicht erst in den Anwesenheitslisten - weder im Ganztagsplaner noch im Dashboard. So muss niemand während der Klassenfahrt jeden Tag manuell 25 Kinder als abwesend durchklicken; nach Rückkehr der Klasse und Aufhebung der Markierung tauchen die Kinder wieder normal in der täglichen Erfassung auf.

Ja. Alle Tageseinträge werden über Nacht automatisch ins Anwesenheits-Archiv übernommen, bevor die Tagesliste zurückgesetzt wird. Über die Dashboard-Seite "Statistik" werten Sie daraus Anwesenheitsquoten je Klasse und je Angebot für einen frei wählbaren Zeitraum aus und können die Zahlen als CSV für Excel exportieren. Wie lange das Archiv zurückreicht, hängt von der eingestellten Aufbewahrungsdauer ab (Standard 400 Tage, einstellbar in der "GTP Dashboard Konfiguration") - ältere Einträge werden danach automatisch gelöscht.

Das bedeutet, dass die Anwesenheitstabelle in Ihrer Datenbank noch nicht angelegt wurde - das geschieht automatisch beim ersten Start eines aktualisierten Ganztagsplaners. Starten Sie einmal den Ganztagsplaner am PC neu; er erweitert das Datenbankschema selbstständig, danach steht die Seite "Anwesenheit" im Dashboard normal zur Verfügung.

In der Tabelle im Reiter "Anwesenheiten" gibt es dafür eigene Spalten "Erfasst von" und "Erfasst um" - im Dashboard steht dieselbe Information in der Detailzeile beim jeweiligen Kind. Jede Statusänderung wird mit dem Namen der Person gespeichert, die im Pflichtfeld "Erfasst von" (Ganztagsplaner) bzw. "Ihr Name" (Dashboard) eingetragen ist - dieses Feld ist zwar mit dem Windows-Benutzernamen bzw. dem zuletzt genutzten Namen vorbelegt, lässt sich aber jederzeit ändern, z. B. wenn sich mehrere Personen ein Gerät teilen.

Der schnellste Weg im Reiter "Anwesenheiten": Filtern Sie über die Suchleiste auf Ihre Klasse (z. B. "1a"), tragen Sie zuerst gezielt die fehlenden Kinder als "Abwesend" ein (mit optionalem Grund), und klicken Sie danach auf "Alle angezeigten anwesend". Dieser Button markiert alle aktuell angezeigten Kinder ohne bestehenden Status als anwesend - bereits erfasste Kinder (abwesend/abgeholt) bleiben dabei unverändert, Sie können also nichts versehentlich überschreiben. In der Weboberfläche läuft dabei ein kurzes Fortschrittsfenster mit, das Kind für Kind zeigt, wer gerade markiert wird.

"Wahlen zurücksetzen" löscht laut Handbuch bewusst immer alle heutigen Tageswahlen auf einmal - es gibt aktuell keine Möglichkeit, gezielt nur die Wahl eines einzelnen Kindes zu korrigieren (z. B. wenn es sich beim Antippen vertan hat), ohne dass auch alle anderen Kinder erneut wählen müssen. Eine Funktion, mit der im Reiter "Tagesangebote" oder im Dashboard gezielt die Wahl eines einzelnen Kindes zurückgesetzt wird, würde diesen häufigen Sonderfall deutlich entschärfen und unnötige Doppel-Wahlen für die restliche Klasse vermeiden.

Nein, sofern Sie beim jeweiligen Tagesangebot eine Klassenzuordnung gesetzt haben - dann sieht ein Kind bei der Tageswahl ausschließlich Angebote, die für seine Klasse freigegeben sind (z. B. "Schach für Fortgeschrittene" nur für die Klassen 3 und 4). Haben Sie bei einem Angebot keine Klassenzuordnung gesetzt, ist es automatisch für alle Klassen sichtbar. Über den Button "Alle Klassen zuweisen" weisen Sie in einem Schritt allen öffentlichen Tagesangeboten alle verfügbaren Klassen zu, falls keine Einschränkung gewünscht ist.

"Wahlen zurücksetzen" (Reiter "Tagesangebote") löscht ausschließlich die heutigen Anmeldungen der Kinder auf dem Server - die Tagesangebote selbst bleiben online, die Kinder können direkt im Anschluss neu wählen. Typische Anlässe: Ein Kind hat sich vertippt und bittet um eine zweite Chance, ein Angebot fällt kurzfristig aus und alle sollen neu wählen, oder Sie hatten mit Testdaten gewählt und wollen vor dem echten Start aufräumen. Wichtig: Es werden immer alle heutigen Wahlen gelöscht, nicht die eines einzelnen Kindes - vor dem Löschen erscheint deshalb eine Sicherheitsabfrage. Drucken Sie die Teilnehmerlisten ("Tageswahl ansehen") am besten vorher, damit der bisherige Stand dokumentiert ist.

Nein. Einmal veröffentlicht, bleiben die Tagesangebote dauerhaft online, bis Sie sie ändern (dann einfach erneut veröffentlichen - nur die Änderungen werden abgeglichen) oder komplett zurückziehen. Nur die Anmeldungen der Kinder werden jede Nacht um 0 Uhr automatisch gelöscht, damit am nächsten Morgen wieder neu gewählt werden kann - die Angebote selbst bleiben davon unberührt. Sie müssen dafür nichts manuell tun.

Nein, eine nachträgliche Änderung durch das Kind selbst ist nicht vorgesehen - einmal gewählt gilt bis Mitternacht, deshalb erscheint vor dem endgültigen Speichern extra eine kindgerechte Sicherheitsabfrage ("Du kannst heute nur einmal wählen!"). Wenn tatsächlich eine Korrektur nötig ist, können Sie im Reiter "Tagesangebote" über den Button "Wahlen zurücksetzen" alle heutigen Anmeldungen löschen - Achtung: Das betrifft dann wirklich alle Kinder, nicht nur das eine, und alle müssen anschließend neu wählen. Drucken Sie vorher sicherheitshalber die Teilnehmerlisten, damit der bisherige Stand dokumentiert bleibt.

Nein. Es ist derselbe persönliche Code, den das Kind auch für die Eltern-Wochenwahl hat - Sie müssen also keine neuen Codes erzeugen. Es ändert sich lediglich die im QR-Code hinterlegte Internetadresse (/tageswahl statt /angebote), und die Klasse des Kindes ist bei der Tageswahl-Karte zusätzlich fest im Code hinterlegt, damit das Kind beim Scannen direkt nur die Angebote seiner eigenen Klasse sieht - ohne Auswahl, ohne Tippfehlerrisiko.

Beide laufen über unterschiedliche Reiter und Konzepte: Bei der Online-Anmeldung wählen die Eltern einmalig innerhalb einer Anmeldefrist den regulären Wochenplan (mehrere Angebote über die ganze Woche verteilt) - diese Wahl gilt dauerhaft, bis sie importiert oder geändert wird. Bei Tagesangeboten dagegen wählen die Kinder selbst jeden Morgen neu genau EIN spontanes Angebot für den aktuellen Tag (z. B. "Fußball auf dem Schulhof") - die Wahl ist nur für diesen einen Tag gültig und wird um Mitternacht automatisch gelöscht. Beide Systeme nutzen denselben persönlichen Code je Kind, nur die Internetadresse im jeweiligen QR-Code unterscheidet sich (.../angebote vs. .../tageswahl).

Beim Versand von Elternbriefen oder Ausfallmeldungen per E-Mail erhält der versendende Account laut Handbuch aktuell keine automatische Kopie der einzelnen E-Mails - lediglich der Live-Status ("Erfolgreich versendet") ist einsehbar. Für die Dokumentation, etwa bei späteren Rückfragen von Eltern ("Ich habe nie eine E-Mail bekommen"), wäre eine optionale BCC-Kopie an eine hinterlegte Sekretariats-Adresse hilfreich - so ließe sich der tatsächlich versendete Inhalt im Zweifel nachträglich nachschlagen, ohne jedes Mal vorab eine Test-E-Mail an sich selbst schicken zu müssen.

Im Tab "Kinder" unter "Listen drucken" finden Sie "Online-Anmeldung drucken" - wahlweise nach Klasse oder nach Name sortiert. Es entsteht ein Brief pro Kind mit Anschreiben, individuellem QR-Code, dem persönlichen Freischaltcode (20 Zeichen) sowie einer kurzen Anleitung zur Online-Anmeldung. Verwechseln Sie das nicht mit den Tageswahl-QR-Karten (Kapitel 8A.4): Diese hier führen zur Wochen-Anmeldeseite der Eltern, während die Tageswahl-Karten einen anderen Link enthalten und für die tägliche Wahl der Kinder selbst gedacht sind - beide nutzen aber denselben zugrunde liegenden Code je Kind.

Beide finden Sie im Tab "Kinder" unter "Listen drucken", jeweils wahlweise nach Klasse oder alphabetisch nach Name sortiert. Der Laufzettel ist eine reine Wochenplan-Übersicht (Kind, Klasse, Schuljahr, Angebote je Tag, optional Zeiten und Räume) im kompakten Format mit standardmäßig 4 Zetteln pro Seite - gedacht zur schnellen internen Verteilung. Der Elternbrief enthält denselben Wochenplan, aber eingebettet in ein vollständiges Anschreiben mit Anrede und frei konfigurierbarem Text (Tab "Vorlagen" > "Anschreiben an Eltern") - er wirkt professioneller für die direkte Eltern-Kommunikation und lässt sich auch per E-Mail statt gedruckt verschicken.

Rechnen Sie mit etwa 0,5 Sekunden pro E-Mail: 50 Kinder dauern rund 25 Sekunden, 100 Kinder etwa 50 Sekunden, 300 Kinder rund 2,5 Minuten. Ein technisches Abbrechen des laufenden Versands ist nicht vorgesehen, da E-Mails sofort verschickt werden - schließen Sie stattdessen den Dialog, dann stoppt der Versand bei der gerade aktuellen E-Mail. Bricht währenddessen die Internetverbindung ab, bleiben bereits versendete E-Mails raus, nicht versendete werden mit Fehler-Status markiert; wiederholen Sie den Versand danach gezielt für die fehlenden Kinder.

Aktuell nicht automatisch - nach dem Versand sehen Sie in der Ergebnisliste zwar bei jedem Kind den Status "Erfolgreich versendet" (und können das z. B. als Screenshot dokumentieren), eine echte Kopie der versendeten E-Mail landet aber nicht in Ihrem eigenen Postfach. Wenn Sie sehen möchten, wie die E-Mail bei den Eltern ankommt, schicken Sie im Test-Modus vorab eine Test-E-Mail an sich selbst - Inhalt und Formatierung entsprechen dann exakt dem, was später an die echten Empfänger geht.